Forenkling og accelererende HR Service Delivery

Ledere af menneskelige ressourcer er en vigtig kilde til støtte og komfort til medarbejdere i både deres personlige og faglige liv. HR er en servicevirksomhed, og denne service omfatter at hjælpe medarbejdere med at fremme deres karriere og løse problemer mellem medarbejdere og deres vejledere.

HR støtter også dem gennem nogle af de vigtigste og mest betydningsfulde begivenheder i deres liv, herunder ægteskab, fødsel og kæmper med en alvorlig sygdom.

Men alt for ofte bruger rutinemæssige administrative tjenester, som f.eks. At svare på de samme spørgsmål igen og igen eller gennemføre enkle transaktioner, hovedparten af ​​HR's tid.

Reducer administrativ arbejdsbyrde

Nøglen til at reducere den administrative arbejdsbyrde er at træne medarbejdere til at blive mere selvforsynende og automatisere mere almindelige opgaver.Det er her, hvor det kan hjælpe med at anvende en servicehåndteringsmetode. Service management forenkler levering af rutinemæssige administrative tjenester, frigør tid til at fokusere på aktiviteter med høj værdi.

Den typiske HR-organisation har sandsynligvis systemer til styring af medarbejderdata og betalingsrelaterede aktiviteter. Det har dog sandsynligvis ikke et automatiseret system til håndtering af medarbejderforespørgsler og opfyldelse af anmodninger.

Overvej hvad der sker, når en medarbejder modtager en indkaldelse til jurypligt: ​​chancerne er, at virksomheden stadig er afhængig af fysisk papirarbejde eller en række e-mails til at håndtere medarbejderens anmodning om tiden væk fra arbejdet.

Fordi medarbejder interaktioner normalt spores ved hjælp af e-mails og regneark, bliver medarbejderforespørgsler ofte savnet eller overset. Der opstår fejl, der skaber yderligere frustration og yderligere arbejde for HR.

Med e-mail er der ingen nem måde at se, om en anmodning er stoppet eller for at fastslå og eliminere procesflaskehalse. På samme måde er det svært at analysere og reagere på medarbejderens behov - for eksempel at identificere ofte anmodede oplysninger og sørge for at denne er tilgængelig online.

Manuelle administrative processer frustrer medarbejderne og er et stort udløb på HR-hold. En ny undersøgelse finder, at HR-medarbejdere bruger gennemsnitligt 12 timer om ugen håndtering af rutinemæssige medarbejderopkald og e-mails.

Service Management tilgang til møde medarbejderbehov

Tjenestehåndteringsmetoden eliminerer de kedelige, tidskrævende processer. Det erstatter ikke bare e-mail - det forandrer hvordan HR engagerer sig med medarbejdere.

Tænk på servicehåndtering som den perfekte kombination af administrativ assistent og projektleder. Den reagerer øjeblikkeligt på ansattes anmodninger, skrider frem, automatiserer gentagelige manuelle processer og administrerer endda komplekse tværgående afdelinger som medarbejder om bord og off-boarding.

Service management glemmer aldrig eller gør fejl, følger altid op med folk, så tingene bliver færdige og lader dig vide, om der er et problem, det ikke kan løse. Det viser dig også, hvor dine medarbejdere bruger deres tid - så du kan optimere ressourceudnyttelsen og maksimere produktiviteten.

Service management erstatter ikke dit nuværende Human Capital Management-system - det integrerer med det og supplerer det, hvilket giver dig synlighed og kontrol af det arbejde, du sandsynligvis gør mest via e-mail i dag.

Det giver også samme synlighed til medarbejderne. De kan se status for deres henvendelser, snarere end at mærke, at deres anmodninger forsvandt i et sort hul kort efter, at de havde indsendt dem.

At give medarbejderne mulighed for at overvåge fremskridtene i deres anmodninger reducerer betydeligt antallet af frustrerede opfølgningsemails, telefonopkald og personligt besøg hos HR, hvilket yderligere reducerer HR's administrative arbejdsbyrde.

Fordele ved en Service Management Approach

Service management starter med udrulningen af ​​en web-baseret HR portal, hvor medarbejdere kan finde HR information og anmode om HR-tjenester. Ideelt set kan medarbejdere få adgang til denne portal på deres arbejdsstationer, hjemmecomputere, bærbare computere og deres smartphones og tablets.

Dette gør det muligt for dem at tage kontrol over deres basale HR-behov - som f.eks. Tilmelding til registrering eller opdatering af statusændringer. Medarbejdere vælger blot de faktiske tjenester, de har brug for fra et servicekatalog eller søger information i portalens vidensbase.

Når en medarbejder indsender en anmodning via portalen, opretter servicehåndteringssystemet automatisk en sag og hyrder gennem hele processen. Dette omfatter tildeling af sagen til den rigtige HR-ekspert, der automatisk sender sagen fra person til person, da hvert opfyldelsestrin er afsluttet, og vedligeholdelse af en fuldstændig sagshistorie.

Du kan også udvide denne service til andre afdelinger. Servicestyringssystemer kan f.eks. Automatisk oprette it-konti eller anmode om kontorlokaler til nye hyringer som led i ombordlægningsprocessen.

Servicestyringssystemet drev end-to-end HR-leveringsprocesser og ved, hvordan disse processer udfører. For eksempel kan det automatisk fortælle dig, hvornår en sag er stoppet, så du kan handle.

Det genererer også en bred vifte af KPI'er og andre procesmålinger - f.eks. Hvor godt dit team reagerer på medarbejderforespørgsler. Det kan endda analysere de typer af videnbaserede forespørgsler, der gør det nemt at identificere og udfylde indholdsforskelle.

Konklusion

HR-medarbejdere vælger at forfølge en karriere i HR, fordi de vil hjælpe folk, ikke bruge deres dage arkivering papirer, ajourføring regneark og reagere på e-mails. Alt for ofte forstyrrer almindelige anmodninger og bunker papirarbejde det arbejde, hvilket frustrerer dem og de medarbejdere, de forsøger at hjælpe.

HR er en tjenesteudbyder og kan se eksemplet fra sin medleverandør, it-afdelingen. IT har ført til i mange virksomheders bestræbelser på at anvende en service management disciplin til at automatisere indsendelse og opfyldelse af IT-helpdesk anmodninger.

Automatisering af disse opgaver gør det muligt for IT at fokusere på mere strategisk arbejde, der kan hjælpe virksomheden med at opfylde sine bredere forretningsmål og bedre demonstrere it's værdi.

En servicemanagement tilgang er nøglen til HR, der øger sin profil til virksomhedsledere ved at levere tjenester af høj kvalitet og øget medarbejdertilfredshed samtidig med at den reducerer sin egen arbejdsbyrde. HR kan afsætte sin tid og ekspertise til mere strategiske aktiviteter, der bevæger sin forretning fremad.