Omkostningsgodtgørelse, når du rejser for erhvervslivet

Omkostningsgodtgørelse er en metode til at betale medarbejderne tilbage, når de bruger deres egne penge, mens de arbejder på virksomhedstid. Disse udgifter indtræder almindeligvis, når en medarbejder er på forretningsrejse.

Rejseudgifter kan omfatte logi, fly, jordtransport, tips til bellhops, måltider og andre hermed forbundne udgifter, som en medarbejder kan opleve under rejsen på arbejde. Andre forretningsomkostninger kan omfatte sådanne ting som at tage kunder eller potentielle medarbejdere til frokost eller middag, købe nødvendige bøger eller andet undervisningsmateriale, som arbejdsgiveren dækker, eller udgifter til kørsel.

Typer af udgifter, som en organisation vil refundere, findes i selskabets forretningsrejser, underholdning og generelle refusionsberettigede omkostninger i medarbejderhåndbogen. I nogle tilfælde er udgifter som renseri og gym medlemskab på udvidede ture dækket. Mens kundeunderholdning på forretningsrejser er en fælles refusionsomkostninger, fastsætter de fleste virksomheder udgiftsgrænser for mad og underholdning.

Hvordan medarbejdere betaler for udgifter

I stigende grad overdrager virksomhederne medarbejdere på lavt til mellemniveau, der ofte rejser med virksomhedskreditkort. I stedet for at betale for udgifter med egne penge, opkræver medarbejdere alle undtagelser og tips til firmaets kreditkort.

Dette er en bekvem tilgang til omkostningsgodtgørelse for medarbejderen, fordi kreditkortregningen dokumenterer de nøjagtige udgifter uden at medarbejderen skal gemme kvitteringer og udfylde rejseudgiftsrapporter.

En anden metode til at betale medarbejdere til forretningsrejseudgifter er med en per diem. Per diem er den forudbestemte dagpenge betalt til medarbejdere for udgifter, der er afholdt under rejsen for erhvervslivet. Disse udgifter kan være til overnatning, måltider, tip, taxa og andre gebyrer for jordtransport.

Udfylde udgiftsrapporten

I både tilfælde af virksomhedens kreditkort brug og kontant betaling vil medarbejderne sandsynligvis være nødt til at udfylde en udgiftsrevisionsrapport, når de vender tilbage fra turen. Med firmaets kreditkort skal de forklare mindre end indlysende gebyrer, der fremgår af kreditkortregningen (som f.eks. Et sene aftenmåltid). De vil også opkræve selskabet for de ekstra hændelser, de har betalt med deres egne penge eller kreditkort.

Når en medarbejder betaler kontant, skal han eller hun oplyse og til enhver tid retfærdiggøre enhver udgift, for hvilken der anmodes om refusion. De fleste virksomheder fastsætter en dato, hvormed der skal indsendes omkostningsreduktionsrapporter, og alle udgifter gennemgås ved regnskabsføring, ligesom erklæringerne fra kreditkortselskabet. Enhver uberettiget udgift, eller dem, der udelukkes af selskabspolitik, refunderes ikke - hvilket medfører problemer for medarbejderen.

Usædvanlige situationer

Lad os sige en salgsrepræsentant tager et kæledyr med dem på en tur og opkræver et hotel kæledyr gebyr til selskabets kreditkort, hævder hotellet ville ikke adskille gebyret og de planlagde at refundere selskabet.

Er det et misbrug af selskabsmidler? Det virker så. Uanset om det er skriftligt eller ej, er det ret klart, at brugen af ​​et firma kreditkort kun skal bruges til virksomhedens udgifter. I nogle tilfælde kan personlig brug af et selskab resultere i opsigelse. Men her er hvad du skal overveje. Gik medarbejderen til regnskab og forklarede problemet, at hotellet ikke var i stand til at adskille kæledyrsafgifterne? Eller blev medarbejderen fanget af en omhyggelig gennemgang af hendes udgifter i regnskabsaflæggelsen?

En anden overvejelse er, at andre medarbejdere tidligere er blevet godtgjort af virksomheden til lignende udgifter? I så fald er disciplinære handlinger ikke i orden. Men hvis firmapolitikken klart siger, at en bestemt udgift ikke er tilladt, og medarbejderen er fanget (ikke direkte), skal HR tage en eller anden form for alvorlig disciplinær handling. Ikke alle forhold er klare. Nogle gange er du nødt til at spørge og lave en smule grave rundt, inden du tager handling.