Sporing af dit projekt uden gantt diagrammer

Gantt-diagrammer er et fantastisk og yderst nyttigt værktøj til sporing og koordinering af alle de små trin, der går ind i et stort projekt, men de kan hurtigt blive overvældende og rodet, især for folk der ikke kan læse dem. Prøv at bruge et Gantt-diagram til at forklare dine fremskridt til en klient eller en kollega i en anden afdeling, og du kan have ret udfordringen på dine hænder.

Dette er ikke den eneste udfordring Gantt-diagrammer til stede. Dataene i et Gantt-diagram kræver typisk speciel software til visning og redigering, og udskrivning er næsten altid en udfordring. Endvidere vil du nogle gange kun fokusere på en lille del af et projekt uden at blive overvældet af alle de yderligere oplysninger.

Mens Gantt-diagrammer er en fantastisk løsning, er de ikke den eneste. Når du skal se på en mindre stikprøve af oplysningerne, eller du skal præsentere en forenklet version eller en del af informationen i en situation, hvor et Gantt-diagram ikke ville være praktisk, er her fem alternativer, du kan bruge i stedet.

Opgavelister

Alle i erhvervslivet skal være fortrolige og komfortable med en grundlæggende opgaveliste. Faktisk er organiseret en af ​​de bedste færdigheder for en projektleder.

En opgaveliste tager opgavelisten til næste niveau. Med en opgaveliste kan du tilføje yderligere kolonner for at vise, hvem der skal udfylde hver opgave, opgavens status, start- og slutdatoer og sandsynligheden for, at opgaven vil blive afsluttet til tiden. Du kan endda tilføje afkrydsningsfelter til dine teammedlemmer for at kontrollere, om elementer er færdige.

Regneark

Et forenklet diagram på et regneark er et andet alternativ. Du kan stadig liste opgaver langs venstre side, og du kan stadig skygge søjler for at vise dit niveau for fremskridt og de forventede start- og slutdatoer for opgaverne.

Regneark kan være tidskrævende at lave og tidsintensive at opdatere, så du vil ikke bruge dem som din samlede projektstyringsløsning. For en enkel engangsrapport for en klient eller en administrator kan et forenklet regneark imidlertid visuelt udforme projektet på en måde, der er

let at forklare og forstå. Det er også en god mulighed for at følge projektets fremskridt.

Flow Diagrams

Flowdiagrammer eller netværksdiagrammer viser projektopgaverne i den rækkefølge, de skal udfyldes. Flowdiagrammer kan være så enkle eller komplekse, som du gerne vil. For eksempel kan du eller måske ikke liste oplysninger såsom start- og slutdato for hvert trin, opgaveidentifikationsnummer eller

stedet. Husk at at tilføje for meget information kan gøre disse kort svære at læse.

Mens mange mennesker finder flowdiagrammer lettere at læse og forstå end Gantt-diagrammer, kan det være en besvær at gøre dem. Desuden er de ofte uhensigtsmæssige for store og komplekse problemer. Flow diagrammer er bedst til at præsentere enkle projekter med opgaver, der naturligt skrider frem fra en til

det næste, men bør ikke bruges som et langsigtet værktøj eller til alt for komplekse projekter.

Kanban Boards

Har dit projekt et stort antal trin, der ikke nødvendigvis skal udføres i rækkefølge? Har du flere personer, der arbejder med det samme projekt, eller opgaverne opdateres ofte? I så fald kan Kanban tilbyde den ideelle løsning til dig. (Find ud af mere om hvordan Kanban arbejder i projektledelse.)

Med et Kanban-kort er hver projektopgave skrevet på en notat og placeret i den relevante kolonne, f.eks. "At gøre", "i gang" eller "færdig". Når hver opgave er fuldført, flyttes den tilsvarende notat over hele linjen, indtil alle noterne er i "udført" kolonnen.

Dette organisationssystem er meget nemt at forstå og ændre hurtigt, men det er ikke meget bærbart, og du skal være forsigtig med at ingen af ​​noterne falder og går tabt.

Statusrapporter

Gantt-diagrammer er fremragende værktøjer til at spore dine projekter, ikke nødvendigvis for at kommunikere det. Hvis alt du skal gøre er at kommunikere dine fremskridt med en klient, din projektsponsor eller andre teammedlemmer, kan en statusrapport være din bedste løsning. Derudover vil mange programstyringsprogrammer skabe enkle, letforståelige statusrapporter med blot et par klik med musen, hvilket sparer dig værdifuld tid og energi.

Gantt-diagrammer er meget praktiske til at spore alle de opgaver, der går i et stort projekt, men de er ikke altid de bedste til at kommunikere disse oplysninger med andre, især dem, der ikke er vant til at læse dem.

Du har flere andre alternativer. Prøv en af ​​disse fem Gantt-diagramalternativer selv. Du kan blive glædeligt overrasket over, hvor meget tid du kan spare.