Skridt til at tilpasse din kommunikation til hver målgruppe

Hvis du håber at kommunikere med mennesker på en måde, der deler information, og især ændrer opførsel og har en alvorlig indflydelse, skal du kende dit publikum. Det er et grundlæggende princip om stor kommunikation. At forstå perspektivet hos de mennesker, du taler med, hjælper dig med at blive en bedre præsentator og Human Resources-professionel.

Kend dit publikum. Ved hvad de bryr sig om. Ved hvad de vil høre. Og ved at kende dem og fokusere på din besked, kan du vise dem, at du er en ressource. Du engagerer dit publikum og får større indflydelse.

Problemet? At kende dit publikum tager tid, og det er altid lettere at lave et hjernedump af alle de ting, du kender eller vil fortælle dit publikum om et emne. Tænker kritisk på, hvad dit publikum ønsker eller skal høre, er hårdere.

Mange HR-medarbejdere bliver fanget i at give deres publikum et alt, hvad de bør vide eller gøre om et problempræsentation. Du ved, du er faldet ind i denne fælde, når du finder dig selv at sætte kuglepenninger på dias i stedet for at tænke på:

• hvad publikum virkelig bryr sig om,
• hvad dine vigtigste punkter er, og
• hvordan man kortlægger dem i en klar historie, der skaber en engagerende snak.

Den anden fælde, mange HR-fagfolk falder ind i, er at gentage den samme præsentationsdag ind og dag ud til forskellige målgrupper. Problemet er, at forskellige målgrupper bryr sig om og reagerer på forskellige ting - så hvis du vil være engagerende, skal du tilpasse din besked hver gang du taler.

Det er sådan, at du sikrer, at du tilpasser din besked, skærer gennem støj og holder publikum engageret med det, du fortæller dem, uanset hvem eller hvor de er. Disse fem vigtige påmindelser sikrer, at dine ord opnår den virkning, de fortjener - når du vinder dit publikums fulde opmærksomhed og engagement.

Vide, hvad din målgruppe bryr sig om

Dit publikum vil ikke bekymre sig om hvad du siger, før du har demonstreret, at du er bekymret for dem. Når du planlægger din præsentation, spørg hvad er udfordringerne og behovene i dit forventede målgruppe? Hvad er de tre til fire hovedspørgsmål eller problemer i deres sind om dit emne?

Hvis du ikke ved det, så spørg et par personer, der vil deltage i din præsentation, spørg afdelingens leder eller, hvis du ikke har nogen oplysninger, gør dit bedste gæt.

Start derefter din præsentation ved at minde publikum om deres identificerede bekymringer. Sig: "Jeg ved, at flere af jer har undret os om vores fordele muligheder, eller" jeg forestiller mig, at disse tre ting er hvad du virkelig vil komme ud af denne workshop."

Når du først snakker om dit publikum og deres problemer og behov, som du vil adressere i din samtale, demonstrerer du at du bekymrer dig om dem. Det får folk til at lytte.

Kortlæg dine hovedpunkter til din målgruppe

De fleste HR præsentationer føles som en informationsdump, ikke en klar historie med et sæt hovedpunkter. HR-fagfolk ved normalt meget mere, end andre mennesker ønsker eller har brug for at vide om ethvert nødvendigt emne.

Forfattere Chip and Dan Heath kaldte i sin bog "Made to Stick" denne "forbandelse af viden." Hvornår var sidste gang du følte, var en præsentation for kort eller dækket for lidt information? Sandsynligvis sjældent hvis nogensinde.

De mennesker, der skiller sig ud som præsentanter, dem der bliver hørt og har indflydelse, starter ved at anerkende problemet med publikum, som de hjælper med at løse. Derefter adskiller de, når de forbereder deres præsentation, at kende fra det hyggelige at vide.

Tag halvdelen af ​​uanset forberedelsestid, du skal fokusere på hjertet af din præsentation, og hvad dit publikum skal vide, der vil hjælpe dem. Den bedste måde at bryde "forbandelse af viden" er at fokusere på, hvad der er vigtigt for både dig og publikum.

Kortlæg din præsentation ud på en whiteboard eller et stykke papir, eller brug et sæt notater. Hvilken rækkefølge af punkter er bedst? Er der en ordre til de punkter, der vil give mening mere for dit publikum? Hvordan relaterer dine point til hinanden? Gør dem klart. Hvis de ikke gør det, fortæl folk: "Her er et helt andet, men vigtigt emne."

Fortæl historier og brug eksempler Din målgruppe vil finde Relatable

Udover at forsøge at præsentere for mange ting på én gang, lyder alt for ofte lydpræsentationer abstrakt og uden relation til dagliglivet og arbejdet i publikum. Hvad der sker, er at folk tune ud, sidde igennem snakken, antage, at det ikke handler om dem, og tager ingen handling. Dette gør præsentationen til spild af deres tid og din.

For at forholde sig til dem, for at hjælpe dem med at handle, har folk brug for de ideer, der er baseret på historier og eksempler. Menneskelige hjerner er forbundet til at forholde sig til historier og at huske dem. Så dække færre punkter - bedre - med mange eksempler. Og så vidt muligt gør eksemplerne fra deres afdeling og deres daglige erfaring på arbejde.

Fortæl historier om, hvordan du bruger den ide, du deler. Hvorvidt det er hvordan man løser et kompensationsproblem, hvordan man giver feedback, hvordan man tilmelder sig din visionplan, eller hvordan den nye organisation er forskellig fra den gamle, fortæller historier. Gør broen klar mellem dit emne og deres liv og interesser.

Vis, ikke bare fortæl din målgruppe

Et billede er i tusindvis af tusind ord værd. Videoer bliver normen for effektiv kommunikation. I dag med tilgængelige videofunktioner bruger præsentanter, der bruger for meget tekst, ofte undskyldninger. De siger: "Men jeg er nødt til at kommunikere meget specifikke oplysninger." Eller "Mit publikum vil bedre kunne fordøje denne komplicerede ide, hvis jeg skriver det ned." Nej, det gør du ikke og nej, det gør de ikke.

Medmindre dit mål er at bore, fremmedgøre og undervhelme dit publikum og ikke have nogen indflydelse i værste fald, skære teksten. Send det i en opfølgnings-email, eller del den i et Google-dokument. De billeder du bruger skal understøtte historien, ikke blive dit script. Når du har dit klare sæt hovedpunkter og et godt flow understøttet af historier og eksempler, bør du kun starte et præsentationsværktøj.

Ellers slutter du med dine dias, der tjener dobbeltarbejde som dine højttalermærker. I så fald skulle du lige have sendt præsentationen i stedet for at spilde dit publikums tid.

Tilpas og forbedre ved at kende din målgruppe

Når du har oprettet en god præsentation, der visuelt understøtter din hovedbesked, har du frihed til at skræddersy det til hvert publikum, du tjener. Du kan gøre dit punkt og derefter spørge højt, "Så hvorfor skal du bekymre sig om dette?" Og skræddersy dit svar til publikum, der ligger foran dig. Hvad dine marketingmedarbejdere bekymrer sig om, kan være meget forskellige fra dine udviklingspersonalers behov.

I flere år med at tilbyde træning og formidling af ledere på snesevis af organisationer som Apple, Oracle, SAP og T-Mobile, har magten i et simpelt sæt meddelelser skinnet frem. Når meddelelserne blev understøttet af enkle billeder og leveret af en fokuseret præsentant, der kunne klare punkter og forbinde dem med deres publikums dagligdag, kom der kommunikation. Og er det ikke meningen at lave en præsentation?

----------------------------------------

Tobey Fitch er en administrerende partner hos Fitch Associates. Han har tidligere bidraget til publikationer, herunder Entrepreneur.