Sådan skriver og sender du professionelle e-mail-meddelelser

Når du sender professionelle email-meddelelser, er det virkelig vigtigt at sikre, at meddelelsen er perfekt. Du vil ikke blæse en mulighed ved at lave fejl - enten i hvordan du sender e-mails eller hvordan du holder øje med dem. Læs videre for at lære at skrive og sende top-notch professionelle email-beskeder.

Hvorfor vil du sende en professionel email? Der er en række grunde. Du kan sende dit følgebrev til en potentiel arbejdsgiver, et tak til en kollega, der accepterede at være en reference, et opsigelsesbrev til din nuværende chef eller en anmodning om anbefaling.

Du kan have andre grunde til at sende ikke-personlige e-mails, og det er faktisk en god ide at sørge for, at al din e-mail er organiseret og professionel.

Her skal du medtage i dine meddelelser, hvad der ikke skal medtages, og hvordan du lukker, underskriver og sender dine e-mail-meddelelser.

Professionelle e-mail-meddelelsesretningslinjer

Gennemgå disse trin for at skrive en professionel e-mail af høj kvalitet, og du vil altid få et godt indtryk på modtageren:

• Emne linje: Emnelinjen skal kortfattet formidle dit formål med at skrive. Din emnelinje kan være så simpel som "Tak" eller "Anmodning om henstilling."
• Hilsen: Selvom du skriver en meget kort email, skal du inkludere en hilsen. Hvis du kender navnet på personen, skal du inkludere det. Medmindre du er på fornavn med personen, kalder du dem efter deres titel.
• Længde: Hold din email så kortfattet som muligt. Folk har tendens til at skumme lange e-mails, så kun medtage vigtige oplysninger.
• Skrifttype: Undgå udsmykkede, legende eller farvede skrifttyper; disse distraherer simpelthen modtageren fra din aktuelle besked. Undgå at oversætte fed og kursiv også, hvilket gør en e-mail til at se rodet. Skriv heller ikke i alle store bogstaver; dette kommer på tværs som vred eller overexcited i en email.

• emoticons:Indsæt ikke humørikoner i en professionel email; gem disse til personlig korrespondance.
• Stavning og grammatik: Bare fordi du skriver en email betyder det ikke, at du skal være sjusket om stavning og grammatik. Rediger din e-mail omhyggeligt, inden du sender den. En fejlfri besked fortæller modtageren, at din email skal tages alvorligt.
• Lukning:Log af med en kort "Tak", "Bedste" eller en anden simpel send-off, og derefter dit navn. De fleste e-mail-konti giver dig mulighed for at indlejre en underskrift med dit navn, titel og kontaktoplysninger i hver e-mail. Det er en fantastisk måde at gøre hver korrespondance mere professionel.

Yderligere tips

Når du har skrevet din email, skal du gennemgå alle disse trin, før du klikker på knappen "send":

• Sørg for, at din besked er komplet:Dobbeltkryds for at sikre, at emnelinjen i din email er udfyldt, du har medtaget en underskrift, du sender beskeden til den rigtige kontaktperson, og du har udfyldt Bcc feltet for at sende en kopi til dig selv, så du har en oversigt over e-mail-beskeden.
• Bevis Din Email Besked:Før du slår send, skal du også sørge for at stavekontrollen og tjekke din grammatik og aktivering. De er lige så vigtige i e-mail job søgning korrespondance som de er i et papir brev.

• Send en e-mail besked:Før du sender din email, skal du sende beskeden til dig selv for at kontrollere, at formateringen virker, og at intet ser ud af sted. Hvis alt ser godt ud, skal du sende og sende e-mailen til firmaet eller personen du kontakter.
• Send en kopi af e-mail besked til dig selv:Brug Bcc felt for at sende en kopi af e-mail-beskeden til dig selv, så du har en oversigt over, hvornår du sendte beskeden og hvem du sendte den til. Du kan også finde disse oplysninger i din sendte mappe.

• Filer dine kopier:Med mange e-mail-programmer kan du oprette mapper for at gøre det nemmere at finde vigtige tidligere e-mails. Opsæt en mappe til alle dine jobsøgning-e-mails og arkiver dine kopier af den email-besked, du sender i din jobsøgemappe.

Tjek jeres email regelmæssigt

Tiden er afgørende, når du søger job, så det er vigtigt at tjekke din email regelmæssigt og ofte, så du ikke går glip af vigtige muligheder. Kontroller i det mindste din mail om morgenen, og i løbet af den tidlige eftermiddag, så du får tid til at reagere hurtigt på de beskeder, du modtager.

Disse dage kan du have en smartphone, der gør det nemt at kontrollere dine e-mails, uanset hvor du går, og når du vil - ikke mere svæver over din computer. Faktisk kan du få beskeder om nye e-mail-meddelelser, så du kan læse dem, så snart de rammer din indbakke.