Sådan er en retssagssekretær

Tvister sekretærer yde støtte til retssag advokater og advokater i sager indleveret i lokale, statslige og føderale domstole og administrative tribunaler.

Juridiske sekretærer er ansat i advokatfirmaer i alle størrelser. Nogle sekretærer giver rent administrativ støtte. Sekretærer i mange firmaer udfører dog en hybridrolle, der fungerer som både sekretær og retssagspersonal.

Nedenfor er flere af de mest almindelige funktioner i en retssagssekretær i hele retssagens livscyklus. Sekretariatsroller varierer afhængigt af firmaet, typen af ​​retssagspraksis og størrelsen på medarbejderne.

Case Screening

I sagsøgers virksomheder er det første skridt i sagen, at sagen vurderes for fortjeneste. Har den potentielle klient en årsag til handling? Er der nogen konflikter? Sekretæren kan hjælpe med at udarbejde case screening formularer og planlægge indledende møder mellem advokaten og den potentielle kunde. I nogle tilfælde vil sekretæren afslutte en indledende screening ved at stille de potentielle klient spørgsmål telefonisk. Hvis kunden er underskrevet, opretter sekretæren en ny sags fil og videresender opbevaringsaftalen og andre dokumenter til kunden.

Efterforskning

I mange tilfælde foretager parterne en undersøgelse, før en retssag indgives. Denne undersøgelse kan indebære lokalisering og interview af vidner, undersøgelse af ulykkesstedet og indsamling af dokumentar og andre beviser. Retssekretæren kan bistå i processen ved at planlægge møder og telefonkonferencer på vegne af advokaten, oprette vidne lister, organisere beviser og andre dokumenter og skabe et pålideligt arkiveringssystem for både papir og elektroniske dokumenter.

processkrifter

Hvis en retssag indgives, udarbejder sekretæren indlæg i et tekstbehandlingsprogram. Indlægene kan indeholde en indkaldelse, klage, påtegninger, anmodninger om optagelser og forslag. Retssekretæren skaber ofte plejebindere, som organiserer og indekserer alle indlæg for en bestemt sag. Sekretæren kan indgive disse dokumenter til retten, enten personligt eller elektronisk, selv om denne opgave ofte udføres af en advokat eller advokat.

Opdagelse

Discovery er den længste fase af retssagen. Under opdagelsen kan retssekretæren udføre alle eller nogle af følgende opgaver:

• Forbereder opdagelsesdokumenter i et tekstbehandlingssystem, herunder forhør og anmodninger om produktion
• Skrivning, afsendelse og sporing af dagposter
• Planlægning af depositioner med flere parter, herunder advokat, klienter, modstående rådgivere og domstolsreportere
• Planlægning af uafhængige lægeundersøgelser og andre udnævnelser, der kræves i henhold til civilprocesreglementet
• Oprettelse af opdagelsesbindemidler; indeksering og arkivering af fundsdokumenter
• Organisering og arkivering af sagsdokumenter
• Planlægning af stedundersøgelser

• Lokalisering og kommunikation med eksperter organisering og arkivering af ekspertrapporter

Pre-Trial

Når en prøvedato er indstillet, hjælper sekretæren juridiklaget med at forberede sig på prøve. Sekretærens rolle kan omfatte:

• Skrivning og formatering af dokumenter forud for retssagen, herunder bevægelser, trusser, stævninger og vidne lister
• Samling og organisering af udstillinger
• Oprettelse, organisering og / eller indeksering af prøvebindemidler
• Hjælper med at organisere mockforsøg
• Sporing af frister og afsendelse af påmindelser til retsholdet
• Cite-kontrol og korrekturlæsning briefs og juridiske dokumenter
• Sikre, at dokumenterne er korrekt formateret i overensstemmelse med retsreglerne
• Koordinerende vidner

Forsøg

Retssekretæren udfører en vigtig støtterolle under retssagen. Hans opgaver kan omfatte:

• Forbereder, skriver og formaterer prøvedokumenter
• Koordinering af forberedelsen af ​​diagrammer, grafer og andre retsrumsbilleder
• Planlægning kurerer, retslige journalister og ekspert vidner
• Organisering, arkivering og administration af dokumenter, udstillinger og prøvebindere
• Koordinerende rejsearrangementer for advokater, vidner, klienter og andre

Andre administrative opgaver

For dem, der arbejder på forsvarssiden, kommer retssekretæren ind i advokaternes og paralegalernes tidsforbrug til hver enkelt sag i firmaets tids- og faktureringssystem. Han eller hun vil også sende periodiske fakturaer til kunden og følge op på forsinkede betalinger. Andre generelle opgaver udført af retssekretæren omfatter:

• Produktion af information ved at transkribe, formatering, indlæsning, hentning, kopiering og transmission af tekst, data og grafik
• Sporingssag deadlines
• Svarende til klienter, vidner og modstående rådgivere
• Besvarelse af telefonen
• Oprettelse af regneark til at spore omkostninger, udstillinger og andre oplysninger
• Transskribere diktat
• Vedligeholdelse af docket-systemer
• Routing korrespondance, rapporter og juridiske dokumenter
• Organisering af klientkonferencer og advokatmøder
• Forbereder udgiftsrapporter
• Vedligeholdelse af advokatkalenderen ved planlægning og planlægning af konferencer, telekonferencer, depositioner og rejser

• Bestilling af forsyninger

Talsmandssekretæruddannelse

Mange retssagssekretærer gennemfører et certifikat eller associeret uddannelsesprogram ved en handelsskole eller et fællesskabskollegium. Men sekretærer med fireårige universitetsgrader har de mest fremskridt muligheder inden for et advokatfirma. Retstedsuddannelse forekommer ofte på jobbet. Erfarne retssagssekretærer flytter ofte ind i andre roller i firmaet, herunder advokat- og kontorstillinger.

Talsmandssekretærer og -kundskaber

Juridiske sekretærer skal have en række interpersonelle, teknologiske og kontormæssige færdigheder samt juridisk og proceduremæssig viden. Nødvendige færdigheder og viden omfatter:

• Færdighed med tekstbehandling, regneark, præsentation og tid og fakturering software; kendskab til Microsoft Office Suite
• Færdighed med transkriptionsudstyr
• Fremragende skriftlige og verbale færdigheder
• Kendskab til lokal, statslig og føderal ret retssag dokumentation og arkivering procedurer
• Færdighed med dokumentdatabaser som Ringtail, Summation og Concordance
• E-arkivering erfaring
• Kendskab til kontorprocedurer og juridisk terminologi
• Stærke skrivefærdigheder
• Solid organisation færdigheder og multi-tasking færdigheder
• Evne til at interagere professionelt med alle niveauer af personale