Hvorfor kommunikation er vigtig i Change Management

Du kan ikke overkommunikere, når du beder din organisation om at ændre. Enhver succesfuld ledende medarbejder, der har ført til en vellykket forandringsstyringsindsats, udtrykker behovet for overkommunikation under en forandringserfaring og gør denne erklæring i tilbageblik.

Ingen organisation eksisterer, hvor medarbejderne er helt tilfredse med kommunikation. Kommunikation er et af de hårdeste problemer i organisationer. Det er et område, der oftest klages over af medarbejdere under organisatorisk forandring og daglig drift. Grunden?

Effektiv kommunikation kræver fire komponenter, der interworking perfekt for at skabe fælles mening, en favorit definition af kommunikation.

• Den enkelte sender meddelelsen skal fremlægge meddelelsen klart og detaljeret og udstråle integritet og ægthed.
• Den person, der modtager beskeden, skal beslutte at lytte, stille spørgsmål for klarhed og stole på afsenderen af ​​meddelelsen.
• Den valgte leveringsmetode skal passe til omstændighederne og behovene hos både afsenderen og modtageren.
• Indholdet af meddelelsen skal resonere og forbinde på et eller andet niveau med modtagerens allerede fastlagte overbevisning. Det skal indeholde de oplysninger, som medarbejderen ønsker at høre. Det skal svare medarbejderens mest værdsatte og bekymrede sig om spørgsmål.

Med alt dette foregår i kommunikation, er det underligt, at organisationer nogensinde gør det godt. Heldigvis har ændringsadministratorer givet en bred vifte af forslag til, hvordan man kommunikerer godt under eventuelle organisatoriske ændringer.

Anbefalinger om kommunikation til effektiv forandringsledelse

Udvikle en skriftlig kommunikationsplan for at sikre, at alle følgende opstår i din ændringsstyringsproces.

• Kommuniker konsekvent, ofte og gennem flere kanaler, herunder tale, skrivning, video, træning, fokusgrupper, opslagstavler, intranet og mere om ændringen.
• Kommuniker alt, hvad der er kendt om ændringerne, så hurtigt som informationen er tilgængelig. Gør klart, at din bias er rettet mod øjeblikkelig kommunikation, så nogle af detaljerne kan ændre sig på et senere tidspunkt. Fortæl folk, at dit andet valg er at holde al kommunikation, indtil du er positiv over beslutninger, mål og fremskridt, hvilket er katastrofalt i effektiv forandringsledelse.

• Giv betydelige mængder tid til folk til at stille spørgsmål, anmode om præcisering og give input. Hvis du nogensinde har været en del af et scenario, hvor en leder præsenterede ændringer til en stor gruppe via overhead transparenter og derefter flygtede, ved du, hvor dårlige nyheder det er for integration af ændringer. Folk skal føle sig involveret i forandringen. Inddragelse skaber engagement - intet andet er lige så vigtigt under en forandringsproces.
• Kommuniker klart visionen, missionen og målene med forandringsstyringsindsatsen. Hjælp folk til at forstå, hvordan disse ændringer vil påvirke dem personligt. Hvis du ikke hjælper med denne proces, vil folk lave deres egne historier, som regel mere negative end sandheden.

• Erklære at sand kommunikation er en samtale. Det er tovejs, og den rigtige diskussion skal resultere. Det kan ikke være bare en præsentation.
• Forandringsledere eller sponsorer skal bruge tid på at tale om en-til-en eller i små grupper med de mennesker, der forventes at foretage ændringerne.
• Kommuniker årsagerne til ændringerne på en sådan måde, at folk forstår sammenhængen, formålet og behovet. Udøvere har kaldt dette "opbygge en mindeværdig, konceptuel ramme" og "skabe en teoretisk ramme for at understøtte forandringen."

• Giv kun svar på spørgsmål, hvis du kender svaret. Ledere ødelægger deres troværdighed, når de giver ukorrekte oplysninger eller ser ud til at snuble eller tilbagekalde, når de giver et svar. Det er meget bedre at sige, at du ikke ved, og at du vil forsøge at finde ud af.
• Ledere skal lytte. Undgå forsvarsevne, undskyldning og svar, der gives for hurtigt. Handle med omtanke.
• Lav ledere og skift sponsorer til rådighed, hver dag, når det er muligt, at blande sig med andre på arbejdspladsen.
• Hold interaktive workshops og fora, hvor alle medarbejdere kan undersøge ændringerne sammen, mens de lærer mere. Brug træning som en form for interaktiv kommunikation og som en mulighed for, at folk sikkert kan udforske nye adfærd og ideer om forandring og forandringsledelse. Alle niveauer i organisationen skal deltage i de samme sessioner.

• Kommunikation skal være proaktiv. Hvis rygteværket allerede er i gang, har organisationen ventet for lang tid til at kommunikere.
• Gør det muligt for folk at kommunikere med hinanden, både formelt og uformelt, for at dele ideer om forandring og forandringsledelse.
• Gennemgå offentligt de mål, der er på plads for at kortlægge fremskridt i forandringsledelsen og ændre indsatsen.
• Offentliggør belønninger og anerkendelse for positive tilgange og resultater i ændringerne og forandringsledelsen. Fejr hver lille sej offentligt.