De 9 væsentlige ting i dit Gantt-diagram

Selvom en simpel opgaveliste kan være tilstrækkelig til at fuldføre små projekter rundt i huset, når det kommer til projektledelse, er det normalt nødvendigt med en mere detaljeret handlingsplan. En af de mest populære og praktiske måder at styre timingen på alle opgaver i et projekt er at bruge et Gantt-diagram.

Et Gantt-diagram

Et Gantt-diagram er et diagram, der viser alle de forskellige underopgaver af et projekt, og hvordan de vedrører hinanden med hensyn til tid. Det er en måde at vise din projektplan på, og det hjælper med at få arbejdet udført til tiden. Det viser alle de opgaver, der skal udføres, hvor lang tid hver opgave forventes at tage, tidsrammerne for de enkelte opgaver, der skal udfyldes, og forholdet mellem forskellige opgaver. På denne måde bliver alt gjort på skema, og du spilder aldrig tid på at vente på, at en opgave skal udfyldes, som allerede skulle have været gjort.

Her er ni centrale komponenter i Gantt-diagrammer.

Datoer vises øverst

En af hovedkomponenterne i et Gantt-diagram gør det muligt for projektledere at se ikke kun, når hele projektet begynder og slutter, men også når hver opgave finder sted.

Opgaver er listet ned på venstre side

Store projekter består altid af et stort antal underopgaver. Et Gantt-diagram hjælper projektledere med at holde styr på alle underopgaver i et projekt, så intet glemmes eller forsinkes.

Barer bruges til at repræsentere tidsrammen Hver opgave forventes at tage

Når underopgaverne er blevet opført, bruges stænger til at vise nøjagtigt, når hver underopgave skal finde sted. Dette hjælper med at sikre, at hver underopgave udføres på skema, så hele projektet vil blive afsluttet til tiden.

Da Gantt-diagrammer oprindeligt blev udviklet, blev de skrevet for hånd, hvilket gjorde at skifte eller ajourføre diagrammet arbejdskrævende. Heldigvis kan projektledere med dagens nuværende projektstyringssoftware nemt tilføje, trække og ændre opgaver uden at skulle tilpasse hele diagrammet manuelt.

Milepæle vises som diamanter

Milepæle er de opgaver, der er afgørende for et projekts gennemførelse og succes. I modsætning til de mindre detaljer, som også skal gøres, giver fuldførelsen af ​​en milepæl en følelse af tilfredshed og fremadrettet bevægelse. På et Gantt-diagram vises milepæle som diamanter (eller nogle gange en anden form) i slutningen af ​​en bestemt proceslinje.

Afhængigheder er angivet af små pile

Mens nogle af dine opgaver kan gøres til enhver tid, skal andre udfyldes før eller efter en anden underopgave kan begynde eller slutte. Disse afhængigheder er angivet med små pile mellem opgavelinjerne på et Gantt-diagram.

Fremskridt er vist ved skygger på opgaverne

Mens mange underopgaver kan gennemføres ret hurtigt, vil der være mange gange, når du vil se et overblik præcis, hvordan dit projekt kommer sammen. Dette kan opnås ved at skygge opgaverne for at repræsentere den del af hver opgave, der allerede er gennemført.

En vertikal linjemarkør viser nuværende dato

En anden måde at se projektets proces på et overblik angiver en lodret linjemarkør den aktuelle dato på diagrammet. Det hjælper dig med at styre din tid effektivt, som du hurtigt kan se, hvor meget du har tilbage til at gøre, og se om du er på rette spor for at fuldføre projektet til tiden.

Opgave ID identificerer

I dagens hurtige forretningsverden har du sandsynligvis flere opgaver på samme tid. Inkluderet opgave-id'et på Gantt-diagrammet hjælper alle involverede til hurtigt at identificere den opgave, du taler om.

Ressourcer er tildelt og identificeret

Selvom ikke alle Gantt-diagrammer viser navnene på de mennesker, der vil arbejde på det, hvis dit projekt vil blive gennemført af en række individer, notering navne og de opgaver, der er tildelt dem, kan være utrolig hjælpsomme.

Når du styrer et projekt, skal du sørge for at alle de enkelte opgaver gennemføres rettidigt og effektivt. Et Gantt diagram vil hjælpe dig med at gøre netop det.