Grundlæggende ledelsesfærdigheder for begyndere

Niveau 1 i Management Skills Pyramid viser de grundlæggende færdigheder, som en begynder manager skal mestre. Det er grundlaget for ledelsesevner-pyramiden, som viser de færdigheder, som en leder skal beherske for at være succesfuld og viser, hvordan disse ledelsesmæssige færdigheder bygger på hinanden mod succes.

Grundlæggende ledelsesfærdigheder

Der er fire grundlæggende ledelsesevner, som alle skal beherske for at få succes i et ledelsesjob. Disse fire grundlæggende færdigheder er atplanlægge, organisere, direkte og kontrollere og diskuteres separat detaljeret nedenfor.

Plan

Planlægning er det første og vigtigste skridt i enhver ledelsesopgave. Det er også den mest oversete eller med vilje overskredet trin. Mens mængden af ​​planlægning og det ønskede detaljer vil variere fra opgave til opgave, er det at invitere sikker katastrofe med undtagelse af blind held at springe over. Det er det, der giver os adage af 6 P'erne for planlægning (eller 7 P'er afhængigt af hvordan du tæller).

Selv om de fleste mennesker forbinder begrebet planlægning med generel forretningsplanlægning, er der også forskellige niveauer af planlægning:

• Strategisk planlægning
• Taktisk planlægning
• Operationel planlægning

Og der er forskellige former for planlægning:

• Katastrofeplanlægning
• Succession Planlægning
• Kriseplanlægning
• Kompensationsplanlægning

Organisere

En leder skal kunne organisere teams, opgaver og projekter for at få holdets arbejde udført på den mest effektive og effektive måde. Som en startleder kan du organisere et lille arbejdsteam eller et projektteam. De samme færdigheder vil blive påkrævet senere i din karriere, når du skal organisere en afdeling eller en ny afdeling af virksomheden.

Det er klart, at der er mange overlapninger mellem planlægning af arbejdet og organisering af arbejdet. Hvor planlægningen fokuserer på, hvad der skal gøres, er organisationen mere operationel og mere fokuseret på, hvordan man får arbejdet bedst.

Når du organiserer arbejdet, skal du:

• fastlægge de roller, der er nødvendige
• tildele opgaver til rollerne
• bestemme den bedste ressource (personer eller udstyr) til rollen
• få ressourcerne og allokere dem til rollerne
• tildele ressourcer til roller og delegere myndighed og ansvar for dem.

Uanset om du er blevet tildelt et lille team eller et projekt til at klare, skal startledere også kunne organisere kontorer og datasystemer.

Du kan muligvis ikke fysisk flytte folk rundt for at få dit hold sammen, men du bør overveje det. På den anden side må du muligvis flytte flere personer ind i et lille rum, og du bliver nødt til at organisere ting, så holdet kan fungere effektivt inden for dette rum. Senere i din karriere kan du blive nødt til at organisere et kontor for at rumme hold fra flere forskellige afdelinger og deres specifikke behov.

Du skal også kunne organisere alle de systemer, der skal håndtere de data, som dit team skal indsamle eller distribuere. Disse dage er det sandsynligvis edb-systemer. Du skal beslutte, om du for eksempel skal oprette delte websider på virksomhedens intranet eller bare en delt mappe på filserveren. Hvordan skal du organisere systemerne, så alle, der har brug for information, har adgang til det (og at det ikke er tilgængeligt for dem, der ikke bør se det, som dine konkurrenter)? Hvis dit hold har brug for eller producerer andet end information, skal du organisere, så dit hold får det, de har brug for, når de har brug for det, og kan komme ud til andre, hvad dit team producerer på det rigtige tidspunkt.

Glem ikke at organisere dig selv. Vi vil gå ind på dette på et højere niveau i Management Skills Pyramid Level 3, men selv som en start manager skal du være i stand til at organisere dig selv, din tid og dit rum, så du kan være mest effektiv.

Endelig husk at det sjældent er nok at organisere ting en gang. Med konstante ændringer i ressourcer, mål og eksterne faktorer skal du normalt omorganisere for at tilpasse dem.

Direkte

Direktion er handlingstrinet. Du har planlagt og organiseret arbejdet. Nu skal du lede dit team for at få arbejdet udført. Start med at sikre, at målet er klart for alle på holdet. Ved de alle, hvad målet er? Kender de alle, hvad deres rolle er i at få holdet til målet? Har de alt, hvad de har brug for (ressourcer, myndighed, tid osv.) For at gøre deres del?

Træk, tryk ikke

Du vil være mere effektiv til at lede holdet mod dit mål, hvis du trækker (leder dem) frem for at skubbe (læn dig tilbage og giv ordrer). Du vil motivere folkene i dit hold og hjælpe og inspirere dem til holdets mål.

Kontrollere

Nogle forfattere forsøger at "blødgøre" denne færdighed ved at kalde det "koordinat" eller lignende udtryk.Jeg foretrækker det stærkere udtryk, kontrol, fordi det er vigtigt, at lederen kan styre holdets aktiviteter.

I ovenstående trin har du planlagt arbejdet, organiseret ressourcerne for at få det til at ske mest effektivt og ledet holdet til at starte arbejdet. I kontrolstrinnet overvåger du det arbejde, der udføres. Du sammenligner de faktiske fremskridt i planen. Du kontrollerer, at organisationen arbejder, når du har designet det.

Hvis alt går godt, behøver du ikke at gøre andet end at overvåge. Men det sker sjældent. Nogen bliver syg, databasen sorterer længere hver iteration end forventet, en nøglekonkurrent dråber deres priser, en brand ødelægger bygningen ved siden af, og du skal evakuere i flere dage, eller en anden faktor påvirker din plan. Kontrolstrinet dikterer nu, at du skal træffe foranstaltninger for at minimere effekten og bringe tingene tilbage til det ønskede mål så hurtigt som muligt.

Det betyder ofte, at man går tilbage til planlægningsfasen og tilpasser planerne. Nogle gange kan det kræve en ændring i organisationen. og du bliver nødt til at omdirigere alle mod de nye mål og inspirere dem. Så selvfølgelig styrer du den nye plan og justerer efter behov. Denne cyklus fortsætter, indtil du fuldfører opgaven.

Managers Kontrolværktøjer

I kontroltrinet indstiller du standarder for ydeevne og kvalitet, og du overvåger derefter for at sikre, at de er opfyldt. Der er så mange værktøjer til rådighed, da der er ting, du skal overvåge.

• Planlægningsværktøjer - Et antal softwareværktøjer giver dig mulighed for at indtaste din tidsplan og derefter løbende opdatere fremskridt. Programmet vil fremhæve ændringer i tidsplanen, så du kan identificere korrigerende handlinger at tage.
• Finansielle kontroller - Som leder har du normalt et budget. Rapporterne fra finansministeriet fortæller dig, hvordan dine udgifter (på folk og andre ressourcer) matcher planen.
• Folk kontrollerer - du skal sørge for at alle medarbejderne på dit hold udfører som planlagt. Hvis de ikke er det, skal du finde og rette årsagen. Forstår de ikke målet? Har de ikke nogen ressource eller færdigheder, de har brug for? Er opgaven for stor for dem og skal ændres eller tildeles en anden ressource? Dit job som leder betyder at give dine holdmedlemmer feedback om, hvordan deres præstationer opfylder planen. Når det ikke er tilfældet, skal du tage korrigerende handlinger.