Sådan svarer du på en anmodning om en referencecheck

At reagere på en referencekontrolanmodning er en vanskelig virksomhed. Frygt for repressalier og retssager hindrer mange arbejdsgivere i at reagere overhovedet. Disse henstillinger hjælper dig med at reagere rimeligt for at henvise til kontrolanmodninger, samtidig med at du beskytter dine virksomheders og dine nuværende medarbejderes legitime interesser.

Følg firmaets etablerede referencekontrolpolitik

For det første anmoder mange virksomheder om, at ledere sender skriftlige referenceanmodninger til Human Resources. Hvis lederens reference er positiv, kan du dog acceptere, at lederen giver en verbal reference direkte til en arbejdsgiver.

Alt, der sendes i et skriftligt format, skal komme fra Human Resources, eller HR-medarbejdere bør gennemgå svaret for konsistens og beskytte virksomhedens bedste interesser. Et fælles referencekontrolformat beder dig om at give disse oplysninger om den tidligere medarbejder.

• Jobtitel, og lejlighedsvis jobansvar,
• Endelig løn,
• Ansættelsesdatoer,
• Giver en tjekliste, der beder den tidligere arbejdsgiver om at rangordne sådanne karakteristika som "teamwork" og "dependability."

Dette papirarbejde er bedst overladt til Human Resources - i det mindste spørg HR-personalet om at gennemgå ethvert skriftligt svar du måtte tænke på at sende. Besvar ikke spørgsmål, der beder dig om numerisk at vurdere en tidligere medarbejder i ethvert aspekt af deres arbejde eller deres arbejde.

Numeriske bedømmelser er ikke sammenlignelige ud fra en fælles betydning af definitionen af ​​udtrykket, og det er heller ikke meningen med tallene i en numerisk skala, der er defineret på disse formularer. Derfor er det i bedste fald mangelfuld kommunikation. I værste fald kan det skade din tidligere medarbejders jobmuligheder.

Sørg for, at medarbejderen har en signeret godkendelse på filen

For det andet skal du kontrollere, at den tidligere medarbejders underskrift, der tillader referencekontrollen, er på papirarbejdet, der sendes af den anmodende virksomhed. Uden den tidligere ansattes underskrift giver tilladelse, bør du ikke give nogen oplysninger om medarbejderen.

Reagere på en Reference Check Request med en positiv reference

Hvis lederen med få forbehold kan anbefale den tidligere medarbejder, kan lederen i samråd med HR-medarbejderen returnere opkaldet til den forespørgende arbejdsgiver. Når du reagerer på et telefonopkald, skal lederen sørge for, at medarbejderens underskrift, der tillader referencekontrollen, er på lager hos Human Resources, før du returnerer telefonopkaldet.

Når en tidligere medarbejder var en god medarbejder og efterladt din virksomhed på gode vilkår (måske en ægtefælle flyttet og afstanden ikke var commutable), vil du give den tidligere medarbejder hjælp til at finde en ny stilling.

Eller måske har du været brugt som reference af en medarbejder, der rapporterede til dig på et tidspunkt, men ikke senest. Hvis du har positive kommentarer til medarbejderen, kan du svare på den potentielle arbejdsgiver med de positive kommentarer, du kan bidrage med.

Referencecheck spørgsmål du ikke vil røre ved

Besvar kun de spørgsmål, du har det behageligt at besvare, hvis du modtager et telefonnummer eller et dokument til henvendelse. En leder bør kun tale om de områder af medarbejderens færdigheder og erfaring, som han har direkte viden om. Der er flere spørgsmål, som en administrator ikke bør svare på:

• Eksempel Spørgsmål: Foregive, om din tidligere medarbejder vil lykkes i den stilling, som de overvejes. (Har du en krystalkugle, nogen?) Du kan muligvis ikke svare på dette spørgsmål. Selv om stillingen lyder ens, kan du ikke forudsige medarbejderne, arbejdsgiverens kultur, deres forhold til kunder eller de utallige faktorer, der hjælper en medarbejder med at lykkes - eller ej.

  Godt svar: Når medarbejderen arbejdede for mig, var hun i sin stilling med mit firma en stærk bidragyder, hvis arbejde blev værdsat.

• Eksempel Spørgsmål: Hvad var medarbejderens svagheder?

  Godt svar: Hun havde ingen svage værd at nævne, der ramte hendes evne til at udføre sit job kapacelt, da hun arbejdede for mig.

• Eksempel Spørgsmål: Hvorfor forlod medarbejderen den stilling, hvori hun rapporterede til dig?

  Godt svar: Hun søgte øget ansvar og udrunde sin viden om vores virksomhed og produkter.

  Godt svar: Hun forlod vores organisation på grund af personlige grunde, der var vigtige for hende.

Dette er de typer af referencecheckespørgsmål, en potentiel arbejdsgiver vil spørge, om du returnerer et referencekontrolopkald.

Svar på en Reference Check Request: Ikke positiv

Hvis medarbejderen forlod din virksomhed under en sky, om medarbejderen var dårlig egnet til deres arbejde, henviser en ikke-bidragende medarbejder af andre grunde eller uhåndterligt til opkaldet eller formularen til Human Resources personale til et standard svar.

Nogle gange er der usædvanlige omstændigheder omkring, at en medarbejder forlader din virksomhed. Måske så en medarbejder pornografi på sin computer - ja, han bad sin HR-direktør at tjene som en af ​​hans referencer. En anden tidligere medarbejder kan have truet vold eller begået en voldelig handling, mens du er ansat af din virksomhed.

Mens disse tidligere medarbejdere sjældent vil oplyse dit firma som reference, være forberedt. Disse opkald skal sendes til HR-medarbejdere for standard svaret.

Der er dog en advarsel her. Tal med din advokat, inden du reagerer på nogen referencekontrol om en potentielt voldelig medarbejder. Hvis du undlader at afsløre voldelig adfærd til en potentiel arbejdsgiver, og den tidligere medarbejder begår en voldelig handling, mens du er ansat hos den nye arbejdsgiver, kan din virksomhed være ansvarlig for ikke at afsløre disse oplysninger. Så check med din advokat under ualmindelige omstændigheder, hvor du skiltes af med en medarbejder.

Når en tidligere medarbejder beder om et generisk referencebrev

At give tidligere medarbejdere et generisk referencebog anbefales ikke. Når et dokument eksisterer, lever det for evigt. Prospektive medarbejdere har givet HR-kontorer kopier af breve, der var 10 og 20 år forældede, nogle gange næsten ikke læsbare fra flere fotokopier.

Efter en vis tidsperiode passerer du ikke, hvilken slags medarbejder din tidligere medarbejder er blevet - medmindre han eller hun er den sjældne undtagelse, der holder kontakten. Og du ved aldrig, hvordan medarbejderen vil bruge dit brev eller hvordan dine ord bliver fortolket af potentielle arbejdsgivere. Vedtage en politik, der siger, at ledere aldrig skal give skriftlige, generiske referencebreve.

Informer den tidligere medarbejder om, at din virksomhed vil med glæde give arbejdsbevis fra Human Resources til bestemte arbejdsgivere, der spørger direkte.

Endelige tanker om at reagere på en Reference Check Request

Få medarbejdere satte mål om manglende arbejde. Men medarbejderne fejler, og virksomheder og medarbejdere gør på en måde. Husk, når du bliver bedt om en henvisning, at hver tidligere medarbejder fortjener muligheden for at starte over - uanset vilkårene, hvor de skiltes fra din organisation.

Måske var den tidligere medarbejder uegnet til den stilling, han havde hos din virksomhed. Din virksomhedskultur kan have været en fuldstændig uoverensstemmelse med medarbejderens behov. Medarbejderen kan have haft en anden vision for kravene i hans job end hans chef. Måske var hans personlige liv og ægteskab unraveling under hans embedsperiode med din virksomhed.

Du kender aldrig alle detaljer og grunde til, hvorfor en medarbejder fejler eller går videre. Det er nemt med den højtstående medarbejder, at du fortryder at miste et bedre job, en familieflyt eller en drømmulighed. Det er sværere med den marginale performer.

Vær ærlig eller giv minimal information. Gør ikke krystalkugle forudsigelser om succes eller give numeriske ratings og placeringer for udefinerede vilkår. Giv om nødvendigt de minimale oplysninger, der beskriver den tidligere medarbejders ydeevne. Når det er muligt, giv medarbejderen en pause og snak med den potentielle arbejdsgiver.

Nylige tal vedrørende referencekontrol viste, at arbejdsgiverne i dag tager referencecheck meget alvorligt. Over 90 procent af arbejdsgiverne tjekker referencer. Når det er muligt, giv dine tidligere medarbejdere en pause - når du kan gøre det i god samvittighedsfuldt.