Onboarding: Før medarbejderen starter

Du lægger meget tid og energi i at finde og ansætte den rigtige person. Du skal lægge lige så stor indsats for at sikre, at de lykkes. Onboarding er vejen til at gøre det. Onboarding er processen med at integrere en ny medarbejder i virksomheden og give dem de værktøjer, informationer og introduktioner, de bliver nødt til at lykkes i deres nye job.

Onboarding-processen

Onboarding processen begynder, selv før du ansætter nogen. Det fortsætter, når du ansætter personen, og når de begynder at arbejde. Og godt om bord fortsætter et stykke tid efter den nye medarbejder starter.

Begynd før du lejer

Uanset om du ansætter en ny stilling eller udskifter en medarbejder, der har forladt, begynder den første fase af ombordstigning, så snart du får autoriteten til at ansætte. Det er når du begynder at sørge for, at det fysiske miljø er klar. Dette er ting, der kræves for enhver medarbejder, så du kan gøre dem på forhånd, fordi de vil være de samme uanset hvem du ansætter.

• Få den fysiske plads klar

  Er der et kontor eller et skrivebord tildelt? Er det i god form? Hvis den har en lås er nøglen der? Er der en telefon? Er telefonen tilsluttet?

• Få computeren eller andre nødvendige værktøjer klar

  Kan du få computeren til at oprette nu, eller skal de logge på den, når de starter? Sørg for, at IT har en computer til rådighed og øremærket til din nye medarbejder. Sørg for, at de konfigurerer computeren med al den software og adgangsrettigheder, som personen i dette job skal bruge.

• Er der en checkliste?

  Mange virksomheder har tjeklister, der kan guide dig gennem disse trin. Hvis din ikke gør det, kan du lave din egen fra denne liste.

Før den nye medarbejder begynder

Når du har valgt den nye leje, og før personen starter, er der flere ting, du kan gøre for at gøre ombordene mere succesrige.

• Få deres personlige oplysninger

  Du har personens navn, socialsikringsnummer osv. Fra deres ansøgning. Sørg for, at du ved, hvordan de vil blive adresseret (for eksempel vil personen blive kaldt Bob eller Robert).

• Underret supportafdelingerne

  Informere HR, Løn, Faciliteter, Informationsteknologi (IT) og alle andre, der har brug for at kende den nye medarbejders navn, titel, rapporteringsleder og startdato. Opfølg med dem for at sikre, at de forbereder sig på forhånd for ankomst og ombordstigning.

• Tilføj dem til distributionslister

  Sørg for, at det skaber de nødvendige e-mail-konti og tilføjer den nye person til de e-mail-distributionslister, de skal være på. Du vil have, at den nye leje begynder at modtage den rigtige email, så snart de starter.

• Tjekliste?

  Igen kan der være en tjekliste for hver af disse forskellige afdelinger. Hvis ja, få en kopi og brug den for at sikre, at de forbereder. Hvis ikke, gør din egen og del den med dem.

Når den nye medarbejder starter

Der er mere af onboard-processen at fuldføre, så snart medarbejderen starter. Fra at byde dem velkommen til at færdiggøre det nødvendige papirarbejde og få dem til at oprette på deres nye arbejdsplads.

Bundlinie

Jo hurtigere du begynder ombordsprocessen for en ny medarbejder, desto bedre er dine chancer for hurtigt og godt at integrere den nye medarbejder hurtigt i virksomheden.