Sådan opretter du et vellykket medarbejderforslagsprogram

Fallgruberne af et ufatteligt medarbejderforslagsprogram er flere, legendariske og oftest nemme at undgå. Et omhyggeligt konstrueret medarbejderforslagsprogram, der lanceres med organisatorisk engagement, klarhed og løbende kommunikation, kan positivt påvirke din bundlinje og din medarbejders motivation og entusiasme.

Et dårligt udtænkt, uhensigtsmæssigt lanceret, uafklaret forslag til medarbejderforslag kan gøre folk ude og generere dårlig vilje, kynisme og misforståelse. Dette er skæbnen for mange forslag til medarbejderforslag, der er tankeløst lanceret via en medarbejderforslagskasse.

Har din virksomhed brug for et medarbejderforslagsprogram?

Før du starter et medarbejderforslagsprogram, overveje din virksomhedskultur. Modtager du for øjeblikket friske og tankevækkende ideer?

Er medarbejderforslagene allerede til overfladen på overfladen på personalemøder og i afslappet samtale? I så fald er måske mere uformelle metoder til dyrkning af nye ideer berettiget snarere end et fuldt blæst medarbejderforslagsprogram eller en medarbejderforslagskasse.

Måske kan du planlægge afdelinger i brainstorming eller generere ideer om bestemte emner under dele af dit ugentlige personale møde. Du kan indstille en dag om måneden til en frokost, hvor hver medarbejder bliver bedt om at indsende mindst én ide.

Du kan bede dine ledere om at bringe tre medarbejderideer til hver ledermøde. Kreativitet tjener dig godt i idégenerering.

Hvis ikke, begynder med at spørge, hvad med din kultur er for øjeblikket kvæler ideer? Vil disse problemer fortsat eksistere, når du implementerer et medarbejderforslagsprogram? Hvis det er tilfældet, skal dit vellykkede medarbejderforslagsprogram eliminere eller omgå disse vejspærringer, før du nogensinde begynder.

Medarbejderforslagsprogrammer, herunder det ofte implementerede forslagskasse, skal omhyggeligt konstrueres og implementeres, da de er uhåndterlige, vanskelige at følge med, tidskrævende, de kan forårsage mere hårde følelser end positive resultater, og de skal være strengt og retfærdigt forvaltet.

Elementer i et vellykket medarbejderforslagsprogram

Et par forslag til medarbejderforslag er lykkedes, men medarbejderforslagsprogrammerne, der lykkedes, delte fælles succeselementer. Du kan tage en pause i antallet af faktorer, der anses for væsentlige for succesen med et medarbejderforslagsprogram, men det er faktorer, der er fælles for enhver vellykket arbejdsproces, der tager medarbejdertid og giver mulighed for betydelige fordele og anerkendelse.

Hvis du forfølger et medarbejderforslagsprogram, skal følgende ske for at opnå succes.

Udnævne et tværfunktionelt forslag til revisionshold

Et tværfunktionelt hold skal gennemgå de forslag, der skal anerkendes inden for 48 timer. Hvis dette hold er alle ledere eller alle direktører, kan det opfattes som ude af berøring eller blokering af ændringer. Det vil dog have beføjelse til at gennemføre de forslag, den modtager.

Hvis det involverer andre medarbejdere, kan processen være tidskrævende og opfattes for at tjene egeninteresser. Senior management aftale og ejerskab bliver et andet skridt i godkendelsesprocessen. Folk på holdet skal være villige til at ændre og villige til at spørge "hvorfor ikke" i stedet for "hvorfor"?

Finansielt, især, og alle andre afdelinger skal være repræsenteret på forslaget vurdering team. Hvis lederne eller direktørerne gennemgår forslag, skal gennemgangen være en del af et regelmæssigt planlagt møde med forslag, der distribueres og behandles på forhånd.

Hvis holdet møder oftere end månedligt, bliver det mere arbejde, end folk normalt er villige til at gøre. Rotér medlemmer af dette hold 4-6 gange om året, men ikke alle medlemmer på én gang, hvis et tværfunktionelt medarbejderteam er dit valgte forslagskøretøj. Valget af teammedlemmer til forslagets revisionshold skal afspejle, hvordan forretninger generelt opnås i din kultur.

Her er flere ideer til at designe og administrere et effektivt medarbejderforslagsprogram - ud over forslagskassen.

Etablere retningslinjer for dit medarbejderforslagsprogram

Offentliggør kommentaren for indsendelse og gennemgang af forslaget

Processen, der er besluttet for indsendelse og gennemgang af forslag i medarbejderforslaget, bør offentliggøres. Del alle retningslinjerne og især de mål, du forsøger at opnå, ved at starte et medarbejderforslagsprogram.

Etablere retningslinjer for medarbejderforslagsprocessen

Du skal angive retningslinjer, som hvilke emner der er åbne for forslag. Disse vil sandsynligvis omfatte ideer, der påvirker omkostningsbesparelser, kvalitet, produktivitet, procesforbedringer, indtægtsgenerering og moralforbedring.

Ellers opdagede han som en lille virksomhedsleder i Florida, da han lovede $ 25 pr. Medarbejderforslag i medarbejderforslagskassen; han modtog en række medarbejderforslag, der omfattede disse. Sæt en ismaskine i frokostrummet, læg en majseknap i frokostrummet, og enhver medarbejder, som opfylder deres daglige produktionsnumre, skal kunne gå hjem uanset tidspunktet på dagen.

Medarbejderforslaget skal give detaljer om forbedringen

Et medarbejderforslag skal være mere end et forslag. Det skal give nogle detaljer om, hvordan forslagsstilleren mener, at forslaget skal implementeres. Det er nemt at dash off en ide, så du skal kræve, at yderligere detaljer ledsager ideen ikke en fuldblæst handlingsplan - men i det mindste mere detaljer end en ide.

Medarbejderforslaget skal beskrive potentielle konsekvenser

Definitivt kræver "hvorfor" og "hvordan" ideen vil påvirke virksomheden, herunder en omkostningsbesparelsesanalyse. På samme tid, inden for disse parametre, bør forslagsprocessen være enkel. Et firma, der forsøgte at anmode om medarbejderforslag, havde en tre-siders medarbejderforslag, og ledelsen spekulerede på, hvorfor de ikke modtog nogen medarbejderforslag.

Deal forskelligt med forslag om en medarbejders eget job

Idéer, der er integreret forbundet med en persons arbejde, bør ikke overvejes eller bør behandles forskelligt. På Toyota produceres der millioner af forslag hvert år. Grunden til, at de har så mange medarbejderforslag, er, at deres medarbejdere er tæt fokuseret på at forbedre deres egne job.

Medarbejderen tænker på en forbedringside, deler den med sin tilsynsførende og derefter, hvis det er berettiget, implementeres ideen straks. Der er ingen tidskrævende proces eller gruppe af ledere, der skal overveje de fleste ideer. I dette scenario skal ledere være i stand til at belønne folk, der kommer med ideer, der passer til parametrene i programmet.

Anbring en medarbejder på grund af medarbejderforslaget

Du skal udpege en administrator til medarbejderforslagsprogrammet, der sikrer, at processen bevæger sig som lovet. Et mellemstor Michigan fabrikationsfirma befandt sig med en liste over over hundrede forslag, der blev nedskrevet i et bedømmelsesudvalg, der holdt op med at udsætte møder. Hvad en moral buster for de mennesker, der havde så forhåbentlig vendte disse forslag til overvejelse.

Kommuniker forslagsprocessen og målene

Offentliggør processen med alle retningslinjerne og især de mål, du forsøger at opnå ved at starte et medarbejderforslagsprogram. Indstil retningslinjer som emner, der er åbne for forslag: omkostningsbesparelser, kvalitet, produktivitet, procesforbedringer, indtægtsgenererende ideer og forbedret medarbejdermotivering og positiv moral.

En ledende leder har brug for at mestere medarbejderforslaget og sidde på bedømmelsesudvalget. Dette giver troværdighed til medarbejderforslagsprogrammet og gør suggere føle sig vigtige.

Her er flere ideer til at designe og administrere et effektivt medarbejderforslagsprogram - ud over forslagskassen.

Belønninger og anerkendelse i dit medarbejderforslagsprogram

Belønningen for implementerede forslag skal klart defineres på forsiden. Hvis medarbejderforslaget er en omkostningsbesparelseside, får medarbejderen i mange medarbejderforslagsprogrammer en procentdel af omkostningsbesparelserne: ofte kan denne pris svare til femogtyve procent af de dokumenterede omkostningsbesparelser.

Når du tænker på dit medarbejderforslagsprogram, erkender du, at omkostningsbesparelser er svære at "bevise", hvis du ikke har gode tal, der definerer processen, før medarbejderforslaget er implementeret. Så ofte er det første skridt i en omkostningsbesparende forslagsimplementering at "måle" processen for at sikre, at du ved, hvordan processen er i gang med at udføre.

Andre, mindre målbare proces ideer har brug for en standard belønning udpeget.Ofte er anerkendelsen vigtigst for medarbejderen.

Belønninger kan omfatte varemærker med firmalogo, gavekort, frokost med en leder af medarbejderens valg, en kvartalspris middag og peger på at købe dyrere genstande fra kataloger.

I betragtning af vanskeligheden ved at måle udfaldet af mange forslag til medarbejdere tilbyder nogle virksomheder disse anerkendelsesbelønninger, selv når ideerne lægges til bundlinjen væsentligt. Dette er ikke så motiverende, da medarbejderen modtager en del af besparelserne realiseret i en bestemt tidsperiode, som f.eks. Et år.

Feedback i dit medarbejderforslagsprogram

Gør feedback til folk med forslag privat, især hvis ideen afvises. Ellers vil folk være tilbøjelige til at holde deres halser ud ved at tilbyde de mest almindelige og muligvis dine mest frugtbare forslag.

På den anden side, når et medarbejderforslag er implementeret og det resulterer i en belønning, anerkender offentligt bidraget på et medarbejdermøde med tilladelse fra den involverede medarbejder. Derudover kan du sende medarbejderforslaget, navnene på medarbejderne på implementeringsholdet og den belønning, der er givet til forslaget.

At holde medarbejderforslagsprogrammet deltagerne oplyst om fremskridtene i deres forslag i programmet er vigtigere end at give suggeren hurtig svar. Medarbejdere vil bare vide, hvad der sker undervejs med deres ideer.

I mange organisationer synes forslagene at forsvinde i et mørkt hul, hvorfra de måske ikke kommer frem til månedssikkerhedsfejl for medarbejderforslagsprogrammet.

En populær tilgang til forslaget implementering er at inkludere suggester på ethvert implementeringshold. Dette holder også forslagene fornuftige. Hvis et forslag accepteres, skal du i det mindste have en tidslinje til implementering, som suggesteren er opmærksom på og forstår.

Flere pointer til dit vellykkede medarbejderforslagsprogram

Medarbejderforslagsprogrammer skal fremhæve forslagets kvalitet i stedet for antallet af forslag. Mange programmer opmuntrer det modsatte, hvilket er en af ​​grundene til, at folk bliver så let modløse med dem; de leverer ikke meget bang for pengene og tiden investeret.

Anonyme medarbejderforslag anbefales ikke som en del af din forslagsproces eller medarbejderforslagskasse. Folk bør være villige til offentligt at stå bag deres ideer. Det er i det mindste den slags virksomhedskultur, du skal opmuntre til at skabe en vellykket organisation.

Faktisk er Peter Block, en af ​​de vigtigste organisationsudviklingsguruer, der arbejder i dag, imod enhver anonym feedback (fra medarbejderundersøgelser og så videre) på grund af kulturen anonyme feedback opmuntrer. Vil nogle medarbejdere ikke slå i forslag? Sandsynligvis, men spørg dig selv, hvilken slags virksomhed vil du oprette? Du ønsker at tilskynde medarbejderne til at øve organisatorisk mod.

Belønner ikke kun de medarbejdere, der sender vindende ideer. Belønne og genkend de ledere og vejledere, der har gjort det bedste arbejde med både opmuntrende medarbejderforslag og at komme ud af vejen for fremskridt.

Overvej at inkludere kunder og leverandører som sukkere også, især da dit medarbejderforslagsprogram modnes og lykkes.

Mange forslagsprogrammer er blevet implementeret tidligere. De fleste mislykkedes på grund af organisationernes manglende opmærksomhed på disse punkter.

Folk har en tendens til at starte dårligt definerede, fuzzy programmer, der undlader at definere belønninger, implementeringsstrategier og kommunikationssystemer. Mennesker, der ikke får rettidig tilbagemelding, holder op med at sende ideer.

Hvis hver ide bliver en "hvorfor skulle vi" snarere end en "hvorfor skulle vi ikke", bliver folk hurtigt afskrækket. Processen bliver en joke. Eller forslagforslaget eller boksen ignoreres simpelthen. Hvor mange tomme forslagskasser sidder i virksomheder i Amerika? Mere end du ville bekymre dig om at tælle. Brug disse forslag til at sikre, at din medarbejderforslagsproces eller -program trives.