Office Assistant Færdighedsliste Med Eksempler

Kontorassistentstillinger kan findes i alle brancher og dele et ret stort sæt færdigheder. Kontorassistenter kaldes undertiden sekretærer eller administrative assistenter, men hvad de gør er at hjælpe med at fungere som kontor. Hvorvidt kontoret tilhører et advokatfirma, en lægeuddannelse, en uddannelsesinstitution eller en virksomhed, er behovene ens; nogen skal arkivere, opretholde tidsplaner og sørge for rutinekommunikation på vegne af de personer, der bruger kontoret.

At nogen kunne være dig.

Kontorassistent Jobansvar

Mens kontorassistentstillinger generelt ligner hinanden, er jobbet stadig variabelt - det varierer kun fra dag til dag, ikke fra kontor til kontor. I dag kan du fungere som receptionist, i morgen kan det være nødvendigt at reparere printeren, og dagen efter skal du bringe hele arkivskabet ind i det 21. århundrede. Du skal bruge en meget bred færdighed til at lykkes.

Kontorassistenter er blandt de store uheldige helte i erhvervslivet, for når du gør dit job rigtigt, er der ingen bemærkninger - kontoret ser ud til at køre sig selv. Men nogle mennesker nyder det hurtige, men fleksible arbejde, følelsen af ​​at være kernen i alt. Og en god sekretær kan stadig finde arbejde næsten hvor som helst, i enhver form for organisation.

Sådan bruger du færdighedslister

Du kan bruge disse færdighedslister i hele din jobsøgningsproces. For det første fungerer navne på disse færdigheder som søgeord, så brug så mange som du kan, når du skriver dit CV. Stol ikke på at ansætte vejledere for at finde ud af, at du har hvad de vil have, fortæl dem direkte.

For det andet kan du bruge disse samme søgeord i dit følgebrev. Fokuser specifikt på dem, din potentielle arbejdsgiver bekymrer sig mest om. Du bliver nødt til at gøre din forskning, for selv om kontorassistentjobber ofte ligner hinanden, varierer ansættelsesledere i deres prioriteter. Jobbeskrivelsen vil sandsynligvis indeholde en liste over krævede færdigheder. Vær opmærksom på det.

Endelig kan du bruge denne diskussion til at planlægge dit interview. Sørg for at du er klar mindst ét ​​eksempel for en gang, du har demonstreret færdigheder fra hver kategori, der er angivet her.

Det kan også medvirke til at gennemgå vores lister over færdigheder opført efter job og typer af færdigheder.

Top Office Assistant Færdigheder

Verbale kommunikationsfærdigheder: Kommunikation er en kritisk blød færdighed for en kontorassistent. Du bliver nødt til at interagere med din vejleder, medarbejderkontorpersonale, de fagfolk, du hjælper, og eventuelt kunder eller personer i andre kontorer i samme organisation. Du arbejder alle sammen som et hold, og du er dens vigtigste kommunikationscenter. Du skal være munter, hjælpsom, velinformeret, artikuleret og en god lytter hver dag.

• Besvar telefoner
• Client Relations
• Meddelelse
• Viderestilling af telefonopkald
• Meddelelse tager
• Ruteopkald
• Omstilling
• Telefon
• Verbal kommunikation

Skriftlig Kommunikationsfærdigheder: De fleste kontorassistenter skriver meget. De kan skrive notater, udfylde formularer eller udkast til breve eller e-mails. Nogle skaber indhold til firmaets hjemmeside eller redigerer tekst til andre. Klar, professionel skriftlig kommunikation er et must.

• Korrespondance
• E-mail
• Post
• forsendelser
• Typing
• Tekstbehandling
• Skriftlig meddelelse

Venlighed: En kontorassistent kan være den første person, en klient ser ved at komme ind på kontoret. Hvis kontorets primære beboer tilfældigvis er ude i øjeblikket, kan kontorassistenten være den eneste person, som den besøgende interagerer med. Du skal være klar til at hilse på hver besøgende med et smil og et venligt ord og hjælpe dem med det, de har brug for, så langt som du er i stand til. Så gode interpersonelle færdigheder er en nødvendighed.

• Kunde service
• Dirigere besøgende
• Fleksibel
• Venlige
• Hils gæster
• interpersonel
• Positiv holdning
• Pålidelighed
• Velkommen Besøgende

Teknologi Færdigheder: I gamle dage gjorde sekretærerne meget at skrive. Tiderne er ændret og det har teknologi, men kontorassistenter kan stadig forvente at bruge masser af tid foran et tastatur. I stedet for en skrivemaskine skal du kende din vej rundt om en række forskellige software applikationer. At vide, hvordan man gør en smule teknisk support, og hvordan man retter en rekalcitrant printer, gør heller ikke skade.

• Computer
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Teknologi

Organisation: Kontorassistenter skal være yderst organiserede til effektivt at jonglere deres mange opgaver.Du skal hjælpe med at holde andre mennesker også organiseret fra at opretholde kalendere til at holde kontoret ordentligt.

• Administrativ support
• Udnævnelser
• Fakturering
• kalendere
• Clerical
• Indtastning af data
• Levering af mail
• Elektronisk arkivering
• Udgiftsrapporter
• Arkivering
• Front Desk Operations
• Money Handling
• Office Pligter
• Kontorudstyr
• Office Supply Inventory
• Kontorartikler
• Office Support
• Organisation
• papirarbejde
• Forsendelse

Problemløsning færdigheder: Problemløsning eller kritiske tænkningskompetencer er vigtige for enhver kontorassistent, da du ofte er den person, andre kommer med spørgsmål eller problemer.

• Koordiner kontoraktiviteter
• Møder
• Problemløsning færdigheder
• Svar på forespørgsler
• Planlægning
• Screening og styring af opkald
• Regneark
• Samarbejde
• Tidsadministration
• Rejse arrangementer