Hvordan Chunking forbedrer arbejds effektivitet og produktivitet

Som ledere bruger vi for meget af vores dag på at forsøge at passe mere arbejde på mindre tid. Et fælles svar for overarbejdede fagfolk på alle niveauer er at forsøge at multitask ved at udføre flere aktiviteter på samme tid. Problemet er, at multitasking ikke virker.

Hvorfor multitasking er ikke den mest effektive metode til at arbejde produktivitet

For eksempel forestil dig, at når du børster dine tænder om morgenen, begynder du at tænke på dagsordenen for et stort møde senere på dagen. Det tager ikke meget af din hjernes forarbejdningseffekt at pusse tænderne, og du kan faktisk koncentrere dig på dagsordenen, mens du mekanisk håndterer din morgen tænder rengøringsopgave.

Men hvad med to opgaver, der kræver mere af din hjernes kapacitet? Du taler muligvis i telefonen, mens du forbereder morgenmad. Du kan få begge opgaver udført korrekt, men muligheden for fejl på grund af bortfald i opmærksomhed er stor.

Chunking som et alternativ til multitasking

"Chunking" beskriver, hvordan menneskelig hukommelsesudnyttelse virker. Det er vigtigt at huske dette koncept, da vi ser på at udføre flere opgaver samtidigt. Vi skifter faktisk mellem dem i stedet for at gøre dem på samme tid (selvom der i tilfælde af børstning af tænderne kan det virke som om de er samtidige).

Forestil dig at du er i telefonen, når nogen går ind på dit kontor. De beder om dit råd eller en hurtig beslutning om et problem. Du holder op med at lytte til personen på telefonen kort, scanne noten foran dig, beskrive et svar og gå tilbage til telefonopkaldet. Du har ikke foretaget de to aktiviteter (telefonopkald og personlig samtale) på samme tid.

Du har faktisk gjort tre opgaver i rækkefølge; startede telefonopkaldet, havde den personlige samtale og derefter genoptaget telefonopkaldet. Ligesom i morgeneksemplet ovenfor kunne du have fået dem begge gjort bedre, og i mindre samlet tid, hvis du havde gjort dem ene efter hinanden i stedet for på samme tid. Årsagen er, at når du begynder hver opgave, skal du fokusere på det og komme i gang.

Hvorfor starttiden i multitasking er ineffektiv

Da du startede telefonopkaldet, måtte du tænke over det, finde telefonnummeret og foretage opkaldet. Da du blev afbrudt, måtte du finde ud af, hvad personen ønskede fra dig for at kunne give dem en beslutning. Endelig, da du genoptog telefonopkaldet, måtte du huske, hvor du slap af. Du har måske endda måttet sige, "Ups, undskyld, nogen gik ind. Hvad sagde du?"

Jo flere starter og stopper du gør i løbet af dagen, jo flere af disse tidskrævende opstartstrin du har. Disse øjeblikke er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport til at forberede, er start-up-momentet sandsynligvis ret kort sammenlignet med det for rapporten, du kun gør kvartalsvis. Men hvis du forbereder rapporten og bliver afbrudt, har du næsten samme tid til opstart hver gang.

Lad os sige, for eksempel kan du skrive en rapport om 30 minutter uden afbrydelser. Det kan imidlertid tage flere timer, hvis uplanlagte opgaver og afbrydelser dukker op hele dagen. Denne betydelige forsinkelse kommer ofte ikke så meget fra de faktiske afbrydelser som den tid det tager at genstarte rapporten igen og igen.

Hvorfor skal du prøve at smelte i stedet for multitasking

Okay, nogle gange skal du multitask. Dit job kan være operationelt som min, så hvad er bedre end multitasking? Chunking er bedre.

Chunking er begrebet at opdele din dag i større klumper i stedet for at reagere på konstante afbrydelser. Jo flere tidspunkter du kan bruge til bestemte opgaver, jo færre opstartsmomenter, du får, og din effektivitet forbedres i rimeligt omfang. Da du ikke bruger så meget tid i start-up-øjeblikke, får du mere tid, og du bliver mere færdig. Som en bonus, da du vil være i stand til at fokusere på den enkelte opgave ved hånden, vil du gøre det bedre.

Som sidebar har projektlederne for længe siden regnet ud kraften i denne teknik og skabt deres egen version af "chunking" via arbejdsopdelingen struktur proces.

Sådan kommer du i gang med chunking på arbejdspladsen

Så hvordan kan du starte chunking?

• Start lille, indtil du får følelsen af ​​det. Vælg en enkelt opgave, måske din ugentlige rapport.
• Sæt de 30 minutter, du ved, det tager.
• Luk din dør eller sæt et tegn på, der læser "Genius på arbejde" eller sådan noget og koncentrere dig om rapporten og ikke andet end rapporten.
• Ignorer telefonen.
• Undersøg ikke e-mail.
• Skriv bare rapporten.

Forsøg det samme med telefonopkald, medarbejdermøder og andre regelmæssige aktiviteter. Fokus, klap dine dage ud, og efter nogle få ugers praksis vil du føle og være mere effektiv.

Bundlinjen

Spild ikke så meget af din tid på at forsøge at gøre flere opgaver. I stedet gør dig mere effektiv og mere produktiv ved at chunking. Mens begrebet er akavet, er konceptet effektivt.

Opdateret af Art Petty