Sådan leder du et projekt, når du ikke er holdets chef

Tilbage på skolen var gruppeprojektet ikke altid en positiv oplevelse. Uundgåeligt har i hver gruppe arbejdet hårdere end andre, mens andre aldrig kom op. Som følge heraf kan det være frustrerende, hvis du er en af ​​de holdmedlemmer, der bærer det meste af belastningen.

Det er lidt anderledes i erhvervslivet, da hvert projekt har en projektleder, og denne person kan afgive reelle konsekvenser, hvis holdmedlemmer ikke gennemfører deres opgaver. Selvom projektlederen ikke har disciplinær myndighed over sit hold, kan enhver dårlig præstation fra et medlem komme tilbage til deres chef og reflektere negativt på deres karriere.

Det er sandsynligt, at projektlederen ikke kommer til at vælge teammedlemmerne til projektet, og har ikke beføjelse til at fjerne et medlem på grund af dårlig præstation. Hvordan klarer du et projekt, når dine holdmedlemmer ikke rapporterer til dig?

Her er seks tips om, hvordan man leder et projekt, når holdmedlemmerne ikke rapporterer til dig.

Afklare dine grænser med bossen

Før du selv har dit første hold møde, sæt dig ned med den person, der har tildelt dig til dette projekt og snakk om ledelsens forventninger. Dette er selvfølgelig lettere, hvis du og alle holdmedlemmerne rapporterer til samme person, men selvom ikke, vil du gerne have denne samtale.

Dette er spørgsmål, du vil spørge:

• Har du mulighed for at fjerne og erstatte folk på holdet, hvis de ikke arbejder?
• Har dette projekt prioritet over andre projekter? Hvis ikke, hvornår ligger dit projekt i hierarkiet. Med andre ord kan du fortælle dine holdmedlemmer, at de skal stoppe med at lave et andet projekt for at møde en deadline?
• Hvis du har problemer med holdmedlemmernes præstationer, vil chefen med disciplinærmagten få dig tilbage, eller anses du for at være lig med gruppemedlemmer?
• Hvis du ikke har gjort det allerede, spørg, hvad målene er for projektet og den forventede tidsramme til afslutning.

Hvis du har fastlagt dine grænser inden projektet begynder, ved du lige hvor langt du kan gå, og hvad du kan spørge om dine holdmedlemmer. En chef, der siger, "Dette projekt er højt prioriteret", men vil ikke bakke dig på det, er det samme som chefen siger, "dette er ikke topprioriteten."

Men at få indkøb fra din chef om projektets overordnede prioritet kan hjælpe dig med at svinge medlemmerne til at arbejde så hårdt som muligt. Og vær ikke bange for at være direkte med din chef ved at nævne at du vil vide niveauets betydning for projektet, så du kan kommunikere denne meddelelse til holdet. Du vil gerne kommunikere, at alle har samme mål, for at få projektet færdigt korrekt og til tiden.

Du kan også følge op med din chef via e-mail og bede om at bekræfte, at projektet har højeste prioritet. Når du har modtaget den e-mail-bekræftelse, kan du om nødvendigt sende e-mailen til teamet.

Det er vigtigt at huske, at holdmedlemmerne kan have andre ansvar ud over projektet. Som følge heraf kan de måske ikke betragte dit projekt som en høj prioritet for dem ved starten, men det er ikke nødvendigvis fordi de ikke er ligeglade eller de søger at undgå at arbejde. Det er helt sandsynligt, at de simpelthen har andre opgaver og ansvar, som de har brug for til at fuldføre på daglig basis. Dette gælder især, når du arbejder med kolleger fra forskellige afdelinger.

At tale med din chef for at klarlægge projektets betydning, målene og tidslinjen og kommunikere disse oplysninger med teamet tidligt kan bidrage til at gøre processen flytter glattere og mindre stressende.

Tal med dit team inden du udfører opgaver

Når du har et tværorganisationshold, er det nemt at lave opgaver. Jane fra marketing vil håndtere marketingopgaverne. Karen fra økonomi vil håndtere økonomien. Men selv når ansvaret er klart, skal du først tale med dine teammedlemmer.

Du kan finde ud af, at både Karen og Jane bad om at være på dette hold for at lære mere om andre områder af virksomheden, så når du tildeler dem deres fagområder, kan de blive frustrerede.

Denne samtale er afgørende for at have et godt holdforhold.Selv om du er ansvarlig for det ultimative projektudfald, opnår du ikke gode resultater uden de medarbeider, der er om bord. Kort sagt bemyndige dine holdmedlemmer ved at bede om deres input og deres bekymringer. Når projektet er færdigt og en succes, kan hele holdet være stolt af at vide, at hver enkelt af dem har spillet en aktiv rolle i sin succes.

Dobbelt check med bossen

Hvis du efter at have talt med dine medarbejdere bestemmer, at den eneste måde at udføre denne opgave på er at give opgaver, som en eller flere mennesker vil finde ubehagelige, skal du tale med din chef, inden du udfører opgaverne.

Hvorfor? Du vil sikre dig, at du har den sikkerhedskopiering, du har brug for, og at du ikke har forsømt en mulighed, der vil gøre opgaverne mere opfyldende for holdmedlemmerne.

Tag på mindst én elendig opgave dig selv

Alle kan vide, at du blev valgt til at lede dette hold på grund af din track record for succes, men det er også vigtigt at rulle ærmerne op og komme ind i blandingen af ​​ting.

At tage på noget, der er svært eller ubehageligt, sender meddelelsen om, at du er en del af holdet, og at du bekymrer dig om dine holdkammerater. Uddeling af de ubehagelige opgaver sender meddelelsen, som du mener, du er bedre end dine holdkammerater.

Det betyder ikke, at du skal gøre alle de elendige opgaver. Men sørg for, at de er ret opdelt blandt holdmedlemmer. Det ubehagelige varierer fra hold til hold, men hvert projekt har noget, som ingen ønsker at gøre. Ofte er der mange opgaver, som alle gerne vil undgå. Sørg for, at de er opdelt retfærdigt, og du tager din andel.

Giv hurtig feedback

Husk tilbagemelding er mere end at sige, "godt arbejde" eller "dårligt job" det er "det var et godt stykke arbejde fordi …" og "det viste sig ikke så godt fordi …" Uden fordi sætninger ingen lærer. Og så længe du ønsker at uddele feedback, skal du sørge for at acceptere feedback fra dine medarbejdere.

Igen giver du dem mulighed for at gøre et godt stykke arbejde og minde dem om, at deres succes er din succes, og at du er sammen i dette sammen. Ved at give feedback og lære dem at gøre en opgave, især hvis du har mere erfaring, vil du skabe et positivt arbejdsmiljø.

Hold alle informeret

Som holdleder rapporterer du fremskridt til organisationens ledere og ledende ledere. Sørg for at du tager informationerne fra disse møder tilbage til dit team. Lad din gruppe vide, hvad du vil sige på disse møder.

Giv også alle kredit, især når ros er involveret. Går projektet godt, fordi du er fabelagtig? Nå selvfølgelig, men sig ikke det. Sig, at projektet går godt, fordi holdet er fantastisk. Alle vil vide, at du er en del af holdet.

Men hvad nu hvis projektet går forfærdeligt? Deler du skylden? Ja, men kun privat. Du går individuelt til gruppemedlemmer og arbejder for at hjælpe med at ændre deres retning eller bidrag. Hvis det ikke virker, går du til din chef og løser problemerne.

Hvis du har magt til at fjerne folk fra holdet, er det tid til at gøre det, men hvis du ikke gør det, kan du tale med den person, der gør det. Men uanset hvad du gør, skal du ikke begynde at sladre eller klage over dine teammedlemmer. Det vil ødelægge deres moral og gøre alt værre.

Husk, at et vellykket teamprojekt kan øge din karriere, fremme dit professionelle ry og gøre dit arbejde synligt i din organisation. Resultatet kan være yderligere opgaver eller en forfremmelse.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas er freelance skribent, der tilbragte 10 år i virksomhedernes menneskelige ressourcer, hvor hun hyrede, fyrede, styrede numrene og dobbeltkollerede med advokaterne.