Brug af organisationsdiagrammer som et styringsværktøj

Organisationskort eller Org-diagrammer for kort er brugt til at vise folk den påtænkte struktur i en organisation. Denne "formelle" organisation skal afspejle virksomhedens magtstruktur. Nogle gange tjener Org Charts kun for at forvirre folk om, hvad strukturen virkelig er. Dette er normalt ikke tilsigtet, men snarere afspejler de involverede personers forvirring.

Det er dog også muligt at bruge et Org Chart som et styringsværktøj for at fremme opfyldelsen af ​​din organisations mål. Vi vil undersøge typiske eksempler på "standard" Org Charts. Vi vil se på forvirrende Org Charts. Endelig vil vi diskutere brugen af ​​Org Chart som et styringsværktøj.

"Standard" Organisationskort

Standard Org Charts bruges typisk til at vise folk den påtænkte struktur i organisationen. Denne "formelle" organisation skal afspejle virksomhedens magtstruktur. Ofte afspejler det kun ansvarstrukturen. Den virkelige kraft i organisationen følger ofte kommunikationslinjer i stedet for linjer i Org-diagrammet.

Kortene er typisk pyramideformede. De viser den ansvarlige øverst. Nedenfor er klyngede underordnede, normalt i trinvis mindre kasser. Normalt opfattes personer, der er vist på samme horisontale niveau i Org-diagrammet, for at være "jævnaldrende" inden for organisationen.

Dette Org-diagram af Imperial College's Department of Computing (DOC) er typisk for pyramiddiagrammet. Afdelingslederen har fem direktører, som rapporterer direkte til ham, plus en vicedirektør og en søgningskomité. Hver direktør har deres direkte rapporter vist i de grønne ovaler under deres udvalg.

Forvirrende organisationsdiagrammer

Sommetider kan Org Charts forvirre folk om, hvad strukturen virkelig er. Dette er normalt ikke tilsigtet, men afspejler snarere de involverede personers forvirring. Hvis du er usikker på gruppens funktionelle relationer, eller hvis de ofte ændrer sig, er det næsten umuligt at skitsere dem korrekt.

Måske er det mest almindelige sted at finde forvirrende Org Charts i den amerikanske føderale regering. Org-diagrammet til Oak Ridge National Laboratory's Computer Science & Mathematics Division giver ikke hurtigt en forståelse af organisationens struktur. Det ser ud til at antage, at elleve funktioner rapporterer direkte til direktøren.

Mens kontrollens spænding (antallet af direkte rapporter, som en leder effektivt kan overvåge) varierer betydeligt, finder vi det svært at tro, at dette er en optimalt fungerende organisation. Nogle af funktionernes ledere er sandsynligvis "mere lige". Hvis vi skulle kortlægge kommunikationsflowet i denne organisation og den tid, hver underordnede brugt med direktøren, ville nogle af de direkte rapporter sandsynligvis skulle omklassificeres som underordnede af andre funktioner.

Organisationskort som et styringsværktøj

Org Charts er normalt en reaktiv, snarere end en proaktiv enhed. Vi har oprettet en organisation eller tilladt en til at udvikle sig, og den er vokset. Det er ikke længere klart for folket i organisationen eller for de mennesker, som de interagerer med, hvem der er ansvarlig for hvad. Så udarbejder vi en masse kasser og linjer for at vise alle, der gør hvad. Derefter tilføjer vi stiplede linjer og lignende kunstige apparater for at vise, at det, vi først tegner, er ikke rigtig altid tilfældet.

En bedre mulighed er imidlertid at lave et Org-diagram, der afspejler, hvor du vil, at organisationen skal gå, snarere end blot afspejler, hvordan det er nu. Hvis du vil have en flad, vandret organisation, skal du tegne Org-diagrammet på den måde. Vis at seks eller otte (eller endda elleve som vi så ovenfor) ledere rapporterer til VP. Vis at alle ti programmører rapporterer direkte til projektlederen.

Hvis din organisation er afhængig af kvalitetskredse eller produktionshold for at nå sit mission, skal du vise det i dit Org-diagram. Træng ikke til at holde fast i vandrette grupperinger og lodrette linjer. Hvis dine medarbejdere vil forstå deres roller tydeligere, kan du bruge cirkler, omvendte trekanter eller hvad du ellers har brug for.

Der er mange softwareprodukter på markedet, der hjælper dig med at vise, hvordan du vil have din organisation til at fungere. OrgPlus er et eksempel på de typer værktøjer, der kan bruges til at afklare mange aspekter af virksomheden, herunder Org Charts.

Måden den skal gøres

Nedenstående eksempel er en repræsentation af et Org Chart, som imponerede mig meget. Det blev frigivet til at indvarsle en ny æra for et firma, der krævede kreativ, ny handling fra alle sine medarbejdere.

Det viser tydeligt den flade vandrette struktur, der har til formål at fremme kommunikation og innovation. Det viser tydeligt holdet dannet af de to øverste officerer, hvilket tyder på, hvad medarbejderne forventes at gøre. Alligevel bevarer den de utvetydige linjer for det endelige ansvar. Præsidenten leder klart selskabet, men alle andre ved, at de skal gøre deres del for at lykkes.

Måden et Org-diagram burde være

Det er stadig for tidligt at fortælle, om dette Org-diagram vil have den ønskede virkning. Det har været på plads kun et par uger. Virksomhedsofficerer har dog klart brugt det som et effektivt styringsværktøj til at hjælpe med at drive deres organisation mod sine nye mål.