Fordele og ulemper ved 3 projektorganisatoriske strukturer

Den måde, din organisation er struktureret på, påvirker, hvordan du styrer og kører projekter. Det kan også påvirke, hvor meget myndighed og når dig, skal gøre dit job som projektleder.

Der er tre fælles organisationsstrukturer, og projektledere arbejder i dem alle: funktionel, projekt og matrix. Lad os se på fordele og ulemper ved hver, så du ved, hvad du er imod, når du tilmelder dig en ny struktur.

Funktionel organisationsstruktur

I en funktionel organisationsstruktur arbejder projektlederen og alle ressourcerne i samme virksomhedsafdeling som salgs- og marketingafdelingen. Generelt har den funktionelle leder mere myndighed end projektlederen.

Fordele

Den funktionelle struktur giver dig den mindste strøm som projektleder, men tilbyder mange andre fordele:

• Det fungerer godt for små hold og små projekter, fordi funktionen har fuld kontrol over teammedlemmerne og andre nødvendige ressourcer.
• Du kan nemt få adgang til de eksperter, du har brug for, fordi de er i samme funktionelle område.
• Det er hurtigt at få alle sammen til at løse problemer i forbindelse med projektet.
• Du kan begrænse de projektkommunikationsværktøjer, du skal bruge, fordi holdet er relativt lille og simpelt.
• Du får ofte entusiastiske holdmedlemmer, der er ivrige efter at arbejde på projektet, fordi det giver dem karrieremuligheder. Projektarbejde kan være en fantastisk måde at motivere dit team på.

• Hvis du overdrager projektet til et funktionelt team, bliver det det funktionelle team du arbejder i, hvilket kan gøre det lettere at lukke et projekt.

Ulemper

Selv om denne struktur har mange fordele, overvej også nogle ulemper:

• Arbejdet foregår i en silo, hvilket kan betyde, at du ikke har adgang til personer uden for din funktionelle afdeling.
• Mennesker på projektgruppen kan være mere loyale over for deres afdeling eller teamleder end til deres arbejde på projektet, hvilket kan skabe konflikter.
• Et stort projekt kan ende med en funktionel projektleder for hver funktion. Det kan medføre, at arbejde falder gennem revnerne, hvis alle projektledere ikke arbejder harmonisk sammen.
• Funktionelt arbejde kan isolere, fordi du ikke har mulighed for at arbejde bredt sammen med virksomheden. At opretholde et strategisk fokus kan være sværere.

Projekt Organisationsstruktur

Dedikerede hold er sat sammen for at arbejde på projekter i en projektorganisationsstruktur. Projektlederen har sandsynligvis ledelsesansvar for projektgruppemedlemmerne. Eksempler på dette vil omfatte store byggebyggerier, men også virksomhedernes initiativer, som kræver et dedikeret team. Projektlederen har den ultimative myndighed, der rapporterer til projektsponsor og projektstyrelsen. Individer på teamwork direkte til projektlederen.

Fordele

Den oplagte fordel ved en projektstruktur er, at du har mere kontrol over holdet, men også andre fordele er på plads.

• Hold kan have en stærk følelse af identitet. Det er den nemmeste struktur inden for at skabe en stærk holdkultur.
• Hele holdet er fokuseret på holdets mål, så loyalitetskonflikt eksisterer med dagjobbet for de mennesker, der arbejder på projektet. Deres dag job er projektet.
• Ressourcer er dedikeret til projektet, så det er meget lettere at planlægge arbejdet. Du ved, hvornår holdmedlemmerne er tilgængelige, og der er ingen risiko for, at de vil blive trukket med kort varsel til forretningsmæssigt arbejde for en anden leder.

• Projekter i denne struktur er gode miljøer til forbedring af dine projektledelsesevner samt flere tekniske lederskabsfærdigheder.

Ulemper

Projektstrukturen er den nemmeste at arbejde med, men har stadig nogle ulemper.

• At have et hold dedikeret til et projekt er et dyrt engagement. Det har tendens til kun at være en mulighed for store projekter.
• Hvis du fjerner folk fra deres funktionelle job, kan det være svært at gå tilbage, især hvis projektet er lang. Projektarbejdet strækker sig og vender tilbage til det, du gjorde før en periode, der arbejder i et tværfagligt miljø på et nyt udfordrende projekt, ikke er et attraktivt perspektiv for mange mennesker. At styre teamets overgang, når du lukker et projekt bliver endnu vigtigere.

• Nogle gange lukning af et projekt kan betyde, at du taber dit job, hvis virksomheden er gået videre, og en anden rolle er ikke tilgængelig for dig.
• Af deres karakter suger dedikerede hold ressourcer til at arbejde på kun én ting. De kan begrænse antallet af projekter, virksomheden kan gøre på et enkelt tidspunkt, især når forskellige projekter kræver samme færdigheder.
• Projektledere i denne type struktur gør også linjeledelsen til deres hold, hvilket betyder at bruge tid og kræfter på menneskelige ressourcer, som du ikke behøver at gøre i andre strukturer. Hvis du nyder dette element i at arbejde med mennesker, kan denne faktor være en fordel.

Matrix organisationsstruktur

Den tredje mulighed er en matrixstruktur. Ressourcer deles på tværs af både business-as-usual arbejde og projektarbejde. Det kan betyde at have to ledere eller "stiplede linjer" ansvar til en projektleder samt til teamlederen. Den funktionelle ledelsesstruktur er normalt på plads først, og projektlederen tager den stiplede linje.

Denne struktur splitter magt og autoritet mellem funktionel eller division hold manager og projektleder. Du skal bruge dine forhandlingsfærdigheder til deres fulde kraft.

Fordele

Matrixstrukturer er meget almindelige, fordi de tillader ledere at gøre fleksible valg med, hvordan folk bruger deres tid. Du vil sandsynligvis arbejde i et matrix miljø på et tidspunkt i din karriere. Fordelene ved denne struktur er som følger:

• Ressourcer bruges effektivt og kan flytte rundt mellem projekter efter behov.
• Du kan arbejde på mange forskellige ting, nogle gange parallelt - selvom dette punkt kan hævdes som en ulempe også.
• Hold og enkeltpersoner kan være meget lydhør. Hvis et nyt projekt kommer sammen, der skal prioriteres, er det nemt nok at pivotere og pludselig fokusere på noget andet. Du kan ikke gøre det nemt i en projektstruktur, som tager længere tid at løsne og omgruppere.
• Strukturen kræver, at alle bruger den samme projektledelses livscyklus og metode, så det er let at flytte mellem projekter. Folk kan deltage i et projektteam med relativt lidt onboarding, når terminologien og processerne er fælles.

Ulemper

Som med alle opsætninger har denne også sine faldgruber. På trods af at det er en fælles struktur, har ikke mange moderne arbejdspladser sprængt problemerne med overbelastning. At give individer for meget at gøre kan være nemt, hvis du ikke har systemer til rådighed til at styre og overvåge hele deres arbejdsbyrde. Andre ulemper er som følger:

• Konflikten mellem projekter er fælles, fordi du måske kæmper for de samme ressourcer som et andet projekt.
• Det andet projekt kunne have indskrænket de bedste ressourcer - de mest hensigtsmæssige mennesker med de rigtige færdigheder - eller deres linjeleder måske ikke gør dem tilgængelige for projektarbejde.
• Der kan være en vis konflikt mellem business-as-usual opgaver og projektarbejde for enkeltpersoner, især når begge ledere giver dem forskellige prioriteter.
• Ressourcer kan have en konflikt om, hvilken udviklingsvej de tager for deres fremtidige karriere. Selv om du måske ved, at du vil være i projektledelse, kan du have mulighed for at gå videre til en mere senior funktionel rolle eller en mere projektorienteret rolle. Men det er en god ting at have mange karrieremuligheder, selvom det gør vanskelige beslutninger.

En organisationsstruktur, som virker perfekt til alt det forretningsmæssige arbejde, arbejder ikke altid for projekter, og du skal klare det miljø, du arbejder i. At få nogle erfaringer i hver af disse strukturer er en god ide, så du kan opleve dem førstehånds. Det vil hjælpe dig med at bestemme hvilken miljø der passer dig bedst og passer til dine evner og præferencer. Derefter kan du træffe et informeret valg, hvis du har chancen for at bestemme dit fremtidige arbejdsmiljø.

At forstå fordelene og ulemperne ved hver projekts organisationsstruktur giver dig en chance for at finde ud af, hvor bedst du kan bruge din tid og indflydelse for at få mest muligt ud af dit team og hjælpe dit projekt med at afslutte med succes.