Sådan organiseres en vellykket mediebegivenhed

En af de nemmeste måder for din virksomhed at modtage gratis medieeksponering (ofte kendt som "tjent medie") er gennem mediebegivenheder.Uanset om du er sammen med flere sponsorer for at hjælpe de mindre heldige eller holde en pressekonference for at annoncere en produktudgave, er der visse trin, du bør følge for at arrangere en vellykket mediebegivenhed.

Start med en pressemeddelelse

Ved at udsende din pressemeddelelse kan medierne beslutte, om din historie er værdig nok til dækning. Derfor hjælper det med at holde din pressemeddelelse enkel og aldrig bruge nogen hype. Stationer og aviser søger efter nyheder; de leder ikke efter et salgspiel.

Du har et vindue til at sende din pressemeddelelse. Du vil ikke sende det for tidligt, og så bliver det glemt eller begravet, og du vil ikke sende det for sent, når andre historier måske allerede er blevet tildelt, og de kan simpelthen ikke passe til dit arrangement i Generelt er 2 til 3 dage før din begivenhed tilstrækkelig forudgående varsel.

Du vil også være sikker på, at du indeholder anvisninger og særlige anvisninger i din pressemeddelelse. Hvis din virksomheds hovedkvarter er på et sted, men din begivenhed er på din fabrik 30 miles væk, skal du gøre det klart i din udgivelse.

Se telefonopkald

Når du har sendt din pressemeddelelse, kan du ringe til redaktionen på aviserne eller producenterne på tv-stationerne for at kontrollere, at de modtager den. Det er alt, hvad du skal spørge.

Det vil ofte åbne samtalen for dem at fortælle dig, om de tror, ​​de vil kunne komme eller ej. Men selvom det ikke gør det, vil du ikke spørge, om de kommer. De vil være der, hvis de kan, men vil ikke gøre nogen løfter.

Husk at bryde nyheder eller tunge nyhedsdage kan forhindre dem i at komme i sidste øjeblik. Du vil ikke plage dem for at se om de kommer, selv på dagen for begivenheden, når du står der og venter på, at journalister skal dukke op.

Du vil også gerne se den tid, du foretager dit telefonopkald. Opkald til 10 minutter før kl. kan virke som slutningen af ​​dagen for dig, men for en producent, der er 10 minutter indtil en natlig nyhedsudsendelse. De bedste tider at ringe er generelt omkring 10:00 og mellem 1 og 2:30 p.m.

Planlæg din begivenheds tid forsigtigt

Alle arbejder på deadlines. Aviser har fastsat tidspunkter, de sætter næste dags spørgsmål til sengs. Det betyder, om de kommer til din begivenhed kl. På torsdag kan dækningen ikke vise sig frem til lørdag.

Tv-stationer har generelt en formiddag, middag, 5, 6, 10 og / eller 11 p.m. nyheder i løbet af ugen, afhængigt af dit tv-marked. Få dækning, hvis din mediebegivenhed starter kl. 16 kan være meget vanskelig. De vil ikke bare hoppe ind i deres nyhedsbil og køre som vanvittigt for at få dit bånd på luften med 5. Der er et script, der skal skrives og et bånd, der skal redigeres.

Planlæg din begivenhedstid, så det ikke kun er praktisk for journalisterne, men øger også dine chancer for at få mere øjeblikkelig eksponering.

Prøv ikke og gør alt

Så fristende som det kan være at blive instruktør, fortæl det ikke til reporteren, fotografen eller videografen, hvilke skud du vil have, de skal få. Du ønsker at etablere en bestemt rapport med dem og starte et forhold med avisen eller tv-stationen. Du vil ikke vinde nogen venner ved at fortælle dem, hvordan de skal gøre deres arbejde.

Gør det nemt at komme ind (og ud)

Hvis du holder arrangementet på din 50.000 kvadratmeter plante og det område, du tillader medier, er bagud i bygningen, så giv dem så let adgang som muligt. Lad dem ikke parkere på forsiden af ​​bygningen og derefter flyve deres udstyr helt til bagsiden, hvis du kan hjælpe det. Hvis der er en måde at køre til bagsiden, lad medierne kende kørselsvejledningen i din pressemeddelelse og tydeligt markere vejen, når de ankommer.

Du vil også gerne overveje, hvilket område af dit anlæg der er strengt uden grænser. Hvis du for eksempel ikke kan undgå en lang gåtur, vil du virkelig have medierne at gå gennem hele din bygning med kameraer? Det betyder ikke, at de skal begynde at skyde, hvad de vil have. Men mange virksomheder har strenge politikker om hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå af proprietære grunde.

Overvej visualerne

Tænk grundigt på dine billeder. Giv medierne så meget af en praktisk erfaring som muligt. Tale om et produkt i en halv time og derefter henvise til billedet i brochuren er noget, som medierne ikke en gang skal opleve. Husk, at de overfører billederne til dine potentielle kunder (deres seere eller læsere), så det er vigtigt at holde publikum i tankerne, så du kan få den dækning, du har brug for.

Glem ikke et pressesæt

Medtag oplysningerne om din begivenhed og leverer den til medierne. Denne information vil hjælpe dem med at skrive historien, men hjælper også dig med at få mere kontrol over nyhederne, da du giver dem den afgørende information.

Sørg for, at din mediekontakt er tilgængelig

Glem ikke at gøre din mediekontakt tilgængelig til spørgsmål. Hvis en reporter har yderligere spørgsmål, skal de kunne få fat i din mediekontakt hurtigt. Sørg for at medtage mediekontaktens telefonnummer og andre kontaktoplysninger i dit pressesæt.

Brug medarbejdere med erfaring

Du behøver ikke at begrænse dine begivenhedens talsmænd til din egen mediekontakt. Hvis en medarbejder kan give et bedre soundbite, fordi han har haft mere erfaring med at udvikle og arbejde med et bestemt produkt, gør han til enhver tid tilgængelig for spørgsmål.

Forbered din erklæring på forhånd

Hvis du planlægger at tale på kamera eller til en avisreporter, skal du tænke på, hvad du vil sige på forhånd. Det kan hjælpe med at have en ven, der ikke er bekendt med din virksomhed, for at læse over dit pressesæt og stille spørgsmål, de har. Ud fra disse spørgsmål samt nogle brainstorming af din egen, kom med en liste over svar. Du vil ikke lyde repeteret, men du vil ikke lyde uforberedt eller sige "Umm …" meget heller.

Du vil også overveje de forskellige typer af medier. Avisen har forskellige behov end tv og omvendt. En avis reporter kan stille dig spørgsmål, der er meget forskellige fra en tv-reporter. Hvert medium har forskellige måder at præsentere dine nyheder på, så de får brug for den type der passer bedst til deres publikum.

Hvad hvis reporteren ikke viser?

Stationen eller avisen kan meget godt sende en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyder ikke, at din historie er ikke vigtig for dem. De ville ikke være der, hvis de ikke havde planer om at give din historie dækning så behandle den, der viser sig meget godt.

Hvis en videograf lugter sit udstyr, skal han ikke give ham et pressesæt lige da. Tilbyd at bære det til ham, indtil han har fået de skud han har brug for. Behandling af ham eller hende som en anden klasse borger vil gøre det tilbage til stationen og kunne skade dine chancer for fremtidig dækning.