Gain Executive Leadership Support i projektledelse

Projektledere har et svært arbejde. På grund af deres rolle er de ansvarlige for at danne et effektivt team til at forfølge og lykkes med nye initiativer. Fordi projekter omfatter alt arbejde udført i et firma, herunder midlertidige og unikke initiativer såvel som rutinen for den daglige drift, er hvert projekt et nyt eventyr.

Tilføj i virkeligheden, at projekter er, hvordan vi nyskaber; hvordan vi udfører strategien og hvordan vi bygger vores organisations infrastruktur og kapaciteter, er det åbenlyst, at ledende ledere skal gøre alt for at støtte deres virksomheds projektledere.

En af de vigtigste faktorer for at fremme projektsucces er tilstedeværelsen af ​​en effektiv, engageret executive sponsor. Denne position har længe været forbundet med projektsucces i industristudier, men en gennemgang af litteraturen, der beskriver faktiske praksis omkring sponsorering, tyder på, at vi har en lang vej at institutionalisere tilstedeværelsen og praksis i sponsorrollen i vores organisationer. En smule kontekst er passende. Lad os først se på sponsorens primære ansvar.

Primære ansvarsområder for et projekts ledende sponsor

• Antag ansvar for resultatet af et projekt. (Dette punkt beskrives ofte som et fælles ansvar med projektlederen.)
• Charter projektet og give autoritet til projektlederen og kerneholdets medlemmer.
• Støtte projektteamet for ressourcer og synlighed.
• Sikre tilstedeværelsen af ​​og understøttelsen af ​​effektive holdværdier, herunder ansvarlighed og gennemsigtighed.
• Støtte holdet i lyset af ekstraordinære vanskeligheder.
• Træn projektlederen.
• Forsvar projektgruppen mod organisatorisk indblanding.

Hvad sker der, når Executive Sponsor er ude af billedet

I mangel af en støttende executive sponsor falder alle ovenstående ansvar over for den allerede overbelastede projektleder, som typisk mangler båndbredde og politisk løft til at opfylde disse opgaver. Manglen på en effektiv sponsor øger risikoen for projektproblemer, herunder men ikke begrænset til: fiasko, suboptimal ydelse imod tid, omkostninger og kvalitetsmål og øget team uro.

Kort sagt er tilstedeværelsen af ​​en effektiv executive sponsor en positiv forskelmaker for det komplekse arbejde med at bringe vores vigtigste midlertidige og unikke initiativer til en vellykket afslutning. I lyset af rollens indlysende betydning kan det være rimeligt at antage, at de fleste organisationer tager deres arbejde med executive sponsorer alvorligt. Desværre foreslår lidt tid i den virkelige verden ellers.

Et glimt af hvordan vores organisationer behandler den rolle, som Executive Sponsor har

Som kandidatledelsesinstruktør i projektledelse har jeg held og lykke til regelmæssigt at lære om projektledelsespraksis for mine elever i en stor storby. Fra Fortune 100 virksomheder til små, iværksætteropstart og ikke-for-profit er de repræsenterede organisationer et tværsnit af vores økonomi.

Selvom det ville være rimeligt at forvente i denne æra, hvor projektledelsespraksis er veletableret, at de fleste virksomheder vil vise modne praksis omkring den rolle, som den øverste sponsor spiller, er situationen i virkeligheden nøjagtigt det modsatte. Et par ikke-videnskabelige resultater fra min årlige uformelle undersøgelse af MBA-studerende om rollen som executive sponsor i deres firmaer:

• I gennemsnit beskriver mere end halvtreds procent af eleverne deres firma som ikke har nogen formel praksis omkring executive sponsorering.
• Få firmaer har nogen formaliseret træning eller standardiseret beskrivelse af sponsorens rolle og ansvar.
• Jeg har endnu ikke haft en elevrapport, at hans / hendes firma giver træning til deres executive sponsorer.
• Der er lidt konsekvent enighed om sponsorens ansvarlighed for projektsucces.
• Når eleverne interviewer projektledere i deres firmaer om deres tilfredshed med deres sponsors ydeevne og støtte, udtrykte et flertal af de undersøgte frustration.

En gennemgang af mere formaliserede undersøgelser fra brancheforeninger og private konsulentfirmaer styrker den generelle gyldighed af input fra mine studerende. Og selvom den nuværende situation i praksis med ledelsessponsorering kan give plads til forbedring, har projektledere ikke andet valg end at fortsætte med deres initiativer. Der er imidlertid nogle skridt, projektledere kan tage for at rekruttere meget tiltrængt executive support.

Sådan får du Executive Support til dit projekt

1. Rekruttere en sponsor. Hvis dit projekt har strategiske konsekvenser for din virksomhed, enten direkte for kunder eller indirekte ved at muliggøre mere effektive og effektive interne aktiviteter til støtte for kunder, skal du rekruttere en sponsor. Arbejd direkte med din rapport-til-leder eller lederen af ​​dit projektstyrings kontor for at styrke projektets betydning og bede om hjælp. Fremhæv sponsorens rolle og ansvar som angivet ovenfor og pege på industriforskning, der korrelerer projektsucces og effektiv sponsorering.

1. Træn din sponsor. Fremhæv rollen som strategisk, ikke taktisk eller som en figurhoved. De fleste ledere kommer til rollen som sponsor uden formel uddannelse eller endog kontekst for deres ansvar. Mens du er i den noget akavede rolle at uddanne en leder, vil de fleste af disse individer sætte pris på din kontekst og vejledning. Spørgsmålene om ansvarlighed, værdier forstærkning og beskyttelse af holdet bør være dit primære fokus, når du går ombord på din executive sponsor.
2. Aktivt engagere og involvere din sponsor. Den bedste projektleder / executive sponsor relationer er meget interaktive. Det er vigtigt for de to parter at etablere en klar kommunikationsprotokol for opdatering af projektaktiviteter samt flagring og reaktion på nødsituationer. Projektlederen bør opfordre den udøvende sponsor til at deltage i status- eller holdmøder fra tid til anden for at vise ægte interesse og at fungere som en aktiv cheerleader til organisationen for holdsucces.

1. Anmode om coaching support fra din sponsor. Det er altid nyttigt at have nogen med mere erfaring end at observere og tilbyde konstruktiv og positiv feedback og coaching på din ydeevne. Lad din sponsor vide, at du velkommen denne indgang i dit drev for at forbedre, og når det modtages, accepter det med yndefuldt.
2. Udnyt sponsoren omhyggeligt for de store problemer. Pas på ikke at se eller behandle din sponsor for meget på taktiske problemer. Din sponsors højeste og bedste brug er at hjælpe sikre ressourcer; tjene som talsmand for projektgruppen til den bredere ledelsesgruppe og hjælpe dig med at styrke vigtige holdværdier. Der er en balancehandling, som projektlederen skal respektere, når han overvejer at tegne sponsoren i teamaktiviteter.

Bundlinjen

Hovedsponsorens rolle er et af de vigtige stykker i puslespillet til succes for projektinitiativer. Succesfulde projektledere forstår, hvor vigtig denne rolle er, og arbejdet med at opnå executive support på det rette niveau og intensitet. Hvis sponsorens rolle er fraværende eller vag, skal du tage det på dig selv at rekruttere og træne dine executive sponsorer for at støtte dig, dit team og din virksomhed til succes.