Meeting Management Practices Hjælp til at forbedre produktiviteten

Vi bruger mange af vores arbejdsliv i møder. I mange tilfælde resulterer dårlige mødehåndteringspraksis i den uproduktive brug af deltagernes tid. I en relateret artikel tilbyder vi vejledning om at skifte fem fælles møde scenarier til produktive arrangementer. Her er yderligere ideer til støtte for styrket brug, produktivitet og indflydelse af møder.

Meeting Management Key - Stand PAT

Nogle ledere anvender en P.A.T. tilgang til møder, der kræver a Purpose, en ENgenda og a Timeframe. Armering deltagerne med disse kritiske punkter i konteksten forud for sessionen sikrer, at folk bliver forberedt på at deltage og støtter det overordnede formål med mødet. En klar P.A.T. omrids hjælper med at sikre en produktiv session.

Du bør højst kunne definere formålet med mødet i 1 eller 2 sætninger. "Dette møde er at planlægge den nye marketingkampagne" eller "dette møde er at gennemgå shippingens nye politik for håndtering af afkast." Formålet hjælper med at sikre, at alle ved, hvorfor de er der, hvad der skal gøres, og hvordan man styrer fremskridt og kører til en konklusion.

Indstil en dagsorden. Skriv de emner, du skal gennemgå / diskutere / inspicere. Vi kan lide at tildele en tidsbegrænsning til hver dagsorden (se nedenfor) og identificere den person, der er ansvarlig for at moderere diskussionen. Indstil en tidsramme i det mindste sæt en start og sluttidspunkt. Vi anbefaler også at indstille en varighed for hvert punkt på dagsordenen. Disse bør være i alt til det samlede møde tidsrum.

Start dine møder i tide

Hvis du arbejder i en af ​​de kulturer, hvor folk trickle i møder helt op til fem eller ti minutter efter den planlagte starttid, er det tid til at starte en ny trend. Et firma opfordrer sine chefer til at lukke døren på den planlagte starttid, og de, der er forsinkede, er ikke velkommen til at deltage. Selvom dette kan være mere drakonisk end du plejer at handle, bør du ikke have nogen problemer med at bringe mødet til ordre, gennemgang af formålet og bekræftelse af forventninger og timing.

Vent ikke på stragglers at dukke op. Når nogen kommer sent, skal du ikke gå tilbage og gennemgå, hvad der allerede er dækket. Fortsæt med dine mødeemner. Dette vil være akavet for straggleren og forbedre oddsene for ham / hende, der ankommer til tiden på det næste møde.

Hvis møde arrangøren / sponsoren ikke vises i tide, skal du overveje at aflyste mødet og gå tilbage til arbejde. En ventetid på fem til syv minutter er rimelig. Odds er, møde arrangøren løb i en uventet vanskelighed og foretrækker du ikke at spilde din tid på at vente på ham / hende.

Hold mødet om emnet

En god praksis er at tildele nogen rollen som at holde alle på sporet under mødet. For ofte glider diskussionerne og nedbryder dem til en virvling af meninger, ideer, fakta og følelser. I stedet overdrage rollen og informere alle tilstedeværende om, at denne person vil blande sig, hvis og når diskussionen kommer ud af dagsordenen og det specifikke emne, der diskuteres. I nogle firmaer betegnes denne rolle som "Traffic Cope," i andre, "Topic Keeper." Uanset etiketten er rollen yderst hjælpsom til at styrke effektiviteten og produktiviteten af ​​dine møder.

Hvis der opstår flere emner, der er off-agenda, men vigtige for at diskutere, skal de tydeligt fanges og anbringes i "parkeringspladsen" for fremtidig overvejelse og diskussion eller for et diskret møde. Mødeejeren forbeholder sig ret til at tillade en mindre divergerende diskussion, hvis den understøtter det overordnede mødeformål.

Opbevar og distribuér mødenotater / minutter

Nogen anden end møde arrangøren bør holde protokollen fra mødet. En god optagelse af protokollen vil omfatte:

• Mødetid, dato, placering
• Beskrivelse af formålet
• Kopi af dagsordenen
• Liste over deltagere og en liste over dem, der ikke deltog
• En detaljeret oversigt over konklusioner, aktionspunkter, ansvarsområder og datoer for afslutning. Mange notatører anvender dagsordenen som vejledning til notering af konklusioner og handlinger.
• Planlagt opfølgningsmøde, hvis det virkelig er nødvendigt.

Ideelt set distribuere møde notater så hurtigt som muligt efter mødet og absolut inden for en arbejdsdag. Referatet og notaterne tjener som en vigtig påmindelse for deltagerne samt en informationskilde for andre interessenter eller for dem, der savnede mødet. Protokollen er et godt værktøj til at udnytte for at minde folk og hold om deres engagerede opfølgningsaktioner.

Bundlinjen

Det er muligt, at et møde vil resultere i et positivt resultat, der hjælper med at drive projekter og folk fremad, bare ikke regne med det. Nogle omhyggelighed og bevidst styrkelse af dine mødestyringsteknikker vil forbedre dine chancer for at køre et godt resultat.

Opdateret af Art Petty