Sådan skriver du en anmodning om forslag eller RFP

En anmodning om forslag, undertiden kaldet RFP eller RFQ ("request for quotation"), er et dokument, et firma udsteder, når det ønsker at købe et produkt, og det ønsker at gøre dets specifikationer tilgængelige for offentligheden. Dette er normalt tilfældet, når flere virksomheder vil byde på arbejdet, og RFP inviterer til mere konkurrencedygtige priser. Men hvis du ikke forbereder RFP korrekt, kan din indsats give bud, der er spild af tid, eller værre, ingen bud overhovedet. Sådan skal du lave en RFP for at sikre de bedste resultater.

Vanskelighed: Gennemsnit

Tid påkrævet: Adskillige dage

De 12 trin

1. Lav dine lektier:Find ud af hvad du har brug for, hvad du vil, og hvad der er muligt, før du begynder at skrive din RFP. Udsted ikke en RFP til en maskine, der kan producere 1.500 widgets en time, hvis du aldrig har solgt mere end 25 om måneden. Der er ingen mening om at udstede en RFP til en motor med høj effekt, når en messenger kan komme igennem trafik lige så hurtigt på en cykel.
2. Skelne mellem dine behov og ønsker: Hvis du vil købe et program, der kan sende billeder mellem hovedkvarteret og dine varevogne på arbejdspladsen, kan du angive antallet af billeder, du har brug for pr. Sekund, den maksimale størrelse af de billeder, du har brug for, og den nødvendige opløsning. Selv om det kan være rart at have disse billeder i farve, skal du beslutte, om det virkelig er nødvendigt. Hvis du virkelig har brug for en bestemt specifik, skal du bruge ord som "vil", "skal" og "skal". Dette indikerer, at disse er kravene. Specifikationer, der kun er "ønsker", skal identificeres med ord som "may", "can" og "optional".

1. Bestem hvad vinderen vil se ud: De forslag, du får som svar på din RFP, vil variere. Hvert svarende selskab vil have forskellige styrker og svagheder. Nogle vil fokusere på laveste pris. Andre vil fokusere på den bedste kvalitet. Og andre vil tilbyde et komplet funktionssæt. Beslut dig foran hvad du leder efter - den laveste pris, den hurtigste levering eller en kombination af de to.
2. Organiser dokumentet: Alt, hvad du skriver for erhvervslivet, bør gives en stor tankegang og bør organiseres. En oversigt er et godt sted at starte. I det mindste skal du bruge sektioner til introduktion, krav, udvælgelseskriterier, tidslinjer og processer. Mange af disse sektioner vil have underafsnit.

1. Skriv introduktionen: Her vil du forklare potentielle tilbudsgivere, hvorfor du publicerer RFP, og hvad du håber at opnå ved at gøre det. Indledningen kan også indeholde et resumé af de vigtigste punkter, der er slettet fra de øvrige sektioner, herunder forfaldsdatoen. Introduktionen af ​​en RFP til et billedoverførselssystem kan læses sådan som sådan: "XYZ Company ønsker forslag til et meget pålideligt, brugervenligt system, der er i stand til at sende billeder fra hovedkontoret til varevogne hvor som helst i hovedstadsområdet. skal være modtaget mandag den 5. marts 2007 kl. 8 PST. "

1. Forklar krav: Dette afsnit er en af ​​de vigtigste, og det tager normalt mest tid. Du skal angive størrelsen og klarheden af ​​de billeder, der skal overføres, og den nødvendige hastighed. Vær specifik, men fortæl ikke budgiverne, hvordan du vil have arbejdet udført, medmindre det er vigtigt. Du kan måske bryde denne del op i underafsnit. For eksempel (a) billedstørrelse og kvalitet (b) transmission, som kunne indeholde både ønsket hastighed og eventuelle krav, der gør transmissionen sikker (c) ønskede valgmuligheder, hvor du måske angiver farven som en ønskelig mulighed.

1. Udvælgelseskriterier: Her er hvor du fortæller tilbudsgivere, hvordan du vælger det vindende bud. Du kan afsløre så meget eller så lidt som du vil. Det er en god idé at medtage en sætning som: "Den vindende budgiver, hvis nogen, vælges udelukkende af XYZ Company's dom." Du vil muligvis oprette et regneark, der tildeler hver enkelt bud et bestemt antal punkter i hver kategori.Derefter skal et hold vælge det bedste bud fra dem med de tre bedste resultater.
2. tidslinjer: Dette afsnit fortæller virksomheder, hvor hurtigt de skal handle, og hvor lang tid processen forventes at tage. Vær rimelig, når du fastsætter dine frister. Bede ikke om forslag til komplekse systemer, så giv budgiverne kun få dage til at svare. Tillad mere tid til at forberede et bud, hvis din RFP er stor, hvis dit ønskede køb er kompliceret, eller hvis du har brug for et meget detaljeret svar. Det er også her, hvor du kan fortælle tilbudsgivere, hvor længe evalueringsprocessen vil tage, når de får besked, hvis de er succesfulde, og hvor snart de skal levere, hvad de har lovet.

1. Behandle: Brug dette afsnit til at forklare, hvordan processen vil fungere - fra at sende RFP til tildeling af kontrakten og når arbejdet begynder. Dette afsnit kan måske sige, at "Bud er forfaldne på den dato, der er angivet i trin 8. ovenfor. Alle bud vil blive gennemgået for at sikre, at de opfylder alle krav og er lydhør. Alle responsive bud bliver scoret i X kategorier (du kan navngive kategorierne hvis du ønsker), og de tre bedste bud evalueres af forslaget til at vælge den vindende budgiver og en suppleant. Forhandlinger med den vindende budgiver forventes at resultere i en kontraktpris inden for to uger. "

1. Bestem hvordan man sender RFP: De fleste RFP'er sendes ud, men de behøver ikke at være. Du kan sende en RFP via e-mail, eller du kan sende den på din virksomheds hjemmeside. Bare sørg for at angive navnet (eller budnummer), som budgiverne skal bruge til at identificere RFP'en, de svarer på.
2. Bestem, hvem der vil modtage RFP: Du har måske allerede identificeret de leverandører, som du vil købe fra. Din virksomhed kan endda have en liste over acceptable leverandører. Hvis ikke, kan du finde mulige leverandører gennem dit professionelle netværk ved at søge online eller ved at spørge betroede leverandører af andre materialer til deres anbefalinger. Begræns ikke din liste over, hvem der modtager din RFP til kun store virksomheder eller etablerede leverandører. Du kan finde bedre ideer og endnu bedre priser fra mindre leverandører, der ofte er mere ivrige efter at vinde din virksomhed.

1. Underret vinderen: Når du har gennemført alle ovenstående trin, er det tid til at tage springet og meddele den vindende RFP, at det er tid til at gå videre med projektet.