Fordele og ulemper ved at bringe din egen enhed (BYOD) politik

A Bring Your Own Device (BYOD) Politikken er et problem for nu og for fremtiden. Før dagene med smartphones og bærbare computere var ideen om, at du ville bede en medarbejder om at medbringe eget udstyr til arbejde, latterligt. ("Vi vil gerne tilbyde dig job som sekretær, Miss Jones, men giv venligst din egen skrivemaskine til arbejde.")

Men i dag har alle en iPhone i deres lommer og en bærbar computer på deres skrivebord, så mange forretningsledere tænker på, hvorfor de skal betale for en telefon eller laptop, når medarbejderne allerede har dem? Derfor finder du, at du får din egen enhed.

Hvis du tænker på at implementere en BYOD-politik, skal du tænke på fordele og ulemper. Her er fordele og ulemper for dig at overveje, når du tænker på den bedste retning for din virksomhed.

Fordele af en BYOD-politik

Koste: Du vil opdage, at omkostningerne ved at købe telefoner og bærbare computere til hver medarbejder er himmelhøje. Hvis du beder medarbejderne om at bringe deres egne, sparer du en bogstavelig formue. Du kan løbe ind i en medarbejder, der ikke ejer en smartphone, men de fleste mennesker allerede gør det.

En nylig undersøgelse fra Pew Research fandt, at 77 procent af de amerikanske voksne allerede ejer en smartphone, hvor 92 procent af de 18-29-årige ejer en.

Bekvemmelighed:Medarbejdere kan holde en telefon i deres lommer og behøver ikke bekymre sig om at tage sig af to enheder. Arbejds-e-mail, hjemme e-mail, er alle sammen. Du ved, at du altid kan nå dine medarbejdere, fordi de altid har telefonen med dem.

Hver medarbejder kan lide deres eget udstyr:Hvis John kan lide iPhones og Jane kan lide Androids, kan begge gerne bruge deres foretrukne system. De behøver ikke at lære nye systemer. Ofte, hvis din virksomhed betaler at installere Microsoft Office eller Photoshop eller den software, som medarbejderen har brug for til arbejde på en medarbejders personlige bærbare computer, er medarbejderen også glad for at have softwaren til personlig arbejde.

Medarbejderen har ingen læringskurve for nyt udstyr, fordi medarbejderen allerede forstår, hvordan man bruger deres egne elektroniske enheder. De kan hoppe ind på dag et for øjeblikkelig produktivitet.

Aktuelt teknologi: Det er en enorm udgift for ethvert firma at opdatere udstyr, men medarbejderne er ofte mere motiverede til at betale for at erstatte deres telefon eller laptop med den nyeste tilgængelige enhed. Dette er en velsignelse for din virksomhed, da udstyret opdateres hurtigere end det ville, hvis virksomheden måtte betale for det.

En ejendomsfølelse: Hvis du mister din virksomheds telefon, er det en smerte, men virksomheden vil give dig en ny. Hvis du mister din egen telefon, slutter verden. Derfor er medarbejderne mere tilbøjelige til at holde styr på deres udstyr, fordi det rent faktisk tilhører dem. De taber ikke bare et stykke plastik - de mister deres fotos, deres minder, og hvad kan føles som deres højre arm.

Ulemper ved en BYOD-politik

It support: Hvis hver medarbejder har en standard problemcomputer, tablet og telefon, er det lettere for it-afdelingen at understøtte og reparere enhederne. Hvis alle har deres egne, kan det blive komplekst at holde elektronikken i funktion. Hvis du har brug for at installere brugerdefineret software, vil den fungere på alles udstyr? Hvad hvis Jane ikke er villig til at opdatere sin bærbare computer? Hvad hvis John ønsker at køre Linux, mens alle andre kører Windows?

Sikkerhed: Hvilken type data genererer og bruger din organisation? Det er nemt at stille regler om, hvordan medarbejdere skal bruge virksomhedens enheder, men det er ikke helt så nemt at fortælle dine medarbejdere, at de ikke kan lade deres 13-årige skrive et skolepapir på deres egen bærbare computer. Hvad skal du gøre for at sikre, at dine virksomhedsoplysninger holdes sikre?

Hvad sker der, når en medarbejder forlader din beskæftigelse? Du vil fjerne fortrolige oplysninger fra enhver medarbejder enhed, når de forlader virksomheden. Men du vil ikke slette deres personlige oplysninger. Ingen er glad, hvis du siger: "Det er nødvendigt at slette alle dine fotos og dokumenter fra computeren for at sikre, at du ikke tager fortrolige oplysninger."

Du skal bestemme, hvordan du sikrer dine fortrolige oplysninger, før en medarbejder indvilliger i at bruge sit udstyr til arbejde. Sørg for, at du klart fra begyndelsen angiver, hvad du vil gøre med klassificerede oplysninger på enheden, eller du får problemer, når en medarbejder forlader.

Hvad sker der med et telefonnummer, når en medarbejder forlader? Hvis Jane er en sælger, der bruger sit personlige telefonnummer til arbejdsformål, når hun afslutter og bevæger sig til din konkurrent, har alle sine kunder stadig hendes telefonnummer i deres optegnelser.

Når de ringer, svarer hun, og Jane vil have en meget lettere tid til at flytte disse kunder til sit nye firma. Selvom Jane underskrev en konkurrenceaftale, hvis kunderne kommer til Jane, kan du ikke lovligt stoppe dem. Så længe Jane ikke forfølger kunderne, er hun klar.

Konklusioner om BYOD-politikker

Er en BYOD-politik ret til din virksomhed? En BYOD-politik kan virke godt for din virksomhed. Men gør ikke beslutningen baseret udelukkende på bekvemmelighed og omkostningsfaktorer. Tænk på, hvordan en BYOD-politik vil påvirke din virksomhed og tænke på, hvad dine medarbejdere vil have.

Se fremtiden og tag beslutninger om hvordan man håndterer enhederne, når en medarbejder forlader din organisation. En BYOD-politik kan hjælpe med at sætte din forretning op for succes - især for små virksomheder - men der er bestemte ulemper, du skal identificere og styre.

--------------------------------------

Suzanne Lucas er en freelance journalist med speciale i Human Resources. Suzannes arbejde er blevet præsenteret på notater publikationer, herunder Forbes, CBS, Business Inside r og Yahoo.