Planlægning af den vanskelige arbejdspladskonversation

Hver leder og leder på alle niveauer har en beskidt lille hemmelighed, de skjuler aktivt.

Ja, den uvarlige sandhed er, at de alle aktivt undgår at udføre en vanskelig samtale. Dette omfatter sandsynligvis dig. Vi lærte den hårde måde at ingen vinder, når lederens forsinkelser konfronterer et hårdt emne.

Uanset om du er den første linje tilsynsførende, der har modtaget klager (som du har valideret), at Bob måske vil ændre eller bruge deodorant, eller du er den administrerende direktør, der forsinker overfor virkeligheden, at hendes stjerne ansætter flammer ud, der er en hård samtale leje plads i dit sind et sted. Det er på tide at frigøre det rum og reducere din forudgående samtale angst med en ordentlig forberedelse.

Tips til at planlægge en produktiv svær samtale

Start din planlægning ved at fokusere på fordelene ved at udføre denne forsinkede samtale

I de mest alvorlige situationer påvirkes dit teams sundhed, din virksomhed og endda dit omdømme negativt af din stablingsindsats. Ved at vende op til og gennemføre samtalen vil du effektivt fjerne en forhindring, løse et langvarigt problem og / eller gøre det muligt for nogen eller en gruppe at styrke i deres forfølgelse af succes. Og ja, du frigør det rum, som denne angstfremkaldende fremtidshændelse har lejet i dit sind.

Vurder situationen og den ønskede retning for diskussionen

Spørg dig selv: hvilken type situation har vi at gøre med her? Tænk gennem situationen og fokus på at identificere den mest sandsynlige tilgang eller udfald. Det er nyttigt for nogle ledere at kategorisere situationen, før diskussionen gennemføres. Selvom der ikke er en universel kategorisering, er rammerne for coach, tog, råd eller autoritet et nyttigt udgangspunkt.

Nogle situationer fortjener coaching, hvor du opmuntrer, giver feedback og udfordrer den enkelte til at tilpasse eller tilpasse sig via praksis.

Andre situationer er klare eksempler på hvor kompetencer er problemet. I dette tilfælde er træning en levedygtig tilgang efterfulgt af observation og coaching.

I nogle situationer er adfærdsjustering afgørende for sikkerhed, acceptabel ydeevne eller bredere produktivitet. Den kronisk sene medarbejder bringer gruppens præstationer i fare. Den kaustiske medarbejder bringer holdets sundhed i fare. Disse situationer skal komme komplet med konsekvenser. Jeg refererer disse eufemistisk til som "rådgivende samtaler."

I situationer hvor et individ udviser kompetence eller beherskelse kræver situationen at give dem mulighed for at gøre mere. I en positiv situation er mange enkeltpersoner behagelige at være komfortable, og du vil blive udfordret til at lede dem ind i nye områder og udfordringer.

Fokus på at identificere det centrale adfærdsproblem

Formålet med en feedback eller coaching diskussion er at understøtte adfærdskifte eller styrke. Attitude er ikke en adfærd. Hvad er den kerneadfærd, som du og andre har observeret, der påvirker ydeevnen? Vær specifik.

Link adfærd til virksomheden, ikke personen. Modstå indicting den kronisk sent person som doven eller uansvarlig. Fokus på virkningen tardiness har på teamets eller funktionens eller individets evne til at fuldføre hans / hendes arbejde med succes. Tilsvarende kan administrerende direktørens stjerneudlejning være ubeslutsomt på nøgle talent eller strategiske spørgsmål. Fokus på virkningen manglen på en rettidig beslutning har på forretningsresultater.

For eksempel:

John, du har været sen for dit skifte 3 gange om to uger. Når du er forsinket, skal dine holdmedlemmer dække dit område og deres eget på samme tid. Det tilføjer stress til gruppen, øger fejl og bringer kvaliteten af ​​vores service til vores kunder.

Cheryl, du har længe efter to vigtige beslutninger i den seneste måned. Manglen på beslutninger om disse spørgsmål er at skubbe ud vores tidsplan. Som du ved, spiller vi indfangning med vores konkurrenter på disse områder, og forsinkelser fra vores side vil direkte påvirke vores top- og bundlinjepriser næste år.

Planlæg og praktiser din åbnings sætning

I snesevis af workshops, der hjælper enkeltpersoner med at lære at navigere vanskelige diskussioner med succes, er aktiviteterne ved at udforme og praktisere åbningsdommen konsekvent identificeret som det vigtigste trin i en vellykket proces. Tag dig tid til at skrive ned problemer og adfærd og form og ramme og derefter øve din åbningsdom. Der er en høj grad af sammenhæng mellem at negle din samtaleåbner og gennemføre en effektiv og konstruktiv samtale.

Planlæg og praktiser din åbningsdom til det er behageligt.

Planlæg den endelige destination for denne oprindelige samtale

Du har allerede vurderet situationen (coaching, træning, rådgivning, bemyndigelse). Dit mål er at opnå en aftale (ideel) eller overholdelse (under rådgivende omstændigheder) til støtte for adfærdsstyrkelse eller forandring. Mens diskussionen er både kunst og videnskab og et emne for en efterfølgende post, bør du planlægge hvordan du vil introducere de ønskede næste trin. I nogle tilfælde vil det være en dialog og i andre tilfælde et mandat.

Vet, hvor du vil have samtalen til ende, før du begynder samtalen.

Planlæg for en rimelig og korrekt tidshorisont

Kend og vær forberedt på at artikulere om en adfærdsændring er påkrævet straks eller om det skal overholdes over tid og via coaching og regelmæssig tilbagemelding. Konversationen er ikke slutningen af ​​processen, og de, der mestrer vanskelige samtaler, har en klar ide om en tidshorisont, for at de rigtige ændringer kan finde sted.

The Bottom-Line for Now

Effektive ledere og store ledere forstår vigtigheden og haster med vanskelige samtaler. Og mens vores tendens måske er at stoppe eller undgå dem helt, er denne tilgang til skade for alle involverede. Det første skridt i håndteringen af ​​dine forsinkede vanskelige samtaler bruges bedst som en planlægningssession. Mål to gange, skære en gang. Og ja, vi ved alle, at forudgående planlægning forhindrer særdeles dårlig ydelse.