Planlæg et projekt med grundlæggende værktøjer til projektledelse

Vores verden af ​​arbejde er i stigende grad en verden af ​​projekter. Projekter er, hvordan vi udvikler nye produkter, gennemfører strategiske initiativer og gør alt, der er nyt i en organisation.

Projekter er pr. Definition midlertidige og unikke initiativer i modsætning til almindelige operative aktiviteter. Selvom mange virksomheder er afhængige af uddannede, certificerede projektledere til at lede deres initiativer, er projektkvalifikationer i stigende grad påkrævet for alle fagfolk. Denne artikel giver en introduktion til planlægning af et projekt for enhver fagmand, der er interesseret i at vedtage de metoder, der fungerer så godt for professionelle projektledere.

Tag dig tid til virkelig at definere og planlægge dit projekt

Projektledere forstår, at en stor del af den samlede projektlængde bruges i planlægningen. Mange af os har en tendens til at skynde os for at starte arbejdet, som i projekternes verden ligner at springe læsning af instruktionerne på det nye møbel, du har købt hos en af ​​dem, der "samler det selv" detailhandlere. Chancerne er, at det travlt med at gøre arbejdet uden at læse instruktionerne, vil skabe nogle alvorlige problemer på et tidspunkt i din bestræbelse.

I stedet for at skynde lige ind i arbejdet er det vigtigt at spile nogle få kritiske spørgsmål:

1. Hvad skaber du præcist? Vær så specifik som muligt.
2. Hvornår skal det udfyldes af?
3. Hvilke ressourcer (personer, udstyr og budget) har du adgang til, for at fuldføre projektet?

Ovennævnte tre punkter er de grundlæggende elementer i en rækkeklaration. Hver projektleder arbejder for at afklare omfanget inden arbejdet påbegyndes.

Omfang af virksomhedens feriepartiinitiativ

En prøveoversigt for selskabets feriefest kan læses som følger:

Vores mål er at planlægge og aflevere en firmas feriefest for 100 medarbejdere og deres væsentlige andre inden udgangen af ​​december til en pris, der ikke overstiger $ 10.000. Vores planlægning og koordinering består af 4 medlemskomitéen med tilsyn fra administrerende direktør.Festen vil indeholde en åben bar, forgyldt måltid, dessert og underholdning.

Bare at tage tid til at lave denne enkle, men vigtige erklæring, giver stærk vejledning til teamet, der er involveret i projektet. Alle forstår projektets art, tidsrammen, ressourcerne og budgettet.

Bryd området ned i diskrete arbejdsblokke

Projektledere skaber noget, der kaldes en arbejdsopdelingsstruktur, der beskriver i klare, handlingsmæssige termer, alt arbejde i projektet, der skal udfyldes af en person i en bestemt tidsramme. I din situation kan arbejdsopdelingen omfatte:

• Identificer placering.
• Bekræft tilgængelighed af værelse og lås det ind med et depositum.
• Vælg madindstillinger.
• Bekræft baren og hvad baren indeholder.
• Identificer dessertindstillingerne.
• Opret og distribuer invitationer med madvalg.
• Afslut mad valg baseret på returnerede invitationer.
• Beslut om den type underholdning.
• Gennemgå muligheder for underholdning og vælg.
• Bekræft spisestueopsætningen.
• Køb bord gaver til gæster.
• Koordinere og levere arrangementet.

Projektledere ville udvikle denne sammenbrud af projektets arbejde uden hensyntagen til ressourcer eller timing, men mere i brainstorming format. Når alt det arbejde, der er nødvendigt for at nå projektets anvendelsesområde, er blevet identificeret, er det tid til at sætte det i orden, tildele ansvar og bede om tids- og omkostningsoverslag fra dine medarbejdere.

Oprettelse af projektplanen fra arbejdsafbrydelsen

Efter at have gennemført den enkle arbejdsopdeling, der er identificeret på den forrige side, skal du nu:

• Bekræft, at alle de vigtigste elementer til opnåelse af projektets omfang er blevet identificeret.
• Bekræft hvem der skal håndtere hvilke arbejdsartikler og oprette en ansvarsmatrix der beskriver de ansvarlige parts store arbejdsopgaver.
• Anmod om, at hvert holdmedlem gennemgår deres opgaver, identificerer tids- og omkostningsoverslag, noteringsfrister, opsummerer ressourcebehov og sørger for, at de har vurderet grundigt det arbejde, de skal være ansvarlige for.

Når ovenstående trin er gennemført, skal projektteamet arbejde sammen for at sekvensere begivenhederne i den rigtige rækkefølge, idet der noteres konflikter for ressourcer eller potentielle planlægningsudfordringer. En projektleder ville fuldføre dette trin ved at udvikle et netværksdiagram, beregne den kritiske vej og derefter planlægge ressourcer, ofte ved hjælp af computersoftware.

For dit mindre projekt ved hjælp af uformelle metoder, kan en simpel post-it-note type tilgang til at lægge emnerne i sekvensen være alt, hvad der er nødvendigt. Denne proces giver dig mulighed for at udvikle det komplette billede af de involverede trin og deadlines for planlægning og levering af et fantastisk ferie parti!

Lad arbejdet begynde

Nu, hvor du har taget dig tid til at gennemføre projektet korrekt, identificere de vigtigste opgaver, rækkefølgen opgaverne og evaluerede tid og ressourcekrav, er du parat til at sætte holdet i gang med deres ansvar. Din rolle som den uformelle projektleder er at overvåge arbejdet, støtte teammedlemmerne og hjælpe med at identificere og løse udfordringer, som de opstår. En god projektleder mødes regelmæssigt med holdmedlemmer for at vurdere fremskridt og identificere og navigere i nye risici.

Bundlinjen

De samme fremgangsmåder som beskrevet ovenfor kan anvendes til enhver projektsituation i din afdeling eller forretningsenhed. Udvikle et klart omfang, identificere arbejdet, tildele ressourcer, udvikle estimater og en tidsplan, og overvåge og kontrollere arbejdet. Din praksis vil blive anerkendt og værdsat af de professionelle projektledere på din arbejdsplads, og dine resultater bliver meget bedre end blot at hoppe ind i arbejdet uden at tænke det igennem.