Formålet med og indholdet af en medarbejderlønningsfil

Medarbejderlønningsfilen er opbevaringsstedet for alt, hvad der har at gøre med en medarbejders lønseddel. Hovedårsagen til at oprette en lønningsfil er at begrænse adgangen til resten af ​​de fortrolige oplysninger, der er placeret i personalepilen.

Formålet med en medarbejderlønningsfil

Lønningsfilen gør det muligt for regnskabspersonalet at betale medarbejderen uden at få adgang til medarbejderens fortrolige oplysninger. Regnskabspersonale kan holde lønningsregistre, hvor det giver mening for at betale medarbejderen. I tilfælde, hvor lønning og regnskab er outsourcet, er dette en endnu mere anbefalet praksis for medarbejderens lønsedler.

Lønningsfilen begrænser tilgængeligheden til fortrolige medarbejderoplysninger. Medarbejderlønningsfilen gør det muligt for regnskabs- og økonomipersonalet at få de oplysninger, de har brug for til at betale medarbejderen på en praktisk placering. Placeringen skal være sikker og utilgængelig for alle andre medarbejdere.

Du skal imponere på regnskabspersonalet, at oplysningerne i lønlistefilerne er fortrolige og ikke bør deles uden tilladelse og tilmelde dig fra HR-medarbejdere. Ligeledes bør regnskabspersonale dele oplysninger om medarbejderpriser, kampagner, bonusser og andre oplysninger, der er fortrolige for medarbejderne.

Human Resources behøver ikke at overvåge regnskabernes adgang til medarbejderlønningsfilerne. Som det anbefales til relaterede medarbejderfiler som personale og medicinske filer, bør du begrænse adgangen til lønlistefilen. Kun personer, der skal have oplysningerne til at gøre deres arbejde, bør se indholdet.

Indholdet af en medarbejderlønningsfil

Dette er en foreslået liste over, hvad der tilhører en medarbejderlønningsfil.

• Tilbudsbrev underskrevet af ansættelsesleder, Human Resources og medarbejder
• Betal godkendelse underskrevet af Human Resources og ansættelseslederen, når der findes en medarbejderkontrakt
• W-4 form
• Papirarbejde og autorisation vedrørende enhver form for personalegodtgørelse, der indebærer lønnet fradrag
• Direkte depositum autorisationsformular
• Salarierede tidsregnskabsskemaer
• Hvert ugentlige tidsskema
• Time clock records, hvor det bruges
• Deltagelsesoptegnelser
• Udgifter til refusion, herunder dokumentation og kvitteringer for rejser og andre autoriserede udgifter

• Undervisning refusionsskemaer og kvitteringer for betaling, bøger og så videre
• Betal på forhånd ansøgningsskemaer
• Selskabslånsdokumenter og betalingsplan
• Garnishment ordrer og optegnelser
• Tilladelse til udgivelse af privat information
• Papirarbejde vedrørende hver medarbejders rejse
• Papirarbejde relateret til nogen bonus, fortjeneste deling eller anerkendelse award
• W-2 formularer
• Tilladelse til andre lønningsaktioner, som din virksomhed tillader

Også kendt sommedarbejder filer, medarbejder optegnelser, human resources filer, dokumentation

Bemærk: Susan Heathfield gør sit yderste for at tilbyde en præcis, fornuftig, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning på denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat. Indholdet på webstedet må ikke fortolkes som juridisk rådgivning. Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, så artiklene kan ikke være endelige på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, søg altid advokat. Oplysningerne på webstedet er kun vejledende.