Hvilke arbejdsgivere bør ikke opbevares i personaldele

Arbejdsgivere bør aldrig placere bestemte emner i dine generelle personaldokumenter. Indholdet af dine medarbejderspecifikke filer og -registre er generelt tilgængelig for medarbejdere, medarbejderen og medarbejderens leder eller vejledende i nogle virksomheder.

I andre er adgang begrænset til HR-medarbejdere, og medarbejdere kan anmode om adgang til deres optegnelser. Advokater kan også afkræve indholdet af personaldokumenterne for retssager og klagepunkterne for ligestillingskommissionen (Equal Employment Opportunity Commission). En tidligere medarbejder kan også anmode om en kopi af hans eller hendes personaldokumenter.

Bedste praksis gør personalepakken kun tilgængelig for medarbejdere fra Human Resources. Du skal holde personaldata under lås og indtaste et opbevaringsområde, der gør dem utilgængelige for andre medarbejdere.

Med alle disse potentielle anvendelser og potentielle seere af dine medarbejderposter skal en arbejdsgiver sørge for at opretholde upartisk, faktuel dokumentation af en medarbejders ansættelseshistorie i dine medarbejderposter.

Derfor vil du gerne anvende disse generelle retningslinjer til den dokumentation, du bevarer i din organisations personaleposter.

Retningslinjer for indholdet af medarbejderpersonalfilen

Oplysninger i personoplysninger skal være faktuelle.

Tilsynsførende eller Personaleudvalgets udtalelser; tilfældige noter; sladre; ubegrundede rygter spørgsmål, rapporter eller tatletale påstande fra andre medarbejdere, som ikke er udforsket; påstande, der ikke er forfulgt, undersøgt og afsluttet og andre ikke-faktiske oplysninger, kommentarer eller noter bør udelukkes fra medarbejderens personaledatabase.

Et af de værste eksempler på offensiv kommentar, som en HR-manager fandt indleveret i en medarbejders personalepost, involverede en ansættelseslederens interviews. En sagde: "Muligvis for fedt til at komme op og ned ad trappen efter behov." Forestil dig medarbejderen, en advokat og endda kommende medarbejdere og vejledere, der læser kommentarer som disse.

I et andet selskab fandt lederen ubemærkede noter, som ledere og andre havde lagt i medarbejderens filer som: "Mary er sur fordi hun ikke fik en rejse. Hun sænkede sit arbejde forsætligt for at blive lige med sin leder." Se problemet?

Personalejournaler skal omhyggeligt tildeles deres relevante filplaceringer.

Bestem en protokol for din virksomheds personaldokumenter baseret på statslige og føderale love, arbejdslove som f.eks. Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) og arbejdsgiverens bedste praksis.

Så hold dig til protokollen. Du ønsker ikke at finde tilfældig læge undskyldninger gemt i personalebladet, når de tilhører en medicinsk fil. Du vil heller ikke have begrundelsen og begrundelsen for en medarbejders forfremmelse i lønlistefilen.

Du vil heller ikke have optegnelser om en ansættelsesbeslutning, der involverer baggrundskontrol eller noter fra diskussioner med tidligere arbejdsgivere i personalepilen.

Tilsynsførere, ledere og andre medarbejdere, der lægger dokumentation i personoplysninger, har brug for træning.

Enhver person, der har adgang og kan placere dokumenter i en medarbejderpersonalfil, skal træne for at skrive dokumentationen korrekt.

Med en medarbejdernes påstande om, at medarbejderen var en fuldstændig dødsfald, vil du ikke vinde dine personalspecifikationer nogen præmier. Men uuddannede vejleder har været kendt for at skrive lignende udtalelser og placere dem i medarbejderpersonalfiler.

Endnu bedre, begræns adgangen til filerne til din HR-medarbejder, der er ansvarlig for journalerne og ved, hvad der skal og ikke skal placeres i en personaledatabase.

Balancere de oplysninger, du placerer i personoplysninger.

Inkluder både de positive og de negative aspekter af en ansattes beskæftigelseshistorie. Alt for ofte fremhæver personaldokumenter enhver negativ begivenhed og savner de positive komponenter, som hver medarbejder oplever. Tænk rejser, kampagner, ekspertise belønninger og eksemplarer af ros og tak noter.

Anerkend forskellen mellem en vejleders personlige noter om deres rapporteringspersonale og den officielle virksomheds personaldokumenter.

Tilsynsmandens notater, der bruges til forbedring af præstationer, sporing af projekter og målgennemførelse, og for retfærdig fastsættelse af løfter og præstationsudviklingsplaner hører f.eks. I en vejleders private fil, ikke i virksomhedens officielle personaldokumenter.

Anerkender også behovet for at uddanne vejledere i, hvordan man tager notater og vedligeholder dokumentation i deres administrationsfil. De samme kriterier for fakta, ikke meninger og specifikke eksempler, ikke retssag, gælder for private noter.

Vejlederens private notater kan dømmes i tilfælde af en retssag, så forsigtighed anbefales selv for private noter. Tilsynet med tilsynsførere, der holder kopier af poster, der findes i den officielle medarbejderpersonalfil i deres administrationsfil, anbefales ikke.

Ansættelse dokumentation og interview notater præsentere lidt af en quandary.

Den bedste praksis er at opretholde en separat fil for hver position, du fylder, der indeholder al dokumentation i forbindelse med udfyldning af denne position fra jobpostet til referencekontrollen. Ansøgernes genoptagelser, dækbreve og ansøgninger hører til i denne fil, bortset fra at du skal flytte den ansattes medarbejders ansøgning til medarbejderpersonalfilen.

Denne fil har de officielle tjeklister og formularer, der stræber efter en upartisk repræsentation af en potentiel medarbejders kvalifikationer og støtter din beslutning om at ansætte den mest kvalificerede kandidat. Ansættelseslederens udtalelser og noter, der blev taget under ansættelsesprocessen, tilhører ikke denne fil.

Human Resources kan indsamle disse noter for at opretholde fuldstændig dokumentation om en beskæftigelsesbeslutning, men de tilhører ikke personaleposterne.

Faktisk dokumentation om beskæftigelsesbeslutninger.

Denne dokumentation indeholder sådanne beslutninger som forfremmelse, overførsel til en lateral mulighed og lønforhøjelser, og de tilhører personaleposter. Vejlederens eller HR's udtalelser om medarbejderen gør det ikke. Officiel disciplinær handling dokumentation som en skriftlig advarsel tilhører også medarbejderens personaledatabase.

Specifikke eksempler på dokumentation, der ikke skal være i personoplysninger

Følgende oplysninger bør ikke anføres i personoplysninger. Dokumentationen kan kræve en særskilt fil, kan klassificeres som tilsyns- eller ledelsesnotater, eller bør ikke overholdes af en arbejdsgiver.

• Eventuel medicinsk information tilhører den medicinske fil.
• Lønoplysninger er indeholdt i lønlistefilen.
• Dokumenter, der indeholder medarbejdernes sociale sikringsnumre eller oplysninger om medarbejdernes beskyttede klassifikationer som alder, race, køn, national oprindelse, handicap, civilstand, religiøs overbevisning osv., Bør aldrig opbevares i personaldokumenterne.
• Tilsyns dokumentation til formålet med at styre en medarbejders arbejde, fastsætte mål, tilbagemelding osv., Skal indleveres i en privat, supervisor eller manager-ejet mappe.
• Undersøgelsesmateriale, herunder medarbejderklage, vidneinterviews, medarbejderinterview, fund, advokathenstillinger og resolution samt opfølgning for at sikre ingen gengældelse, skal opholde sig i en undersøgelsesfil, der er adskilt fra personaldokumenter.
• Filansatte I-9-formularer i en I-9-fil eller -placering, væk fra medarbejderpersonalposter.
• Placer baggrundskontroller, herunder kriminel historie, kreditrapporter mv. Og resultaterne af lægemiddelprøvning i en separat fil, som supervisorer, ledere og medarbejderen ikke kan få adgang til. SHRM anbefaler enten denne separate fil eller anbefaler, at disse oplysninger også kan indleveres i medarbejderens medicinske fil.
• Medarbejderlige lige muligheder optegnelser som selvidentifikationsformularer og regeringsrapporter bør ikke opbevares i personalebladet eller overalt, hvor tilsynsføreren har adgang.

Hvis du følger disse retningslinjer, gemmer din organisation faktisk faktuel, støttet beskæftigelseshistorie og personaldokumenter på de relevante steder.

Disclaimer: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.