Time Management Færdigheder Liste og eksempler

Hvad er tidsstyringsfærdigheder og hvorfor er de vigtige for arbejdsgivere? Tidsstyring betyder, at arbejdet effektivt, og arbejdsgivere i alle brancher ser efter medarbejdere, der optimalt kan udnytte den tid, de har til rådighed på jobbet. Sparer tid sparer organisationen penge og øger indtægterne.

Medarbejdere, der styrer deres tid, er mere produktive, mere effektive og mere tilbøjelige til at overholde frister. De fokuserer på de vigtigste og tidsfølsomme opgaver og begrænser mængden af ​​tid spildt på ikke-væsentlige opgaver.

Effektiv tidsstyring kræver, at medarbejdere analyserer deres arbejdsbyrde, tildeler prioriteter og fastholder fokus på produktive bestræbelser. Medarbejdere, der er gode tidsledere, kan fjerne distraktioner og få støtte fra kolleger for at hjælpe deres mål.

Under et jobinterview

Tidshåndteringsfærdigheder, som andre bløde færdigheder, er efterspurgte. Interviewere vil stille spørgsmål til at vurdere din evne til at styre din tid og tiden for dit hold, hvis du er i en tilsynsrolle.

Gennemgå disse spørgsmål om tidsstyringsinterviews forud for dine jobsamtaler, så du er parat til at reagere med specifikke eksempler på, hvordan du effektivt styrer din arbejdsbyrde.

Topfærdigheder

Prioritering

Det er normalt umuligt at gøre hver eneste, som du har brug for og vil gøre alt på én gang, men hvis du prioriterer godt, skal du kunne fuldføre de vigtigste opgaver i en ordre, der giver mening. Når du prioriterer prioritet, overveje faktorer som når hver opgave skal udføres, hvor lang tid det kan tage, hvor vigtigt det kan være for andre i organisationen, hvad der kan ske, hvis en opgave ikke er færdig, og om nogen opgave kan afbrydes af behovet for at vente på en anden.

Planlægning

Planlægning er vigtig, og ikke kun fordi nogle opgaver skal udføres på bestemte tidspunkter. Planlægningen påvirker din dag, din uge, din måned og andre mennesker, deres projekter og deres kort- og langsigtede planer for projekter og opgaver. De fleste mennesker har også bestemte tider på dagen, hvor de bliver mere og mere energiske og bliver mere produktive, når de planlægger sig i overensstemmelse hermed. Skemaer kan være en god måde at undgå udsættelse for.

Holde en opgaveliste

Opgavelister (korrekt prioriteret og integreret med din tidsplan) er en fantastisk måde at undgå at glemme noget vigtigt. De er også en fantastisk måde at undgå at bruge hele dagen på at tænke på alt, hvad du skal gøre. At huske opgaver tager energi, og at tænke på alt, hvad du skal gøre hele ugen, kan være udmattende og overvældende. Opdel alle nødvendige opgaver op i en liste for hver dag, og du behøver ikke bekymre dig om nogen af ​​det mere. Bare se på dagens liste.

Resting

Hvile, selv om det kan virke modstridende, er en vigtig tidsstyringsevner. Selv om der arbejdes på lange timer eller springe pauser, kan nogle gange forbedre produktiviteten på kort sigt, vil din udmattelse senere sikre, at din gennemsnitlige produktivitet rent faktisk falder. Bortset fra sjældne nødsituationer er det vigtigt at modstå fristelsen til overarbejde. Medtag nødvendige pauser og en fornuftig afslutningstid i din tidsplan.

Delegation

Afhængigt af hvilken type arbejde du gør, kan du muligvis delegere nogle opgaver. At vide, hvad man skal delegere og hvornår er en færdighed. Nogle mennesker modstår delegering, enten fordi de ønsker at opretholde kontrol eller fordi de vil spare penge ved ikke at ansætte assistenter. Begge tilgange giver i sidste ende skade produktivitet og øger omkostningerne.

Husk dog, at hvis du praktiserer tidsstyring flittigt og stadig ikke kan få alt gjort, kan du forsøge at gøre for meget. Det er bedre at lykkes med nogle få opgaver end at forsøge og så fejle på mange.

Eksempler på arbejdspladsen

A - E

• Tilpasning af planer til skiftende omstændigheder
• Tildeling af tid til specifikke opgaver
• Analyserer processer og vælger den enkleste måde at udføre en opgave på
• At bede om hjælp, når overvældet med krav
• Selvsikkerhed til at sige nej til uhensigtsmæssige krav, der afledes af centrale opgaver
• At angribe mere komplekse opgaver, når du har den højeste energi og skarpeste koncentrationer
• Revision af, hvordan tiden bruges
• Undgå overdreven lille snak med medarbejdere
• Undgå udsættelse; handler i stedet for at bekymre sig
• Bryde bredere mål i mindre dele og fokusere på et trin ad gangen

• Opdele projekter i håndterbare dele
• Oprettelse af daglige, ugentlige og månedlige "to do" lister
• Oprettelse af tidsplaner
• Delegere mere rutinemæssige opgaver til lavere niveau personale
• Spiser godt for at opretholde energi
• Eliminerer tidskrankere
• At udøve og deltage i andre stressreducerende aktiviteter i fritiden for at maksimere energi, når de er på arbejde

F - Z

• Tilrettelæggelse af effektive møder klæber med tidsrammer til møder
• Gruppering af lignende opgaver sammen for at begrænse overgangstiden
• Opretholdelse af et organiseret arbejdsområde
• multitasking; skiftende glat fra en opgave til en anden
• Åbenhed til mere effektive måder at gøre tingene på
• Organisering af digitale filer for nem hentning
• Planlægger din dag natten før eller første ting om morgenen
• Prioritering af anmodninger og krav
• Prioritering af en liste over projekter og fokusering på højere værdiopgaver med mere øjeblikkelige deadlines

• Punktlighed
• Sætte mobiltelefoner til side for at fjerne forstyrrelsen af ​​personlige beskeder, medmindre det kræves for arbejde
• Gennemgang af ydeevnen og eliminering af afvigelser fra prioriteter
• Indstilling daglige, ugentlige og månedlige mål
• Indstilling af realistiske standarder for kvalitet og undgå perfektionisme
• Indstilling af bestemte tidspunkter for at reagere på e-mail
• Tager korte pauser for at genoprette energi
• Berøring af hvert stykke papir eller læsning af hver e-mail kun én gang, når det er muligt