Clerical Skills List og eksempler

Kontorarbejde sikrer, at et kontor løber glat. Det indebærer de daglige administrative opgaver af et kontor, såsom telefonsvarer, planlægning af aftaler, afsendelse af faxer og arkiveringsdokumenter.

Clerical / administrative færdigheder er nyttige for næsten enhver, der arbejder på et kontor. De fleste medarbejdere skal gøre i det mindste noget kontorarbejde, så disse færdigheder kan komme til nytte, uanset hvad din officielle jobtitel er. Kontormedarbejdere og sekretærer skal have særlig stærke skrivefærdigheder. Medarbejdere i disse stillinger udfører størstedelen af ​​kontorets daglige opgaver.

Typer af Clerical Jobs

Mens nogle mennesker bruger disse jobtitler ombytteligt, er kontormedarbejdere og sekretærer forskellige fra administrative assistenter. Administrative assistenter har ofte brug for en college-grad og får flere ansvarsområder, herunder spearheading-projekter og nogle gange endda at administrere hold.

I kontrast har kontorister og sekretærer normalt ikke brug for omfattende uddannelse ud over en high school-grad (selv om der er videregående uddannelser, der fokuserer på kontor- og sekretærarbejde). De forvalter det daglige arbejde på et kontor, men har generelt ikke ledelsesmæssige ansvar.

Bygherrer og sekretærer arbejder i en række brancher, herunder økonomi, forretning, medicin, regering, lov og meget mere.Nogle af disse stillinger kræver specifikke færdigheder. Der er dog grundlæggende færdigheder, der er nødvendige for næsten hver kontorlig og administrativ assistent position.

Læs nedenfor for en liste over skrivefærdigheder, som arbejdsgiverne søger i ansøger til beskæftigelse. Inkluderet er en detaljeret liste over de fem vigtigste skrivefærdigheder, samt supplerende lister over relaterede administrative færdigheder.

Sådan bruger du færdighedslister

Du kan bruge disse færdighedslister i hele din jobsøgningsproces. Det er vigtigt at bruge flere af disse færdighedsord i hele dit CV. Arbejdsgivere anvender i stigende grad ansøgersporingssystemer til at rangere og "score" de CV'er, de modtager. Disse systemer er programmeret til at søge bestemte søgeord, og så genoptagelser, der indeholder dem, vil være mere tilbøjelige til at blive valgt til yderligere gennemgang ved at ansætte ledere i løbet af deres anden runde af vederlag.

For det andet kan du bruge disse søgeord i dit følgebrev. I dit brev skal du forsøge at nævne en eller to af disse færdigheder og give et specifikt eksempel på en tid, hvor du demonstrerede dem på arbejdspladsen.

Endelig kan du bruge disse færdighedsord i et interview. Sørg for at du har mindst et eksempel for en gang, du demonstrerede hver af de fem bedste færdigheder, der er angivet her.

Selvfølgelig vil hvert job kræve forskellige færdigheder og erfaringer, så sørg for at du læser jobbeskrivelsen omhyggeligt og fokuserer på de færdigheder, der er angivet af arbejdsgiveren.

Se også vores andre lister over kvalifikationer opført efter job og efter faglære.

Topklassiske færdigheder

Detaljeorienteret

Kontorarbejde indebærer opmærksomhed på de daglige detaljer af et kontor, ting, som andre mennesker måske overser, som f.eks. Besvare og holde øje med e-mails, sporing af aftaler og meget mere. En kontorist eller sekretær skal kunne fokusere på disse detaljer og ikke lade noget glide gennem revnerne.

• Analytisk
• Lav rejsearrangementer
• Prioritering
• Problemløsning
• Ræsonnement
• Journalføring
• Planlægning af aftaler
• Typing

Meddelelse

Klienter skal have stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner. De vil typisk svare på telefoner, skrive notater, sende e-mails og hilse på kunder og kunder.

De skal derfor være i stand til at tale og skrive klart og effektivt. De skal formidle information på en måde, der er let at forstå.

• Besvarende telefoner
• Meddelelse
• Korrespondance
• Kunde service
• E-mail
• fax
• Receptionen
• Sprogfærdigheder
• Hører efter
• Mundtlig kommunikation
• Korrekturlæsning
• Skrivning

Computerfærdigheder

I dag og alder er computerfærdigheder kritiske for ethvert kontorarbejde. Bygherrer og sekretærer skal være hurtige og præcise maskinskrivere. De er også typisk forpligtet til at foretage nogle dataindtastninger, så de skal være fortrolige med Excel og andre data entry software. De skal også være bekendt med andre Microsoft Office-software, som f.eks. Word og PowerPoint. Eventuelle ekstra computerfærdigheder, som evnen til at designe eller redigere websider, vil blive betragtet som et stort plus.

• Indtastning af data
• Datastyring
• Databasevirkning
• Desktop udgivelse
• Microsoft Office
• Kontormaskiner
• Tekstbehandling

numeracy

Meget kontorarbejde involverer numeracy. Nogle kontorister er i en vis grad ansvarlig for bogføring og / eller regnskab for et firma. Det kræver talegenskaber. Evnen til at beregne beløb hurtigt er en positiv kvalitet hos en kontorist eller sekretær.

• Regnskab
• Nøjagtighed
• Fakturering
• Bogføring
• budgettering
• Bekostning
• Regneark
• Teknologi

Organisation

Bygherrer og sekretærer skal organiseres. De har ansvaret for at sikre, at kontoret løber glat. Det indebærer at holde øje med arbejdsgiverens tidsplan, besvare e-mails og telefonopkald og vedligeholde filer. Alt dette kræver en masse organisatorisk dygtighed.

• Beslutningstagning
• Levering af mail
• Effektiv
• Arkivering
• Ledelse
• multitasking
• Tilsyn
• Fotokopiering og samling
• Planlægning
• Sortering
• Tidsadministration

Bløde værdier

Ud over disse top fem kontorfærdigheder har de bedste kontormedarbejdere også bløde færdigheder, der ofte er medfødte personlighedstræk i stedet for lærte kompetencer. Disse omfatter stærke interpersonelle færdigheder, teamwork, fleksibilitet, pålidelighed, kreativitet, tilpasningsevne og kreativitet. De er væsentlige egenskaber for kontorchefer, receptionister, personlige assistenter, kontorassistenter og ledende assistenter.