Projektstyringsstrukturer

Ved du, hvad projektstyring er, og hvordan ser det ud? Eller hvad skal man gøre, hvis man arbejder i et miljø, hvor det ikke eksisterer? Lad os starte med en definition.

Projektstyring: en definition

'Governance' i projektledelsesbetingelser refererer til politikker, processer, standarder, procedurer og retningslinjer, der bestemmer, hvordan projekter ledes, drives og styres af din organisation.

Governance kan være omfattende og "tung" med masser af bureaukrati, eller sketchy og "light" (i så fald er det sandsynligvis ineffektivt). Ledere bør tilstræbe det rette styringsniveau for deres miljø og kultur. Sørg for, at din styringspolitik er egnet til formål, er en nøglefaktor for at sikre, at de er effektive.

Governance starter øverst. Selskabets bestyrelse bør være forpligtet til ideen om god regeringsførelse og det faktum, at projekterne skal forvaltes korrekt, inden for specifikke retningslinjer. Denne holdning og de forventede standarder vil filtrere ned til projektstyrelser og projektledere (og programhold, hvor disse findes).

Hvorfor Projektstyring Matters

Din projektsponsor og andre vigtige interessenter vil gerne vide, at du bruger projektbudgettet på den rigtige måde. De ønsker at se, at du følger dine projekts fremskridt effektivt og træder ind for at styre projektrisiko efter behov.

Men begrundelsen for god regeringsførelse på projekter går længere end det.

Styring kræves af kunder, især i den offentlige sektor. Regeringer og tilsynsmyndigheder spørger (og i nogle tilfælde håndhæver) visse standarder for visse projekter. Governance er ikke kun et internt problem: mange virksomheder, der opererer på regulerede markeder, skal følge vejledning fra ekstern lovgivning som Sarbanes-Oxley. Projektstyring udgør en lille del af at kunne bevise, at din virksomhed fungerer effektivt og inden for de specificerede retningslinjer og regler for din branche.

Projektstyring hjælper dig også:

• Forbedre dit investeringsafkast og spore disse investeringer effektivt
• Få indkøb til projekter
• Undgå de almindelige grunde til, at projekterne fejler
• Kommuniker mere effektivt
• Introducere standardisering på tværs af projekter, hvilket gør det lettere at sammenligne præstationen
• Minimere risikoen
• Udvikle og motivere personale i en struktureret miljø

Hvad Projekt Governance Ligner

Så nu ved vi, hvad projektstyring er, hvordan ser det ud på et projekt? Her er de slags aktiviteter, der viser styring i et projektmiljø:

• Der er en disciplineret projektledelses livscyklus, der indeholder definerede punkter til godkendelse. Dette er punkter, hvor projektets rentabilitet drøftes, og der træffes beslutning om, hvorvidt man skal fortsætte arbejdet eller ej.
• Projekter har en klar forretningsmæssig sag, og forretningsmæssige sager har tilstrækkelige oplysninger til at gøre det muligt for ledelsesteam at træffe de rigtige beslutninger.
• Disse beslutninger dokumenteres tilstrækkeligt og meddeles.
• Personer, der arbejder med projekter, har defineret roller og ansvar.
• Der er en kultur med kontinuerlig læring, der gør det muligt for projektteamene løbende at forbedre og at diskutere erfaringerne i et blankt miljø.

• Der er processer og procedurer, der gør det muligt for projektteam at gennemgå deres projekt og anmode om selvstændig support, hvis det er nødvendigt.
• Interessenter er involveret, og de stoler på processen.
• Projekthold består af personer, der er erfarne og kvalificerede i de relevante roller.

Styring af projekter er forbundet med styringsstrukturerne i organisationen samlet. Hvis du mener, at hovedformålet med projektstyring er at sikre, at projekter udføres på den rigtige måde, kan du se, hvordan det knytter sammen til finansiel styring på virksomhedsniveau, risikostyring af virksomheder og meget mere.

Projektstyring bør passe perfekt ind i dine nuværende organisatoriske processer. Med andre ord, skab ikke en helt ny finansiel styringsproces, når du allerede har en, der fungerer på andre områder! Brug det, der findes i øjeblikket, og tweak virksomhedens processer for at gøre dem egnede til brug i et projektmiljø.

5 Fokusområder for projektstyring

Når du begynder at se på det, vil du indse, at projektstyring er gennemgribende gennem alle elementer i projektstyring. Der er dog nogle nøglefokusområder, hvor styring er særligt relevant.

1. Metoder og processer: Disse hjælper dig med at levere arbejde pålideligt og bæredygtigt.
2. Videnledelse: Dette er afgørende for erfaringerne og sikrer, at organisationen lærer fra projektets erfaring. Videnforvaltning er afgørende, hvis du vil stoppe med at lave de samme fejl flere gange.
3. Projektledelse Modenhed: Når din organisatoriske projektstyrings modenhed stiger, vil din evne til at levere med succes.
4. Senior-Level Buy-in: Forpligtelsen til projektledelse starter øverst. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gennem alle niveauer af virksomheden, og tilgangen til styring vil være mere bæredygtig.

1. Støttende kultur: En kultur af støtte, ikke skylden, vil sikre projektledere har det rette miljø at trives. En støttende kultur, ledet af projektledelsen eller projektdirektøren, vil hjælpe projektledere med at nå deres mål og projektets mål.

Hvad skal man gøre, hvis der ikke er nogen corporate standard

Mange projektledere i mindre organisationer finder sig i gang med at drive projekter i et miljø, der er støttende, og hvor der er indkøb til konceptet projektledelse, men uden de formelle organisatoriske strukturer på plads, hvorfra de kan mødes.

I den situation - og det er ikke eksklusivt for små organisationer - designer du din projektstyringsmodel fra bunden. Hvis der ikke er en projektstyringsmetode, som du kan tage ud af hylderne og passe til dit projekt, skal du bygge dit eget.

Det er ikke så svært som det kan synes!

Start med at oprette det grundlæggende:

• Opret et roller og ansvar dokument
• Sørg for at du har en projektsponsor
• Sørg for, at du har en projektgruppe eller styregruppe og arrangerer regelmæssige møder, som du tager og distribuerer minutter til
• Opret en risikostyringsproces
• Opret en ændringsstyringsproces
• Opbygge punkter i din projektplan, hvor du kontrollerer projektets levedygtighed mod de oprindelige mål for forretningssagen (slutningen af ​​hver fase af fase er det naturlige punkt at sætte disse checks).

I sidste ende er det projektsponsorens ansvar at sikre, at der er tilstrækkelig styring, men projektledere kan også tage en aktiv rolle i dette.

Governance kan være et af de tørre emner i projektledelse, men det er en af ​​de vigtigste. Det er den måde, senior management teams ved, at du laver et godt stykke arbejde, og det forsikrer dem om, at projektet udfolder sig som det skal. Det giver også de checks og balancer, der er nødvendige for ledere at vide, at pengene bliver brugt på passende vis og tilpasset forretningssagen.