Sådan udvikler du en effektiv mødedagsorden

En møde dagsorden er en liste over ting, som deltagerne håber at opnå på et møde. Dagsordenen skal fordeles forud for et møde, mindst 24 timer i forvejen, så deltagerne får mulighed for at forberede sig på mødet. Om muligt bør dagsordenen være tilgængelig flere dage før mødet.

Udvikling af en mødeagenda

Først skal du identificere, om andre medarbejdere er nødvendige for at hjælpe dig med at planlægge mødet. Derefter afgøre, hvad du håber at opnå ved at afholde mødet og etablere gennemførlige mål for dit møde. De mål, du indstiller, vil danne rammen for en effektiv mødeplan. Sørg for, at du ikke har planlagt mere end det er rimeligt muligt inden for tidsrammen for dit møde.

Som Stephen Covey sagde i "De 7 vaner af højt effektive mennesker", "Begynd med enden i tankerne." Dit mødeformål bestemmer mødefokus, møde dagsorden og møde deltagere.

Derefter skal du overveje, hvor meget tid du forventer at behøve for hver dagsorden. Hvis mødet skal vare i en time, og du har fem dagsordener, giver du en generel ide om den tidsramme, du arbejder med. Det betyder ikke, at hver dagsorden skal være netop 12 minutter, men de fem kombinerede kan naturligvis ikke gennemsnitlige mere tid end det.

Beslutninger at gøre

Efter at have bestemt dit overordnede mål skal du eller dit team træffe visse beslutninger. Ud over formålet eller målet med mødet, skal du også medtage din dagsorden:

• En dato, klokkeslæt og sted for mødet
• Deltagerne havde brug for i mødet
• Emner til diskussion
• Det tidsrum, du forventer gruppen, skal diskutere hvert enkelt emne
• Forarbejde til mødet. Dette vil indeholde enhver læsning, dokumentation, data, møde minutter fra et forudgående møde eller et hvilket som helst andet forberedelse, der vil gøre dit faktiske møde succesfuldt. Relevante dokumenter skal vedhæftes til mødemeddelelsen og dagsordenen, når du distribuerer dem til inviterede deltagere.

Identifikation af deltagere

Når du først har besluttet, at et møde er nødvendigt for at nå dit mål, skal du udvikle en liste over deltagere. Ikke alle medarbejdere kan eller burde deltage i hvert møde, men at invitere de rigtige deltagere vil øge sandsynligheden for succes. Bestem dine deltagere ved at stille dig selv nogle spørgsmål:

• Hvem skal eje den løsning, som gruppen udvikler?
• Hvem ejer processen, som gruppen diskuterer?
• Hvem skal kende de oplysninger, du distribuerer?
• Hvem kan levere data og fakta til vejledning i beslutningsprocessen?
• Hvem har erfaring eller ekspertise til at dele med gruppen?
• Hvem skal støtte implementeringen af ​​eventuelle løsninger eller opgaver?
• Hvem skal give tilladelse eller ressourcer til at nå mødet udfaldet?
• Hvem kan modsætte sig implementering af eventuelle løsninger eller retninger?

Regelmæssigt planlagte møder

Ikke alle møder har brug for en skræddersyet dagsorden. De fleste medarbejdere har regelmæssigt planlagt møder for deres afdelinger eller arbejdsgrupper. Du har også hold og projekter, hvor du deltager.

Et igangværende projekt kræver muligvis ikke en nyudviklet dagsorden for hvert møde, men dit team vil blive velfungerende ved at vedtage en standard tilgang til dit møde.

Det regelmæssigt planlagte medarbejdermøde er opdelt i tre segmenter, som hver har standard dagsordenspunkter:

1. Informationsartikler: Skriv ud eventuelle dagsordener, der er informative for hvert møde. For eksempel opdaterer lederen gruppen om resultaterne af generalforsamlingen.
2. Action ting: Anbring på dagsordenen eventuelle ting, som du forventer, at gruppen vil gennemgå på hvert regelmæssigt planlagt møde. For eksempel, præstationer til budgettet for tidsperioden og identifikation af omkostningsbesparelser og løbende forbedringer, som koncernen planlægger at opnå.
3. Forward Planning: Placer på dagsordenen eventuelle ting, som gruppen ønsker at planlægge eller forberede på forhånd. For eksempel de kortsigtede mål for den næste måned eller behovet for medarbejderassistance på kommende opgaver.

Hvis du følger disse retningslinjer, når du udvikler din mødeagenda, øger du sandsynligheden for, at dit møde bliver mere produktivt.

Hvad skal inkluderes

En dagsorden for et regelmæssigt planlagt møde kan hjælpe med at producere de resultater, du søger med, herunder nogle grundlæggende elementer:

• Opvarmning og hilsen. Overvej en kort isbryder afhængigt af hvor ofte gruppen mødes.
• Gennemgå mødet formål, dagsorden og forventede resultater og produkt.
• Gennemgå, korrigér (om nødvendigt) og godkend protokollen fra det foregående møde.
• Giv de relevante afdelings- og virksomhedsoplysninger, som holdet har brug for.
• Gennemgå fremskridt på aktionspunkter, handlingsplaner og forpligtelser. Gennemgå gruppens fremskridt på mål.
• Diskuter og tag beslutninger om dagsordenens emner til dette møde.
• Identificer næste trin.

• Identificer formålet, resultatet og dagsordenen for det næste møde.
• Ved afslutningen af ​​mødet skal notattageren gennemgå de forpligtelser, som folk har foretaget under mødet.
• Identificer eventuel hjælp fra personer, der ikke er i gruppen, og tildel deltagerne til at kontakte.
• Bestem hvem uden for mødet deltagerne skal vide, hvad og beslutter, hvordan du vil udføre kommunikationen.
• Fordel minutter inden for 24 timer efter mødet eller straks, hvis notattageren tog dem elektronisk.