Ved, hvordan, hvorfor og hvornår skal du dokumentere medarbejderpræstationer

I verden af ​​menneskelige ressourcer og beskæftigelse kan dokumentation om medarbejderens præstationer gøre eller ødelægge din evne til at disciplinere, afslutte eller retfærdigt fremme, belønne og genkende medarbejdere.

Dokumentation er afgørende for ledere og HR-medarbejdere, fordi du skal gøre en seriøs indsats for at registrere alle begivenhederne i medarbejdernes ansættelseshistorie - både positive og negative præstationshændelser.

Her er alt ledere og HR-medarbejdere nødt til at dokumentere medarbejdernes præstationer omhyggeligt.

Hvorfor skal du dokumentere medarbejderpræstation

• Dokumentation viser, at præstationsspørgsmål blev diskuteret med medarbejderen på en rettidig og kortfattet måde.
• Dokumentation giver en historie om medarbejderens forbedring eller manglende forbedring af præstationen over tid. Det er kronologisk og en præcis beskrivelse af medarbejderens handlinger, lederens handlinger og begivenheder som de opstår.
• Dokumentation giver beviser, der understøtter ledelsesbeslutninger om at tage ugunstige handlinger som disciplin eller opsigelse hos en medarbejder.
• Dokumentation giver bevis for, at en medarbejder fortjener en tilgængelig forfremmelse eller mulighed over andre medarbejdere, som også er berettigede.

• Dokumentation giver dokumentation for at retfærdiggøre lønforhøjelser, fald eller hvorfor en medarbejder ikke modtog nogen forhøjelse.
• I tilfælde af retssag beskytter en fuldstændig og grundig dokumentation arbejdsgiverens interesser. Dokumentationen kan understøtte ledelsens handlinger ved afslutning af en mislykket medarbejder. Det kan også bevise, at medarbejderen blev opsagt af grunde, der er lovlige i modsætning til andre som ulovlig diskrimination.

Hvad skal du dokumentere

Ledere skal dokumentere medarbejdernes ydeevne, både positive bidrag og ydeevnefejl. De skal dokumentere præcis hvad medarbejderen gjorde og sagde og hvad lederen sagde og svarede under mødet eller samtale.

Du skal dokumentere eventuelle aftaler, der blev foretaget under samtalen, målene, nødvendige forbedringer og forventninger, samt tidslinjen for forbedring. Dokumentation skal også indeholde forpligtelser, som lederen gør for at hjælpe medarbejderen.

Sådan dokumenteres

Dokumentation skal skrives under eller umiddelbart efter mødet eller samtalen med medarbejderen. På ingen tid bør du gå glip af at skrive ned samtalen den dag, da den faktisk opstod. Venter indtil senere påvirker kvaliteten af ​​dokumentationen, fordi den er baseret på hukommelse.

Et af de værste fejltagere ledere gør er at tro på, at de kan rekonstruere en medarbejderrådgivningshistorie efter behov. Ingen HR person, der har nogen erfaring med anstændig, rettidig dokumentation bliver nogensinde narret af en rekonstrueret post. Ledere, der rekonstruerer fra hukommelsen bringer unødvendig og uacceptabel risiko for deres virksomhed, fordi en sammensat historie ikke vil holde fast i et potentielt retssag.

Du har brug for din dokumentation for at blive professionel, pæne og organiseret. Skriv dokumentation som om du snakker om historien til en tredjepart. Du ved aldrig hvem der kan læse din dokumentation en dag, så sørg for, at den afspejler din professionalisme. (Bagsiden af ​​et cocktailserviet, en konvolut eller en notat kvalificeres ikke som professionel dokumentation.)

Din dokumentation skal gå til en medarbejders nye leder, hvis medarbejderen får nyt job - eller i din organisation. For din hukommelse og for at oplyse medarbejderens nye leder skal du sætte medarbejderens navn og titel, dit navn og din titel samt fuld dato på hvert dokument.

Skriv dokumentation, der er faktisk, retfærdig, lovlig, objektiv, komplet og konsekvent. Undgå meninger (Mike er slurvet. Alice er doven. Tom lyver for mig.), Navneskrift, redaktionering (John er en ryge. Mark har et holdnings problem.) Og mærkning (Mary er uansvarlig. George er ikke et hold spiller.).

Undgå også at forsøge at fortolke medarbejderens adfærd. (Marsha må ikke lide denne opgave. Paula ser ud til at være over hovedet.) Minimer din brug af beskrivende ord som adjektiver og adverb (langsomt, uhyggelig, ulykkelig, humørlig, uhøflig). Angiv medarbejderens specifikke adfærd og handlinger, ikke din mening eller fortolkning af den.

I dokumentationen er det nødvendigt med en præcis oversigt over samtalen. Hold fast ved fakta og skriv ned lige hvad du sagde og hvad medarbejderen sagde. Sørg for, at din dokumentation er entydig, og at det får fakta lige. (I en eventuel retlig situation gør fejl i nogen af ​​de dokumenterede begivenheder hele dokumentationen mistænkt.)

Endelig dokumentere eventuelle aftaler, forpligtelser, tidslinjer, nødvendige forbedringer, check-in-punkter og andre detaljer, der kan komme fra hukommelsen. Sørg for, at du angiver en dato og klokkeslæt for frister og forfaldsdatoer, så misforståelser ikke vil forekomme.

Kend din HR afdeling dokumentationspolitik, som vil fortælle dig, hvilken dokumentation der skal placeres i medarbejderens personaledokument. Eventuel dokumentation af disciplinære handlinger bør helt sikkert medtages.

Hvor skal man dokumentere og opbevare

Da dokumentation om medarbejdere er fortroligt og privat til medarbejderen, skal du passe på, at enhver dokumentation forbliver fortrolig med lederen, HR og eventuelt medarbejderens næste manager. Således anbefales det ikke at lægge dokumentation på et delt computerdrev. Håndskrevet dokumentation og en leders dokumentation udskrives bedst i låst lager.

Hvis du følger disse retningslinjer, vil HR hjælpe dig med at løse problemet eller forbedre situationen, når du går til HR for at få hjælp til disciplinering, opsigelse eller overførsel af en medarbejder til et job med bedre potentiale. Når HR fortæller dig at dokumentere, dokumentere, dokumentere eller de ikke kan hjælpe dig du har alle dine baser dækket.

Disclaimer: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.