Skrivefærdigheder - Kommunikation med ord

At skrive smukke prosa og poesi er et talent. At skrive effektivt er imidlertid en færdighed, der kan læres.

Organiser din skrivning

Uanset om du komponerer et notat til din kollega eller en rapport til din chef, bør du bestemme, hvilken information du vil formidle. Sådan gør du det her:

1. Liste hvert element, du skal diskutere i dit notat eller rapport.
2. Sæt dem i rækkefølge - fra de fleste til de mindst vigtige.
3. Skriv et kort resumé af hele dit memo-dette bliver dit første afsnit.
4. Udvid på hvert element, der er angivet i trin 1.
5. Hvis en handling skal træffes af modtageren, angiv det i dit afsluttende afsnit.

Nogle tips

Skriv til dit publikum. Brug simpelt sprog. Du vil ikke have, at læseren har brug for en ordbog til at dechifere, hvad du forsøger at sige. Du bør ikke forsøge at imponere din læser med dit store ordforråd. Chancerne er, at du vil frustrere din læser i stedet. De fleste mennesker jonglerer flere opgaver på samme tid og er interesserede i at modtage kun de nødvendige oplysninger. Du er ansvarlig for at dette sker. I stedet for at sige: "Hans gregarious karakter legitimerer ham som en superlativ kandidat til jobbet," siger "Hans venlighed gør ham til en topkandidat til jobbet."

Hold dig væk fra jargon, kan din læser måske ikke forstå. Hvis dit arbejde er meget teknisk, men den person, du skriver til, ikke er velbevandret i det felt, skal du holde dig til ord, som personen forstår. Hvis du f.eks. Er en webdesigner, vil denne sætning i et notat til din klient, en psykolog, ikke give mening: "Hvad vil du have, jeg skal bruge som BGCOLOR til dit websted: # ADD8E6 eller #FFFFFF?" Enhver dygtig i webside design ved, at dette spørgsmål kan oversættes til "Hvad vil du have, at baggrundsfarven på dit websted er: Lyseblå eller Hvid?" Forvent dog ikke, at din klient er mere bekendt med denne tekniske jargong, end du ville være med hendes diskussion af et psykologisk udtryk som trichotillomania.

Et kliché om dagen holder læseren væk - eller i det mindste gør det ikke ham eller hende huske hvad du siger. Du vil have din skrivning til at være mindeværdig. Fordi vi ofte hører klichéer, bliver vi desensibiliseret til dem. Ordene er så ikke entydigt forbundet med din skrivning. Snarere end at sige "Sæt ikke til i morgen hvad du kan gøre i dag" i et notat til en underordnet, forsøger du at motivere. Du skal blot sige, "Stop procrastinating. Få jobbet nu."

Anvend så vidt muligt den aktive stemme. Den aktive stemme gør din sætning stærkere og normalt kortere. Lad os prøve disse eksempler. Passiv stemme: "Salget steg på grund af det netværk, jeg gjorde." Aktiv stemme: "Mit netværk har øget salget."

Må ikke være overflødig. Det er ikke nødvendigt at sige "kl. 14 om eftermiddagen" eller "den forventede gravide kvinde." At sige "2 pm" eller "2 om eftermiddagen" eller "den forventede kvinde" eller "den gravide kvinde" overfører alt hvad du vil sige og er mindre ordstykke.

Selvfølgelig være opmærksom på grammatik. Brug Strunk og White's Elementer af stil, tilgængelig på internettet. En god ordbog bør være i nærheden, sammen med en tesaurus. En tesaurus giver dig mulighed for at holde din skrivning frisk ved at hjælpe dig med at finde en række forskellige ord at bruge. Mange af disse ressourcer er tilgængelige online.

Korrekturlæsning er en af ​​de vigtigste ting, du kan gøre. Da du sandsynligvis gør det meste af din skrivning på en computer, har du adgang til automatiserede stave- og grammatikbrikker. Pas på, men nogle ord, der bruges i den forkerte sammenhæng, kan blive savnet af computerbaserede stavekontroller. F.eks. Vil sætningen "Til medarbejdere deltog i møder, der to lærte om gnu-softwaren", passere gennem stavekontrollen, uden at der opdages stavefejl. Har en anden korrekturlæse dit dokument, hvis det er muligt.

Hvis tiden tillader det, skal du sætte din sammensætning væk og korrekturlæse den senere, eller endnu bedre, den næste dag.