Fælles Receptionist Interview Spørgsmål og bedste svar

På mange organisationer er receptionister ansigtet af virksomheden. Hver ny klient, jobansøger, medarbejder eller tredjepartsleverandør passerer eller tjekker ind hos en receptionist, så arbejdsgiverne er ivrige efter at finde nogen, der vil være ansvarlige, venlige og rolige.

10 Typiske spørgsmål stillet til rådighed i et receptionistinterview

Her finder du ofte stillede spørgsmål til receptionister, prøve svar og tips til, hvad du skal sige under dit interview.

1:53

Se nu: Sådan svares 4 Fælles Receptionist Interview Spørgsmål

1. Hvad gør du for at holde trit med et hurtigt arbejdsmiljø?

Hvad de vil vide: Din interviewer vil være sikker på at du kan holde op. Hvordan du gør det er sandsynligvis irrelevant, men du skal have et klart og sikkert svar klar.

Den første ting jeg gør, er at holde roen, da en hektisk, stresset indstilling ikke hjælper, og det er heller ikke et godt udseende foran personale eller klienter. Jeg forsøger at triage opgaver, så jeg altid arbejder på den vigtigste opgave først. Normalt er det noget der involverer en af ​​virksomhedens kunder. Jeg holder også en løbende liste over alt, hvad jeg skal gøre, så jeg ikke forsømmer noget vigtigt ansvar.

2. Hvordan holder du din daglige skema organiseret?

Hvad de vil vide: Hvordan du organiserer din dag er ikke rigtig pointen. Pointen er at demonstrere, at du er velorganiseret og vil udføre alle dine opgaver på en kompetent og rettidig måde.

Jeg begynder hver dag ved at lave en liste over alt, hvad jeg skal udføre. Jeg kontrollerer min kalender for eventuelle møder eller aftaler, så jeg kan være opmærksom på dem og få dækning i receptionen, hvis det er nødvendigt. I mit job er kommunikation vigtig, så jeg svarer hele tiden på telefonen og kontrollerer min e-mail for nye anmodninger og opdaterer derefter min opgaveliste med opfølgende opgaver i overensstemmelse hermed.

3. Hvilken rolle spiller en receptionist i kundens første indtryk af en organisation?

Hvad de vil vide: Din interviewer skal være sikker på at du forstår den stilling, du søger om, men dette spørgsmål kan også være kulturelt og berøre din arbejdsfilosofi.

En receptionist kan gøre et stort indtryk positivt eller negativt på kunder. Da jeg er en af ​​de første kunder, der ser, kan en frustrerende eller dårlig interaktion virkelig sure deres mening om virksomheden eller den overordnede oplevelse, de havde. Det ligner mig, når værten hilser dig på en restaurant. Hvis de virker forfærdelige eller virker uhøfligt, så kan det føle sig senere som din mad bare ikke smager så lækker. Derfor sørger jeg altid for at hilse på folk med et smil på mit ansigt og sørg for at alle kunder har lyst til at have min fulde opmærksomhed.

4. Fortæl mig om et tidspunkt, du var nødt til at beskæftige sig med en vred kunde eller gæst, enten i telefon eller personligt. Hvordan har du håndteret situationen?

Hvad de vil vide: Dette er et af flere spørgsmål, du kan blive bedt om, hvorledes du håndterer stressede og vanskelige forhold. Du kan også blive spurgt, hvordan du reagerede på kriminel eller uetisk aktivitet. Være ærlig. Må ikke overdrive og også ikke sælge dig selv kort.

Som lægekontorets receptionist behandlede jeg ofte frustrerede patienter på telefonen. En gang var en kvinde så rasende, at faktureringsafdelingen ikke havde kaldt hende tilbage samme dag, at hun begyndte at skrige på mig på telefonen. Det var ubehageligt! Hvad jeg forsøger at gøre i disse situationer, tænker på, hvor stresset personen skal føle sig for at opføre sig på denne måde. Efter et minut af hendes råben sagde jeg: "Du må være meget frustreret. Kan du fortælle mig mere om, hvad der sker?" Det hjalp med at sænke samtalen og reducere hendes lydstyrke. Hun forklarede hele situationen, og jeg forsikrede hende om, at vores faktureringsperson var lige ude for dagen og ville være i kontakt. Jeg fortalte også hende, at jeg ville lægge en notat på faktureringens skrivebord og bede hende om at ringe tilbage til kvinden som sin første opgave. Ved afslutningen af ​​opkaldet var hun meget roligere og undskyldte for hendes tidligere hårde ord.

5. Er du villig til at arbejde overarbejde?

Hvad de vil vide: Hvis du ikke er villig til at arbejde overarbejde, så sig det. Hvis du er villig til at arbejde overarbejde, men kun inden for visse grænser, skal du også sige det. Ja, der er virksomheder, hvor man ikke arbejder overarbejde, vil koste dig jobbet. Men at gøre en forpligtelse, som du ikke kan beholde, eller sætte dig i en position, hvor du skal ofre din velfærd eller din familie til dit arbejde, er ikke en acceptabel løsning. Du har brug for et job, der matcher din tilgængelighed.

Jeg har det behageligt at arbejde overarbejde et par gange om måneden, så længe jeg har en dags varsel på forhånd. At have en heads-up gør det lettere for mig at omarrangere mine planer. I en klemme kan jeg meget sandsynligt gøre samme dag overarbejde, men jeg vil helst foretrække at have en dags varsel.

6. Hvor mange medarbejdere har arbejdet i dit sidste kontor?

Hvad de vil vide: Intervieweren ønsker at vide, hvilken type miljø du har arbejdet med, hvordan det sammenligner med det firma, du interviewer med, og om du er komfortabel med at arbejde i små og / eller store arbejdspladser.

I mit sidste kontor var der fem medarbejdere. Det er lille nok, at vi begyndte at føle sig lidt som en familie. Du ved, alle vidste, at Martha i faktureringsafdelingen havde brug for to kopper kaffe, før du kunne stille komplicerede spørgsmål. Før dette var mit kontor dog stort set 60 medarbejdere. Jeg følte mig komfortabel i begge miljøer, selvom den første måned i det store kontor var lidt udfordrende, da jeg var nødt til at finde ud af, hvem der gjorde hvad, og hvor hen til direkte opkald med mange muligheder.

7. Beskriv dine tidligere opgaver som administrativ assistent, sekretær eller receptionist.

Hvad de vil vide: Intervieweren ønsker at overgå det ansvar, du har angivet på dit CV, og bekræfte, at de passer ind i den stilling, der bliver tilbudt. Dette er også en god mulighed for at udvide de punkter, der fremhæves i din erhvervserfaring.

Som receptionist hos ABC Financials var jeg den første person til kunder. Jeg svarede på den generelle telefonlinje, samt besvarede telefonerne til virksomhedens fem VP'er. Jeg var også ansvarlig for at modtage pakker og distribuere mail, hilsen og eskortere kunder og leverandører til mødelokaler og holde op med virksomhedens generelle information email adresse. Jeg havde også meget administrativt ansvar: Jeg klare kalendarne for disse VP'er, arrangerede deres forretningsrejser og hjalp med at oprette og forbedre PowerPoint-præsentationer og andre materialer til at distribuere på begivenheder.

8. Hvordan prioriterer du opkald, klienter, leverancer og andre problemer, der skal behandles straks?

Hvad de vil vide: Interviewerenønsker at vide, hvor godt du er ved multitasking, organisering af tid og prioritering af opgaver. Dette er også en god mulighed for at påpege, hvordan du står over for flere prioriteter og forklarer, hvordan du håndterede dem alle.

Multitasking er afgørende, når kontoret er optaget. Når det ikke er uhøfligt, forsøger jeg at udføre et par opgaver på samme tid. For eksempel kan jeg nemt besvare et telefonopkald, mens jeg underskriver en pakke fra leverancen. Når multitasking ikke er muligt, sætter jeg fokus på kunder og kunder som nummer én prioritet. Om nødvendigt vil jeg spørge, om de kan give mig et øjeblik til at gøre en anden opgave først - og hvis tingene virkelig er optaget, forsøger jeg at ringe til en medarbeider for at give mig dækning.

9. Hvor stærk er dine computer færdigheder?

Hvad de vil vide: Intervieweren ønsker dig at bekræfte, hvilke computerkompetencer du har, om dit færdighedsniveau er kompatibelt med virksomhedernes forventninger, og hvilke programmer du mest behageligt bruger. Hvis det er muligt, er det en god idé at undersøge, hvilke programmer virksomheden bruger før interviewet.

Jeg har meget stærke computer færdigheder. Udover at være fortrolig med Microsoft Office har jeg også brugt at lave opdateringer til firmaets hjemmeside i min sidste rolle, så jeg er også komfortabel med at bruge WordPress. Når jeg begynder at bruge et nyt program eller en applikation, finder jeg normalt, at de fleste af mine spørgsmål kan besvares med en online søgning, selvom jeg sætter pris på at få en tutorial fra en medarbejder også.

10. Fortæl mig om din kundeservice oplevelse.

Hvad de vil vide: Intervieweren ønsker et overblik over din kundeserviceoplevelse - hvor mange år, specifikke eksempler og hvilke færdigheder du er komfortabel med at løse problemer.

Jeg har arbejdet i kundeservice siden jeg var teenager. Mit første job arbejdede på en boghandel, hvor jeg hjalp kunder med at finde bøger og undertiden dækkede kassaapparatet. I løbet af kollegiet havde jeg også et deltidsbeskæftigelsesjob, denne gang, der sælger tøj. Så selvfølgelig, som receptionist hos ABC Company, handlede jeg også med kunder, selvom jeg i denne rolle ikke direkte producerede noget salg. Jeg føler mig virkelig behagelig at interagere med kunderne og løse deres problemer, om det er at finde den bog, de leder efter eller ændre deres mødetid med en chef.

Tips til besvarelse af receptionsspørgsmål

De bedste receptionister er detaljerede, organiserede og fremragende kommunikatorer. Derfor skal kandidaterne vise sig forberedt på at svare på spørgsmål i åben interview, der vil evaluere erfaringer, kendskab til arbejdspladsværktøjer, proces og færdighedsindstillinger, herunder at arbejde med kundeservice, multitasking og evnen til at foretage hurtige dømmekald.

I dette tilfælde søger interviewere ikke nødvendigvis ja eller nej svar. I stedet forventer de kandidater at svare med specifikke eksempler, der beskriver hvordan de håndterer tidligere arbejdspladsforhold og spørger omhyggeligt undersøgte spørgsmål om virksomhedens prioriteter, forventninger, mål og udfordringer.

På grund af stadigt stigende teknologiske fremskridt på arbejdspladsen skal receptionisterne også have stærke tekniske færdigheder. Du bør have erfaring med at bruge telefonsystemer og kontormaskiner som printere, kopimaskiner, scannere og faxmaskiner (ja stadig), udover computerapplikationer som MS Office og branchespecifik software.

7 spørgsmål til at spørge intervieweren

Interviewere forventer at du stiller spørgsmål. Her er en liste over spørgsmål, du kan spørge under eller i slutningen af ​​dit interview:

1. Kan du fortælle mig mere om det daglige ansvar for dette job?
2. Hvilke kvaliteter søger du i en person, du vil ansætte for virksomheden?
3. Hvad er dine forventninger til dette job, og hvordan måler du succes?
4. Hvorfor har den sidste person, der holdt denne jobsøgning?
5. Hvem rapporterer denne stilling til?
6. Hvad er mulighederne for karriereudvikling med virksomheden?
7. Er der mulighed for at tilbyde erhvervsuddannelse til medarbejderne?

Sådan får du det bedste indtryk

En receptionist position kan betragtes som entry level, men det kan også være det første skridt op på virksomhedens stige. En potentiel arbejdsgiver vil blive tiltrukket af en selvsikker, selvsikker person. Ofte vil du være den første person, deres kunder eller patienter møder, når de går ind på kontoret for første gang.

Vær sikker på dit første indtryk er det bedste, det kan være. Sådan forbereder du dig på et interview. Sammen med en standout genoptage, tag dig tid til at klæde delen, når du interviewer. Hvis du får jobbet, vil du være frontlinjen person, og det er vigtigt at vise arbejdsgiveren dit professionelle billede.

Hvis du ikke er sikker på hvad du skal have på dit interview, så tjek disse tips om, hvordan du klæder dig til et interview. Hvis både dit CV og din professionelle påklædning er på plads, og du er parat til at svare på sandsynlige spørgsmål, vil du være vellykket i at opnå den stilling, du interviewer for.