Hvornår kan du lovligt dræbe en fritaget medarbejders løn?

For at du kan klassificere en medarbejder som lønnet fritaget-det er undtaget fra reglerne i Fair Labor Standards Act, herunder overarbejde-du skal opfylde mange forhold. De faktiske pligter, som en medarbejder udfører, skal falde ind under en af ​​fritagelseskategorierne, f.eks. Udenfor salg, ledelse eller administrationstilladelse.

Men en ordentlig jobbeskrivelse er ikke det eneste, der kræves for at en medarbejder skal være fritaget for overarbejde: medarbejderen skal modtage samme lønseddel hver lønperiode.

Det betyder, at lønmodtageren er den samme, om en medarbejder arbejder fem timer eller 55 timer om ugen. Ledere kan ikke fratrække løn fra en fritaget medarbejder, når hun tager lange frokoster eller kommer sent til arbejde.

Men medarbejderen er ikke berettiget til en øre mere i lønsedlen for at sætte en 80 timers uge for at møde en deadline. (Virksomheder kan helt sikkert give medarbejder bonuser, og i situationer, der involverer tætte frister eller afhjælper sløret for en afrejsende medarbejder, tilskyndes bonusser og anden anerkendelse.)

Denne regel er hård og hurtig. Når du begynder at fratrække fra en fritaget medarbejderes lønseddel, har du lige gjort hende ikke-fritaget. Hun er nu berettiget til overarbejde løn går baglæns og fremad. Dette er ikke en fejl, du vil lave.

Men kan du nogensinde fratrække at betale fra en fritaget medarbejderes lønseddel? Et par gange eksisterer.Her er fem gange, når du kan trække løn fra en fritaget medarbejderes lønseddel.

1. Første og sidste uge

Du skal kun betale medarbejdere for de dage, der blev arbejdet på deres første og sidste uge. Hvis dine lønperioder løber mandag-søndag, med en to-dagers weekend, og din medarbejder starter onsdag, skal du kun betale hende til onsdag, torsdag og fredag. Ligeledes, hvis hendes sidste arbejdsdag er onsdag, skal du kun betale for mandag, tirsdag og onsdag.

Hvis en medarbejder arbejder en del uges uanset årsag, skal du alligevel betale for hele ugen, medmindre den kvalificeres under et andet tilladt fradrag (se de næste fire nedenfor).

2. Fradrag truffet af en domstol

Disse er ikke reelle fradrag-medarbejderen tjener stadig samme beløb; det er bare, at hendes lønseddel er mindre. Hvis hun er under en retskendelse for børnebidrag, alimoni eller for at betale gæld, kan du (og skal) fratrække, hvad loven kræver og give pengene til, hvor domstolen retter det.

Ofte, med disse retten beordrede fradrag, er medarbejderne ikke glade for, hvad du gør med dem. Sørg for, at du gør det smerteligt klart for din medarbejder, at du kun følger loven og skal gøre, hvad domstolene har bestilt. Husk, du laver ikke faktisk sin løn; Du betaler bare nogle af sine regninger automatisk.

3. En hel dag off (ferie)

Hvis din medarbejder har brugt hele sin ferie tid og ønsker at tage en fridag, er det muligt for hende at tage fridagen. Du skal ikke betale hende for den dag, hvis fridagen er for en ikke-sygdomsrelateret fridag. Det svarer til en feriedag, ikke en syg dag.

Naturligvis er det uanset om du tillader denne ubetalte dag eller ej. Hvis du giver den ubetalte dag (eller dage) af, skal du minde din medarbejder om, at de ikke skal gøre noget arbejde på disse fridage. At gøre så meget som 15 minutter arbejde kan udløse berøring væggen regel. Fordi fritagne medarbejdere betales det samme, uanset hvor mange timer de arbejder, gør 15 minutter arbejde betyder, at de bliver betalt for hele dagen.

Hvis du ikke har tillid til, at din medarbejder vil afstå fra at besvare e-mails, tage telefonopkald eller lave et par minutter arbejde på det pågældende projekt på grund af næste uge, skal du holde hendes bærbare computer på kontoret og slukke for hendes e-mails for den pågældende tid.

4. En hel dag off (Andet)

Ifølge US Department of Labor, Løn og Tidsafdeling kan du kun fratage en hel fridag af andre årsager end sygdom, hvis du ikke kun har en "bona fide plan, politik eller praksis for at yde erstatning for tabt som følge af sygdom; at kompensere beløb, ansatte modtager som jury- eller vidnegebyrer eller til militær løn; for sanktioner i god tro for overtrædelse af sikkerhedsregler af væsentlig betydning eller for ubetalte disciplinære suspensioner af en eller flere fulde dage, der er pålagt i god tro for overtrædelser af arbejdspladsens adfærd."

Med andre ord kan du ikke bare beslutte dig for at flyve til dokken for en fritaget medarbejders løn, når du har suspenderet en medarbejder til en regelbrud.

Du skal have en plan på plads, der beskriver betingelserne for, at du ikke vil betale fritaget personale. Ellers er det et ulovligt fradrag, hvis du dokker en fritaget medarbejders løn, og medarbejderen har arbejdet overhovedet i løbet af en uge, har du netop annulleret fritagelsen.

5. FMLA

Hvis du har en medarbejder, der er ude i flere uger på FMLA, er det ret indlysende, at du ikke skal betale den fritagne medarbejder i den periode. Hun er væk i hele dage, og det er en del af en bona fide plan. Men hvad med intermitterende FMLA?

Det er, når en medarbejder er godkendt til at tage et par timer ad gangen for at håndtere medicinske problemer - hvad enten det er for deres egne problemer eller et kvalificeret familiemedlem. Family Medical Leave Act giver dig specielt mulighed for at fradrage fritaget medarbejderbetaling, når de bruger FMLA.

Så hvis din medarbejder skal tage to eftermiddage uden for dialyse, behøver du ikke betale dem for den tid.

Men her er en advarsel om dette fradrag. Fordi fritagede medarbejdere er betalt for jobbet og ikke i timen, hvis din medarbejder stadig arbejder i fuld 40 timer, og du fratrækker en halv dags løn hver uge, når hun går til hendes lægeaftale, har du lovligt ret, men moralsk og etisk forkert.

Generel regel om dockning af en fritaget medarbejders løn

Husk som regel ikke at fradrage noget fra en fritaget medarbejders løn. Hvis medarbejderen tager et par timer afsted i løbet af midten af ​​dagen, kommer for sent, eller efterlader tidligt, kan du trække fra deres PTO-bank, men vær forsigtig, når du gør dette. Hvis medarbejderen ellers er en god medarbejder, der får sit arbejde udført, må du ikke straffe hende for den effektivitet, som hun bruger sin tid til.

Hvis du beslutter dig for at kunne fratrække at betale for en sådan tid, husk det altid lovligt at betale folk efter timen. Hvis du går den rute, er din medarbejder nu berettiget til overarbejde, uanset om hun opfylder de øvrige kvalifikationer for fritagelse. Så dit ønske om at spare et par dollars, fordi hun tager lange frokoster vil blive overhalet af den store overarbejde løn, hun får i løbet af den travle årstid.

Det er vigtigt at huske, at fritagne medarbejdere er ansat til at udføre jobbet, ikke at arbejde specifikke timer. Behandle dem som ansvarlige fagfolk, og chancerne er, alt vil endda ende i sidste ende.

------------

Suzanne Lucas er en freelance journalist med speciale i Human Resources. Suzannes arbejde er blevet præsenteret på notater publikationer, herunder Forbes, CBS, Business Inside r og Yahoo.