Grundlæggende Projektledelse 101: Hvad er det?

Projektledelse er en af ​​de mest kritiske komponenter i en succesfuld virksomhed. Det påvirker indtægter og passiver, og det påvirker i sidste ende kunder eller kundetilfredshed og opbevaring. Din virksomhed kan kun have ét projekt i værker ad gangen, mens andre større virksomheder og enheder måske kan jonglere flere projekter på én gang. Projekter er i sagens natur midlertidige.

Projekter er et middel til et mål, og målet vil til sidst nås. Din virksomhed kan komme videre til et andet projekt … eller ej. Det kunne have været et engangs mål.

Projekter giver et voksende behov i arbejdsstyrken. Projektledelsesinstitutet anslog, at der i perioden 2010-2020 vil blive tilføjet over 15 millioner nye projektledelsesstillinger over hele verden.

Hvad er projektledelse?

Projektledelse er ikke hele din virksomheds drift. Det er kun et segment, et specificeret projekt med en detaljeret plan om, hvordan du og din virksomhed skal nå det mål. Det er en plan detaljeret i en række trin, hver af dem lige så vigtige som de andre. Du skal opnå en til at gå videre til den næste.

Tænk på projektstyring som en stige, du skal klatre op. Du kan ikke springe til toppen. Du skal tage det rung ved rung for maksimal effektivitet. Dit team skal anvende de værktøjer, der stilles til rådighed for dem, samt deres ekspertise og viden til at udføre hvert trin og gå videre til det næste.

Det er nemt nok at sige, at du vil komme til boks A, så du tager 25 trin i den retning. Men du skal også faktor tid overvejelser i din projektplan, og du skal sandsynligvis arbejde inden for et budget. Du kan måske gennemgå de 25 trin, eller du kan jogge. Det afhænger af, hvor hurtigt du skal komme derhen for en vellykket gennemførelse af projektet. Du kan spare penge ved at rejse til fods, eller du kan ansætte en chauffør. Det afhænger af det budget, du har dedikeret til projektet.

Der er ingen tilgang til alle størrelser, alt, system eller plan. Hvert projekt du og din virksomhed tackler vil sandsynligvis have sin tidslinje, mål og budget. Derfor er det så vigtigt at have en erfaren og talentfuld projektleder på plads til at køre showet.

Elementerne i et projekt

En succesfuld projektleder skal samtidig styre fire grundlæggende elementer i et projekt. Disse elementer er indbyrdes forbundne.

• Anvendelsesområde: Dette indebærer projektets størrelse, mål og krav.
• Ressourcer:Du skal bruge folk, udstyr og materialer på plads.
• Tid: Dette angiver ikke kun, hvor lang tid projektet tager overordnet. Det skal opdeles i opgavevarigheder, afhængigheder og kritisk vej.
• Penge:Tag en fast forståelse for omkostninger, uforudsete forhold og overskud.

Det vigtigste element: Omfang

Projektets rækkevidde er definitionen af, hvad projektet skal udføre og de budgetter af tid og penge, der er oprettet for at nå disse mål. Enhver ændring i projektets omfang skal have en tilsvarende ændring i budget, tid, ressourcer eller alle tre.

Hvis projektets omfang er at konstruere en bygning til at huse tre widgets på et budget på $ 100.000, forventes projektlederen at gøre det. Hvis omfanget ændres til en bygning til fire widgets, skal projektlederen opnå en passende ændring af tid, penge og ressourcer.

Ressourcer

Der er tre aspekter af forståelse og forvaltning af ressourcer: mennesker, udstyr og materiale.

En vellykket projektleder skal effektivt styre de ressourcer, der er tildelt projektet, herunder medlemmer af projektgruppen, sælgerpersonalet og underleverandører. Han skal sørge for, at hans medarbejdere har de færdigheder og værktøjer, de har brug for til at fuldføre jobbet, og han skal løbende overvåge, om han har tilstrækkelige personer til at færdiggøre projektet på fristen. Hans job er at sikre, at hver person forstår opgaver og projektfrister.

Seniormedlemmet i hver gruppe af medarbejdere rapporterer til projektlederen, når han leder direkte medarbejdere, men medarbejderne kan også have en linjeleder, der giver teknisk retning. I en matrix management situation som et projektteam er projektlederens opgave at give projektledere til linjeledere. Forvaltningen af ​​underentrepriser på arbejdssteder betyder normalt at styre ledelsen for de underleverandører, der igen forvalter disse arbejdstagere.

En projektleder skal ofte anskaffe udstyr og materialer og også styre deres brug, så holdet kan fungere effektivt. Han er ansvarlig for at have det rette udstyr og materialer på det rigtige sted på det rette tidspunkt.

Tid

De tre elementer i vellykket tidsstyring er opgaver, tidsplan og kritisk vej.

Bygg projektplanen ved at oplyse, i rækkefølge, alle de opgaver, der skal udfyldes. Nogle skal gøres sekventielt, mens andre kan overlappe eller gøres i tandem. Tildel en varighed til hver opgave. Allokér de nødvendige ressourcer. Bestem forgængere - hvilke opgaver skal udfyldes før andre - og efterfølgere, de opgaver, der ikke kan starte før efter hinanden opgaven er afsluttet. Dette aspekt af projektledelsen er undertiden omtalt som vandfald forvaltning fordi en opgave følger en anden i mere eller mindre rækkefølge.

Projektstyringssoftware kan forenkle opgaven med at oprette og styre projektplanen.

Nogle opgaver har lidt fleksibilitet i deres krævede start- og slutdatoer. Dette kaldes "float." Andre opgaver har ingen fleksibilitet. De har nul float. En linje gennem alle opgaver med nul float hedder kritiske vej. Alle opgaver på denne vej - og der kan være flere parallelle stier - skal udfyldes til tiden, hvis projektet skal komme inden for sin frist. Projektlederens vigtigste tidsstyringsopgave overvåger den kritiske vej.

Penge

De tre overvejelser i at styre penge er omkostninger, uforudsete og fortjeneste.

Hver opgave har en omkostning, uanset om det er arbejdstiden for en computerprogrammering eller købsprisen på en betongkubikværft. Hver af disse omkostninger er anslået og udgjorde ved udarbejdelsen af ​​projektbudgettet.

Nogle estimater vil være mere præcise end andre. Projektbudgettet bør derfor omfatte en uforudsete godtgørelse - penge afsat i budgettet "bare i tilfælde" er de faktiske omkostninger for en vare vildt forskellig fra skønnet.

Fortjeneste er de penge, virksomheden ønsker at udføre fra opgaven. Det er sat på toppen af ​​prisen.

Så et projektbudget er sammensat af den anslåede pris plus tillægget plus eventuelle overskud. Projektlederens opgave er at holde de faktiske omkostninger til eller under de anslåede omkostninger og maksimere det overskud, som virksomheden tjener på projektet.

Projektledelse er en kunst og en videnskab

Succesfuld projektledelse tager praksis. Disse ideer kan give dig en grundlæggende forståelse af projektstyring, men overvej det kun en begyndelse. Hvis dit job eller karrierevej omfatter projektledelse, og hvis du vil forbedre dine evner, skal du snakke med succesfulde projektledere, læse og øve. Projektledelse kan være en meget givende karriere.