Hvordan man organiserer en håndfri møde for dine medarbejdere

Indeholder dit firma møder? Hvis ikke, kan du tænke på at arrangere et sådant møde. Selvfølgelig bør du aldrig holde et møde rent, fordi du vil have et emne tjekket ud af din opgaveliste, så her er hvorfor, hvornår og hvordan man organiserer et allesamlende møde.

Hvorfor vil du måske holde et møde med alle hænder?

Nogle gange har du brug for at få information ud til hele personalet, og et håndfri møde er en glimrende mulighed for at gøre det. Ja, du kan sende oplysningerne via e-mail, men afhængigt af oplysningerne kan du opleve, at leveringen af ​​det personligt er en mere effektiv måde at kommunikere på.

Derudover afhænger alt-hændermødet, afhængigt af hvor stort og spredt din virksomhed er, en god mulighed for at opbygge hold og give medarbejderne mulighed for at arbejde sammen med hinanden. og tillade medarbejdere at arbejde sammen med hinanden. Hvis din virksomhed har flere websteder, kan en medarbejder på webstedet A have et problem, som en person på websted B kan løse, men hvis de ikke ved, at personen eksisterer, vil de ikke bede om hjælp.

Endelig giver et helt hænder møde medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål i deres kollegaers tilstedeværelse. Dette frigør din tid, fordi du kan dele det rigtige svar en gang snarere end at gentage det igen og igen for forskellige medarbejdere.

Hvilke spørgsmål er bedst dækket i et møde med alle hænder?

Disse typer af spørgsmål bliver generelt bedre kommunikeret, når de leveres i et håndværksmøde snarere end via e-mail eller beder lokale ledere informere deres medarbejdere.

• Introduktion til nyt ledende lederskab. Hvis du har en ny direktør eller administrerende direktør, vil du have hende til at introducere sig til hele personalet. Det gør en stor forskel for folk at kende ansigtet bag navnet og politiske ændringer.
• Nye virksomhedsmål. Når dit seniorhold ønsker at dele virksomhedens mål med personalet, er det en god idé at have alle i samme rum. Det giver folk mulighed for at stille spørgsmål, så de forstår logikken og begrundelsen bag målene.
• Når der er en betydelig ændring. Dette kan være en ny virksomhedskøb, en afhændelse, en omorganisering eller noget, der berører alle områder af virksomheden. Igen er åben og ærlig kommunikation målene her.

Disse er selvfølgelig ikke de eneste grunde til at kalde et håndfri møde, men sørg for, at et håndfri møde er den bedste måde at levere oplysninger på, før du går i vanskelighederne med at organisere et allesamlende møde.

Hvordan man organiserer et alt-hænder møde

Det første skridt, som beskrevet ovenfor, har et nyttigt formål for et allesamlende møde. Når du har et formål, kan du planlægge og afholde mødet.

Først tænk igennem logistik. Du kan finde ud af, at det er sjovt at vælge og invitere højttalerne, forberede dokumenterne og planlægge for netværkstid, men hvis du fejler på logistikksiden, vil dit allesamlende møde ikke fungere. Du skal håndtere disse problemer for et vellykket møde i alle hænder.

• Beliggenhed. Hvis din virksomhed er lille, og du kan alle passe rundt i konferencetabellen, er dette problem løst. Hvis din virksomhed er stor - selvom du alle arbejder i samme bygning, skal du nok leje et auditorium eller konferencecenter til dit møde. Sørg for, at du har plads til alle.
• Rejse. Vil folk nødt til at rejse lange afstande for at komme til dit allesamme møde? Hvis folk skal køre fra en afstand, skal du sørge for at begynde mødet sent nok, at dine medarbejdere ikke skal forlade hjemmet klokken 4:00 for at gøre det til mødet. Husk, at du forlader hjem tidligt er en trængsel for mange.

• Funktionalitet. Et samlet møde mellem ansigt til ansigt kan være den bedste måde at introducere en ny CEO på. Men hvis det indebærer at flyve folk ind fra flere steder og sætte dem op på hoteller, mens dine kontorer på disse steder lukker ned i flere dage, er det nok ikke den bedste idé. I stedet overveje at lave videokonferencer. Lad ikke folk se videokonferencen fra deres skriveborde, men bede dem om at komme sammen efter sted for teambygningsmuligheden for at se introduktionen.

• Mad. Hvis dette er et kort et-timers møde, der introducerer administrerende direktør, skal du bare bruge en placering. Hvis det er en dagslang konference med flere talere og workshops, skal du sørge for mad til frokost og pauser.

Hvem skal præsentere på et møde med alle hænder?

Med denne logistik sorteret, skal du bare arrangere højttalerne. Du vil gerne have hele virksomhedsændringer indført af administrerende direktør / ejer / præsident. Afdelingslederne kan forklare spørgsmål, der er relevante for deres afdelinger, men forklaringer om virksomhedsorienterede initiativer skal komme fra toppen.

Naturligvis kan en ændring i HR-politikken komme fra Chief HR Officer, og et skift i marketing kan komme fra Chief Marketing Officer, men den overordnede plan, herunder mål, strategi og vision, skal komme fra toppen.

Sørg for, at alle medarbejdere er inkluderet - eller det er ikke et helt håndmøde. Hvis oplysningerne kun er relevante for ledere, hvorfor vil du så medbringe de enkelte bidragydere til mødet? Hvis ændringerne kun påvirker IT, hvorfor tager regnskaberne tid til at deltage i dette møde?

Hvad skal der ske på et alt-hænder møde?

Alle oplysninger, du giver på et møde med alle hænder, skal være relevante, rettidige, kritiske og (forhåbentlig) interessante. Sikker på at introducere, hvordan dit firma vil overholde nye regeringsforskrifter, er usandsynligt, at det giver anledning til at juble folkemængderne. Men husk, du er mere tilbøjelig til at engagere folk, hvis du præsenterer oplysningerne på en interessant måde.

Udover højttalerne og workshoppen (hvis relevant) skal du sørge for at give tid til netværk. Netværk anses ofte som noget, du gør for at finde nye job, men du kan også bruge internettet internt. Du vil have dine medarbejdere kende hinanden. Angiv navnetiketter (hvis du generelt ikke bruger badges), der viser navne og titler og placeringer.

Det overordnede mål for et allesamlende møde er at bringe virksomhedens medarbejdere sammen. Du vil have folk til at forlade følelsen som mødet var deres tid værd. Hvis du ikke kan få den værdifulde følelse, skal du springe over hånden og sende en email med oplysningerne i stedet.