Svar til interviewevilkår om håndtering af højopkaldsmængde

Når du ansøger om en administrativ eller kontorstilling, vil et typisk jobsamtalespørgsmål være "Er du komfortabel ved at bruge et telefonsystem med flere linjer og håndtere et stort antal telefonopkald?"

Det er klart, at du vil udtrykke, at du er komfortabel med flere telefonlinjer. Det er lettere, hvis du tidligere har håndteret høje opkaldsmængder, men selvom du ikke har haft den erfaring, kan du stadig svare på spørgsmålet på en sikker måde.

Eksempler på de bedste svar

Her er prøveinterviews, som du kan redigere for at passe til dine personlige oplevelser og baggrund:

• Ja, det er behageligt at bruge flere telefonlinjer med et stort antal opkald og har gjort det tidligere. Jeg er i stand til at holde samtalerne adskilt og håndtere kunderne på en venlig effektiv måde.
• Jeg har ikke direkte håndteret flere telefonlinjer, men jeg forstår vigtigheden af ​​at være høflig og effektiv, og jeg er en hurtig lærer.
• Jeg forstår, at telefonkontakt ofte er den første interaktion, som en kunde har med virksomheden, og det første indtryk er ekstremt vigtigt. Det er vigtigt at opretholde en venlig og professionel måde på telefonen til enhver tid.

Komponere dine svar om telefonsystemer

Start med at undersøge jobbeskrivelsen for den position, du har ansøgt om, og match dine kvalifikationer til jobbet. Er det muligt at håndtere højt volumen kaldende en hvis kravene? Hvis ja, kan du være sikker på, at intervieweren vil spørge om din evne til at håndtere alle disse opkald. Selvom kravene ikke udtrykkeligt angiver evnen til at håndtere et stort antal telefonopkald, kan du satse på, at det vil komme op under interviewet alligevel.

Se på dine nuværende og tidligere job og lav en liste over de telefonsystemer, du har brugt. Tænk også på ubetalte eller frivillige job, studentjob og træningsjob, du havde, hvor du besvarede telefonen. Du kan eventuelt lave noter om telefonerne for hvert emne på dit CV for at hjælpe med at guide dine interviewsvar.

Hvilket telefonsystem bruger jobbet?

Du vil muligvis gøre lidt forskning inden interviewet for at se, hvilket telefonsystem der bruges på kontoret. Det kan hjælpe dig med at forberede dig på et svar på spørgsmålet. Hvis du ikke har brugt det pågældende system, skal det forhold, at du udforskede, hvordan det fungerer, stadig give et godt indtryk på intervieweren.

Men hvordan ved du, hvilket system de bruger? Du kan spørge den person, der opretter interviewet med dig. Du skal også bemærke, hvilke telefoner der bruges, når du ankommer til interviewet (hvis du kan se dem). Vær opmærksom på, hvordan telefonen besvares, hvis du foretager et opkald for at bekræfte interviewsid og sted, der vil give dig indsigt i, hvad der forventes.

Her er en liste over spørgsmål, du kan forvente at blive spurgt om dine oplevelser med telefonsystemer:

Hvilke telefonsystemer har du brugt?

Der er flere systemer, og du kan ikke huske, hvilke du brugte. Du kan kontakte dine tidligere arbejdsgivere eller kolleger og spørge. Forvent at blive stillet et af følgende spørgsmål:

• Hvilke mærker var de?
• Hvilke modeller af telefoner har du brugt?
• Hvor mange telefonlinjer tog du hånd på hver?
• Hvad var det normale antal opkald hver dag?
• Hvor ofte havde du mere end én opkaler på én gang?
• Brugte du et headset?
• Har du brugt en højttalertelefon?
• Har du brugt et konferencetelefonsystem?
• Har du brugt et videosystem?

Hvilke telefonkundskaber har du brugt?

Du vil muligvis gerne røre ved dit CV for at inkludere nogen af ​​disse færdigheder, hvis du har dem. Derudover kan din interviewer spørge om disse færdigheder:

• Placering af opkald i venteposition
• Screening opfordrer til supervisor
• Placering af opkald til vejleder
• Overførsel og viderestilling af opkald
• Konferenceopkald - indstille dem, placere dem, administrere dem, deltage i dem
• Taleposthåndtering
• Tager meddelelser

De kundeservice telefonkundskaber du har brugt

Håndtering af et stort antal opkald omfatter mere end at trykke på de rigtige knapper. Du bliver nødt til at udtrykke, hvor godt du også kan håndtere opkaldere. Tænk over disse kundeservice færdigheder, før du går ind i dit interview:

• Håndterer vrede eller frustrerede opkald
• Frontline telefon svar på et stort kontor, der overfører opkald til deres tilsigtede kontakter
• Brug af passende forretningsmetoder og sprog på telefonen
• Courteous og respektfuld håndtering af opkald til og fra højere niveau ledere og klienter