Giv din boss tillid med en risikostyringsplan

De bedste projektledere har fuld tillid fra deres linjeleder og projektsponsor. Eksekutørerne bag deres projekter tror på dem, når de siger, at de har brug for ekstra finansiering, mere ressource eller hjælp til at løse et problem.

Når du arbejder i risikable situationer, har du brug for det rigtige kit. Som en vandrere med en rygsæk af reb og kramper, har du brug for værktøjerne til at håndtere projektrisiko også.

Du kan øge din leders tillid til dit projekt med en risikostyringsplan. En simpel 5-trins proces kan enormt ændre, hvordan din chef ser dit projekt (og dig).

Hvad er risikostyring i projektledelse?

Risikostyring i projektledelse er processen med at identificere, vurdere og reagere på projektrisici.

Projektrisici er ting, der kan påvirke projektet (positivt eller negativt, men generelt fortolker folk risiko som hændelser, der vil have en negativ indvirkning på projektet).

Uanset om dit projekt er stort eller lille, vil det have risici forbundet med det. Disse kan være alt fra risikoen for, at din skoleparadé bliver regnet ud for risikoen for en prisstigning til en kritisk del af dit nye printkort.

Projektrisiko, hvis det ikke lykkes korrekt, kan gøre det sværere at levere dit projekt med succes. Ukontrollerede risici kan tilføje tid til din tidsplan, arbejde for din tid og penge til dit budget. Ledere bliver nervøse over denne slags ting. Alt dette kan undgås med en risikostyringsplan.

Risikostyringsplanlægning

En risikostyringsplan er en fantastisk måde at øge din egen tillid til dit projektgruppes evne til at levere - og det spildes over for at øge din chefs tillid også. Du vil have dem til at tro at du kan gøre det, og du vil have dem opmærksom på, hvad der kan stoppe dig fra at levere projektet succesfuldt. En risikostyringsplan er et perfekt værktøj til at gøre det.

Og gæt hvad? Det er virkelig nemt at komme i gang.

Projektrisikostyring er en simpel 5-trins proces. Lad os ikke gøre det mere kompliceret end det skal være. Dette er noget du kan komme i gang i dag, forberede dig på at diskutere det på dit næste møde og få det færdigt, da nogen skriver ind i protokollen.

En 5-trins risikostyringsproces

Som med så mange dele af projektledelsen er risikostyring en proces. De fem trin er:

1. Igangsætte
2. Identificere
3. Vurdere
4. Plan Respons
5. Implement

Hvis disse vilkår ikke betyder meget for dig lige nu, så hold dig til det - jeg skal forklare det hele.

Trin 1: Start

For det første vil du sætte rammerne for din risikostyring i dit projektledelsesmiljø.

Der er sandsynligvis ikke en forfærdelig masse arbejde at gøre her, fordi en person i din virksomhed allerede har udarbejdet en virksomhedsrisikopolitik, og alt du skal gøre er at spore det. Dette vil forklare virksomhedens tilgang til risiko og kan endda mandatere de skabeloner, du har brug for. Skabeloner gemmer altid et job, så pas på dem også!

Selvom du ikke har en virksomhedsrisikopolitik, kan en anden, der forvalter projekter ved siden af ​​dig, have en projektrisikostyringsplan, som du kan kopiere. Hvorfor genopfinde hjulet? Genbrug af dokumenter er et must, hvis du vil spare tid og blive mere færdig.

Brug det, du har fundet ud af at udarbejde en risikostyringsplan for dit projekt. Dette er en del af din overordnede projektledelsesplan og snakker om, hvordan du skal henvende dig til at styre risikoen på dit projekt.

Hvis du ikke ved hvad du skal lægge i det, læs videre! De næste trin vil give dig en bedre ide om, hvad du skal snakke om i din risikostyringsplan.

Dette forbedrer tilliden ved: Viser din leder, at du har en tilgang til at håndtere usikkerhed om dit projekt, og at du aktivt skal styre risikoen.

Trin 2: Identificer

Når du har fået en tilgang skitseret, kan du så begynde at arbejde på det.

Nu identificerer du de risici, der vil påvirke dit projekt. Dette er kun nogensinde et øjebliksbillede og dit risikobeskrivelse er noget, som du vil komme tilbage til gang på gang for at sikre, at der også er noget nyt på plads.

Du kan identificere risici ved at bruge en tjekliste over fælles risici, interviewe interessenter om projektet (især de vanskelige interessenter, som de generelt har meget at sige om, hvad der kan gå galt), brainstorming sessioner og brug af din sunde fornuft.

Du leder efter ting, der kan skabe problemer, hvis de nogensinde er sket. (Husk, risici er ikke sket endnu. Projektproblemer er ting der allerede er sket.)

Men du går om at gøre det, du bør helt sikkert involvere andre mennesker. Alene, du vil ikke have hele billedet, og du vil ende med at savne ting.

Risici kan og bør identificeres af nogen. Som projektleder er dit job at tilskynde dine kolleger til at rejse risici med dig, så du som team kan gøre noget ved dem.

Alle de identificerede risici skal registreres i risikoregisteret. Hvis du har en projektkoordinator på holdet eller en projektstøtteperson, så kan de gøre det her. Ellers er det en del af de administrative opgaver, du skal gøre.

Dette forbedrer tilliden ved: Demonstrere at du er opmærksom på de væsentligste risici, der kan påvirke dit projekt, og at du har et middel til fortsat at være opmærksom på nye risici.

Trin 3: Vurder

Risici vurderes derefter for sandsynlighed og indvirkning. Denne detaljerede artikel om, hvordan man vurderer en projektrisiko dækker dig for det. Giv det en god læse, hvis du ikke er bekendt med processen.

Som en yderligere foranstaltning kan du også vurdere nærhed, hvilket betyder, hvor tæt i tiden risikoen sandsynligvis vil ske. En risiko med høj nærhed vil muligvis ske snart. En risiko med lav nærhed kan ske på et tidspunkt i den fjerne fremtid. Dette kan give dig en anden faktor for at prioritere din tid og energi, når det kommer til at håndtere risiciene.

Dette forbedrer tilliden ved: At sikre din leder og alle på holdet har en klar ide om, hvad der ville ske, hvis nogen af ​​disse risici rent faktisk skulle opstå.

Trin 4: Plan Respons

Nu kommer vi til den kødfulde del af din risikostyringsplan. I dette trin udarbejder du, hvordan du styrer risikoen ved at identificere et passende svar.

Det gør vi, fordi du indtil nu har fået en liste over, hvad der kan ske for at kaste dit projekt selvfølgelig i fremtiden, og hvor stor en aftale der ville være. Hvad din leder vil gerne vide næste er: Hvad skal du gøre ved det?

Generelt er der 4 ting, du kan gøre for at adressere og styre en projektrisiko. De er:

• Undgå
• Overførsel
• Mitigat (dvs. reducere)
• Acceptere.

Disse er dækket detaljeret i dette dybe dykke i risikostyringsstrategier for negativ risiko.

Nogle af dine risici kan have et positivt resultat. For eksempel: Der er risiko for, at du sælger så meget af dit nye produkt, at du styrker telefonlinjerne. Det ville være et godt problem at have, men det er stadig en risiko, som vi skal planlægge for.

Der er en række måder, du kan forberede dig på for en positiv risiko, herunder:

• Exploit
• Del
• forbedre
• Acceptere.

Disse diskuteres mere detaljeret om risikostyringsstrategier for positiv risiko.

Du bliver nødt til at finde ud af, hvilken responsstrategi der er den bedste for enhver risiko for dit register. Du kan f.eks. Bestemme, at risikoen for fabriksdaket kollapser, er noget, du simpelthen accepterer, da det ikke sandsynligvis vil ske. Risikoen for, at madforgiftning tager ud halvdelen af ​​din arbejdsstyrke er dog noget, du aktivt vil mildne ved at omskole alle dine cateringpersonale. Hvis det er sket før og faktisk er helt sandsynligt, medmindre du gør noget ved det, vil du gerne mindske risikoen.

Når svaret er identificeret og aftalt, kan risikoværere udpeges til at udføre risikostyringshandlingsplanen. Med andre ord, du har brug for nogen til at være ansvarlig for at se gennem de opgaver, du er enige om.

Dette forbedrer tilliden ved: Viser din leder, at du har overvejet, hvad du skal gøre med de ting, der kan skabe problemer for dit projekt, og at du planlægger at reducere usikkerhed og risiko for projektet.

Trin 5: Implementere

Din risikostyringsplan bør nu omfatte, hvem der skal være ansvarlig for at gøre risikoreducerende aktiviteter for hver risiko. De skal nu arbejde gennem disse opgaver, så du aktivt styrer de åbne risici.

Dette forbedrer tilliden ved: Demonstrere at du og dit projektteam kan følge med på, hvad du sagde du ville gøre. Ved at rapportere om, hvad du har opnået og de risici, du har mildnet, viser det dit ledelsesteam, at du er seriøs om at levere og gøre, hvad der kræves for at fremtidsbekæmpe dit projekt mod problemer.

Når en risiko er gået - når den ikke længere er relevant, fordi det enten er sket eller ikke længere kan ske - kan du lukke det fra dit risikobegrænsning.

At sætte dette projekt risikostyringsplan på plads kan skille dig fra andre ledere. Din egen chef vil have bevis for, at du kan tænke strategisk og kreativt om, hvad der kan få dit projekt til at løsne sig, og - vigtigst af alt - gøre noget ved det. Du bliver den person, der aktivt styrer problemer, før de sker, fejer vejkryds og er forberedt på noget!

At være set til at være god til at styre projektrisikoen er en surefire måde at betragte som et sikkert par eller hænder af ledelsen. Du har ikke brug for mange erfaringer eller certifikater for at kunne styre projektrisikoen med succes (selv om formelle kvalifikationer i risikostyring eksisterer). Denne nemme 5-trins proces vil snart betyde, at projektrisikostyring er indlejret i dine projektplaner.