Projekt-charterets rolle og formål

Projekter eksisterer formelt i en organisation på grund af projektets charter. Det er et dokument, der tillader arbejdet at finde sted og udpeger projektlederen. Det giver dig som projektleder mandatet til at udføre det her beskrevne arbejde.

Den vigtigste rolle i et projekt charter er at fastlægge præcis, hvad projektet vil opnå. Lad os se på, hvad der er i dette vigtige projektdokument.

Hvad går der ind i et projekt charter?

Den første del af et projekt charter vil stave navnet på projektet, navnene på sponsor og projektleder, og datoen dokumentet blev udarbejdet. Så kommer du ind i dokumentets kød.

De vigtigste dele af et projekt charter er som følger.

• Projekt Formål: Dette forklarer, hvorfor projektet er ønsket. Du kan henvise til en forretningsmæssig sag eller kontrakten, der driver dette projekt eller blot stave ud, hvorfor det er vigtigt at gøre dette stykke arbejde.
• Projektbeskrivelse: Forklar i dette afsnit, hvad projektet skal nå. Du skal medtage detaljer om de elementer, der skal bygges eller de tjenester, der skal leveres.
• Budget: På dette tidspunkt har du måske ikke alle detaljer om projektopgaverne, så du ikke kan sammensætte et fuldt og detaljeret projektbudget. Anmærk eventuelle budgetbegrænsninger eller det oprindelige udgiftsniveau på højt niveau, som du forventer.

• Risici: Alle projekter har risici. Denne del af projektcharteret udgør den tidlige version af din projektrisikolog. Dokumentér eventuelle risici, som du ved på dette tidspunkt, så ledelsen kan se, hvad der kan påvirke projektet fremad.
• Milepæle: Hvis du kender de højtstående milepæle, skal du inkludere dem i projektcharteret i dette afsnit. Du kan overføre dem til dit Gantt-diagram senere, når du kommer til at sammensætte en mere detaljeret plan. I øjeblikket søger du bare drop-dead datoer eller noget der er angivet i de kontrakter, du arbejder på.

• Projektmål: Det er en virkelig vigtig sektion, men det kan være svært at sammensætte. Du forsøger at svare på spørgsmålet: "Hvordan vil vi vide, hvornår vi er færdige?" Skriv ned, hvad du forventer, at projektet skal levere, og hvordan du vil vide, om du er der. For eksempel i et projekt for at starte et tidsregistreringssystem for alle afdelinger, kunne målet være: "Alle hold bruger tidssystemet ved årets udgang." Bemærk også, hvem der skal være ansvarlig for at acceptere, at du har nået dette mål. Det undgår eventuelle problemer i slutningen af ​​projektet, hvor pludselig ingen er villige til at underskrive arbejdet som komplet.

• Projektleder autoritetsniveauer: Medmindre det er klart og dokumenteret et andet sted, er det værd at inkludere et afsnit i charteret om, hvad du kan gøre uden at få yderligere afmærkninger fra en anden senior. Det drejer sig generelt om, hvilke toleranceniveauer der er fastsat på budgettet og tidsplaner og udtrykkes således: "Projektleder har en 10 procent tolerance for budget og en 5 procent tolerance på tidsplan. Enhver afvigelse over disse godkendte grænser skal underskrives af projektsponsor. "Du kan udvide dette afsnit for at angive, hvad der er nogen myndighed, som projektlederen har om at ansætte og skyde personale fra projektgruppen.

Godkendelse af projektcharteret

Den sidste del af projektcharteret er godkendelsesafsnittet. Projektlederen og projektsponsoren (eller den person, der startede arbejdet, hvis en langsigtet sponsor endnu ikke er udpeget) skal underskrive og dato dokumentet. I dag vil det sandsynligvis være via e-mail, så hold en kopi af e-mail-tilladelsen i dine projektfiler, hvis du skal henvise til den.