Sådan kan du drage fordel af en projektrevision

Hvert projekt kan drage fordel af en revision fra tid til anden. Men rolig, det er ikke så skræmmende som det lyder. En projektrevision er, hvor en upartisk person gennemgår dit projekt og giver vejledning om, hvad der kunne gøres forskelligt for at forbedre sine chancer for succes. Denne artikel forklarer alt og tager dig igennem, hvordan du forbereder dig til en projektrevision.

Hvor formel en projektrevision er

En projektrevision er normalt en formel øvelse. Den uformelle ækvivalent kaldes normalt en peer review. Det er her en kollega ser over dit projekt og den tilhørende dokumentation og giver dig feedback om hvor du skal bruge lidt mere tid.

Projektrevisioner er formelle, fordi de normalt har et defineret sæt spørgsmål og udføres af en person, der gør den slags ting regelmæssigt.

Hvem udfører projektrevisioner

Den person, der foretager din projektrevision, kan være en anden projektleder (sandsynligvis en person med stor erfaring med at køre projekter), men det er mere sandsynligt, at der er nogen fra projektkontoret, der ofte udfører revisioner.

Det vil være en person, der kan betragte sig selv upartisk, så det vil ikke være din linjeleder eller projektsponsor. Det kan endda være et team af mennesker, alt efter projektets størrelse.

Sådan forbereder du dig på en projektrevision

Den første og vigtigste ting, der skal organiseres, er at få kopier af din projektdokumentation til, at revisoren kan gennemgå. Hvis du har en projektkoordinator, bede dem om at trække sammen en pakke dokumenter (helst elektronisk). Du skal have alle dine oplysninger let tilgængelige, men selvom du gør det, kan dette trin stadig tage lidt tid. Sørg for at sikre, at du har projektplanen, risikogoggen, nummerloggen, budgettet og tidsplanen til rådighed for revisoren.

Hvem skal involveres

Det afhænger af de slags ting, som revisor ønsker at se på. Som projektleder skal du bruge lidt tid sammen med dem. Forvent dine gruppemedlemmer også at blive indkaldt til at chatte med revisoren.

Husk, at jo længere de bruger arbejde med revisionsrelaterede opgaver, jo mindre tid har de til projektarbejde, så du skal muligvis omlægge nogle aktiviteter og arbejde langsommere i revisionsperioden.

Hvor lang tid tager en projektrevision

Der er ingen fast tidsperiode for en projektrevision. På store projekter finder du det tager meget længere tid. På små projekter kan revisoren udføres inden for få timer. Så snart du ved, at dit projekt skal revideres, så spørg dit revisionshold, hvor længe de forventer deres arbejde.

Hvad Revisionen ser ud til

Hvis revisionen blev kaldt på grund af en særlig bekymring, som f.eks. Manglende overholdelse af kvalitetsmål, så forvent det at undersøge dette område dybt. En rutinemæssig revision vil se bredt ud på de forskellige områder af projektledelsen og de leverancer, som projektet arbejder på. Det vil dække tid, omkostninger og kvalitet af dit projekt og involvering af interessenter.

Formålet med revisionen er at finde ud af om projektet skal opfylde sine målsætninger eller ikke. Hvis revisor føler, at det er baseret på den nuværende præstation, vil projektet ikke ramme disse mål, han eller hun vil fremsætte henstillinger til handling.

Anbefalinger afhænger af, hvad der er fundet

Anbefalingerne i revisors rapport afhænger af, hvad de har fundet. Forvent dem at være positive og formulerede på en måde, der skal give dig mulighed for at adoptere dem nemt. De bør være praktiske.

I den ene ende kan revisor anbefale at dit projekt er lukket, selvom det kun ville ske, hvis de følte, at der ikke var nogen chance for, at ethvert projekt arbejde fra dette tidspunkt fremover ville levere nogen form for værdi for organisationen.

Se på din projektrevision som en positiv oplevelse. Det bør give dig en tidlig advarsel om tegn på, at dit projekt er i problemer, og det er en mulighed for at arbejde med en erfaren projektprofessor. Gennemførelsen af ​​deres anbefalinger skal gøre dig, dit team og dit projekt mere succesrige, og det kan kun være en god ting.