Corporate Employee Benefits Communications Plan

Ifølge undersøgelser fra ADP, en førende udbyder af personaleforvaltning og lønningstjenester, mener 80 procent af beslutningstagere om menneskelige ressourcer, at det er vigtigt for medarbejderne at forstå deres fulde fordele. Desværre vurderer de, at kun omkring 60 procent af deres medarbejdere gør det. Dette indikerer en sammenbrud mellem HR-ledernes forventninger og den realitet, at mange medarbejdere ikke forstår værdien af ​​deres arbejdsgiverbidrag.

Kender dine medarbejdere, hvilke fordele din virksomhed giver? Kommuniserer du dette til eksisterende medarbejdere eller er det noget, de kun ser under ansættelse og ombordstigning? Har du en fordel kommunikationsplan for at holde dem opdateret, så de ikke lokkes væk af konkurrenter?

Ændring af en række medarbejderfordele

Arbejdsgivere bruger meget tid og penge og sørger for, at deres medarbejdere har de allerbedste fordele. Det er en del af at sikre medarbejderne er glade og sunde for at være produktive på arbejdspladsen. På baggrund af den seneste forskning bruger organisationer i USA omkring $ 0,43 for hver lønpengedag kun til medarbejderydelser, herunder sundhed, tandpleje, vision og receptforsikring, livsforsikring, pensionskasser, aktieoptioner, lønnetid og medarbejder hjælpeprogrammer.

Disse tal tager ikke engang hensyn til de mange andre frynsegoder og fordele, som virksomheder investerer i for at gøre arbejdspladsen bedre, som fleksibel planlægning, virksomhedernes rabatprogrammer og afslappet arbejdstøj. Og fordelene fortsætter bare med at stige. I en særlig 20-årig udgave af sin årlige Forskningsrapport om Personalefordele, udgivet i 2016, udgav Society for Human Resources Management det 2016 Forskningsrapport om arbejdsmæssige fordele, bemærkede, at arbejdsgiverne i forhold til 1990'erne leverer en meget rigere ydelsespakke til medarbejdere end nogensinde før - som et resultat af at forsøge at øge fastholdelsesraterne og forbedre ansættelsesindsatsen på et konkurrencepræget marked.

Kommunikation af medarbejderfordele

Problemet er, at virksomheder ikke gør nok til at kommunikere værdien af ​​deres programmer, så medarbejderne er opmærksomme på dem eller forstår deres muligheder. For mange virksomheder begrænser ofte deres kommunikationsindsats til bestemte tidspunkter, f.eks. Under ansættelse, ombordstigning eller åbne indmeldingsperioder.

Den gode nyhed er, at i dagens teknologidrevne verden er der flere måder at kommunikere medarbejderfordele med din arbejdsstyrke. Det er vigtigt at bemærke, at hver arbejdsgiver vil gerne evaluere, hvordan medarbejderne foretrækker at blive informeret og derefter udvikle planer om at udnytte disse ressourcer, når de skaber kommunikation. Læs videre for at lære nogle af de forskellige måder, som arbejdsgiverne deler benefit-plan information med medarbejdere.

Trykte materialer

Fra enkeltprintede sider til fuldskalige marketingkampagner vender mange virksomheder til skriftlig og trykt dokumentation for at dele medarbejdergruppens fordele. Dette kan være meget effektivt, fordi informationen hurtigt kan formidles til alle medarbejdere på et hvilket som helst tidspunkt af året. Markedsføringskommunikation kan også øges i spidsbelastningstider, som f.eks. Åben tilmelding og medarbejder ombordbehandling. Desuden kan skriftlig og trykt dokumentation af fordele oplysninger redigeres, da pensionsordninger ændres.

Det er vigtigt at bemærke, at al skriftlig dokumentation skal indeholde adgang til en detaljeret forklaring af ydelser som leveret af planadministratorer. Opret et sæt dokumenter til udskrivning af fordele for medarbejdere, der indeholder takstplaner og dækningsbeløb og et separat sæt dokumenter, der er designet til at give grundlæggende ansøgere til kandidater, før de rekrutteres til ansættelse. Hvis din arbejdsplads er multikulturel, kan du også oprette et sæt dokumenter, som er oversat til andre sprog, så du nemt kan kommunikere fordelene til alle medarbejdere.

Information møder

Uanset om det håndteres uformelt eller via formelle sessioner, der er lettet af dine pensionsplanadministratorer, kan ydelsesmøder være en effektiv måde at få planoplysninger og spørgsmål besvaret hurtigt på. Gør det en politik, at alle nye ansættelser får chancen for at tale med en pensionsplanadministrator, før de vælger ydelser for det kommende år.

Din on-site benefit administrator kan også være til rådighed til at planlægge møder med medarbejdere, hvis de har specifikke spørgsmål om, hvordan de kan bruge deres fordele. Dette kan være særligt vigtigt, hvis der er krav på erstatning. Under åben tilmelding skal du sørge for, at dit planadministrationshold også er tilgængeligt for at holde foredrag om at fremhæve vigtige opdateringer til pensionsplanen og tilskynde flere medarbejdere til at deltage i gruppetilbudene.

Digitale kommunikationsmetoder

Vi lever nu i en verden, hvor digital kommunikation er blevet normen. Digital kommunikation omfatter e-mails, tekstbeskeder, instant messaging, mobilapps og meget mere. Overvej hvordan du kan få gavnlige oplysninger ud til dine medarbejdere med jævne mellemrum for at minde dem om alle de frynsegoder, de har til rådighed for dem.

For eksempel i løbet af første del af året vil mange af dine medarbejdere tænke på at blive i form, tabe sig eller udvikle andre sundere vaner. Brug denne gang som en mulighed for at dele information om virksomhedens wellness-program eller hvordan virksomheden er forpligtet til at hjælpe medarbejderne med at holde op med at ryge. I sommermånederne, når udendørsaktiviteter øges, og børnene er ude af skole, kan du have oplysninger om at holde sig trygge i solen og familiemæssige fordele.

En god tommelfingerregel, når du bruger digital kommunikation, er at holde meddelelsen kort og til det punkt.

Corporate Benefits Portals and Websites

ADP's undersøgelser viser, at ni ud af 10 store virksomheder og syv ud af 10 mellemstore virksomheder har en webbaseret ydelsesportal til hosting informationer og ressourcer til medarbejderfordele. Dette er en sikker måde for arbejdsgiverne at dele vigtige fordele oplysninger og instruktioner for tilmelding til ydelsesplaner. Benefit hjemmesider skal krypteres til det højeste niveau muligt og designet med en enkelt tilmeldingsproces for at beskytte personlige sundhedsoplysninger og andre data, låst bag brugeroplysninger.

At få mest muligt ud af en hjemmeside portal for fordele kommunikation kan omfatte:

• Opsætning af et simpelt system til adgang til portalen online og via mobile enheder
• Tilføje værdifulde indhold, der vedrører medarbejdernes fordele og wellness mål
• Tilbyder et centralt kontaktnummer, hvor medarbejdere kan få livehjælp
• Deling af opdateringer og planlægning af dokumenter, der kan downloades på forespørgsel
• Sammenkædning af ydelsens hjemmeside til virksomhedens intranet
• Sikring af hjemmesiden er 508-kompatibel, så alle medarbejdere har adgang
• Inkluder indhold, der er let at oversætte til andre sprog
• Tilføjelse af en ordliste for grundlæggende ydelsesterminologi og et bibliotek af fordelemner

Social Network Communications

Social networking kan også være en meget effektiv måde at kommunikere medarbejderfordele på. Mange ansatte finder dette for at være en venlig måde at håndtere HR. Hvert firma bør have adgang til deres egen virksomhedsside eller i det mindste oprette en med henblik på at formidle vigtige opdateringer, herunder oplysninger om pensionsordninger.

Vælg fra et af de store sociale medie netværk som Facebook eller Twitter for at give det største antal delings- og indholdsvalg. Tildel en fordel administrator og et medlem af marketing team til at arbejde sammen om at skabe fordele budskaber, der tilskynder deltagelse i gruppeplanerne. Del tips om sundhed og velvære, tips om økonomisk ansvar og opdateringer til tilmeldingsperioder. Inkluder succeshistorier og billeder af medarbejdere, der opfylder deres wellnessmål.

Samlet kompensationserklæring

For at få større indflydelse, når man kommunikerer fordele, anbefales det, at din virksomhed udsender mindst en årlig oversigt over den samlede kompensation til alle medarbejdere. Dette er et dokument, der er organiseret efter løn, fordele og andre frynsegoder, som virksomheden tilbyder til medarbejdere. Det er et skriftligt dokument, der viser i sort / hvid, hvor meget virksomheden investerer i hver medarbejder.

Som det fremgår af forskning, erkender mange medarbejdere ikke, hvor meget arbejdspladsen gavner dem, så en samlet kompensationserklæring kan skabe en meningsfuld dialog mellem dig og medarbejderne.Hvis du ikke er sikker på, hvordan du opretter en samlet belønning eller kompensationsopgørelse, skal du arbejde med en tredjepartsleverandør for at organisere alle dine data i et centralt dokument. Giv en sneglekopi af den samlede kompensationserklæring samt en digital kopi, som du kan sende til medarbejdere.

Yderligere bedste praksis

Ved fremstilling af materialer skal du undgå jargon. Faktisk, ikke antage medarbejdere forstå selv grundlæggende fordele terminologi. Når du kommunikerer med dine medarbejdere, skal du holde tingene simple og i form af, at de kan forstå. Hvis der er komplekse begreber, der kræver yderligere forklaring, skal du bruge din webportal til at oprette en terminologi, som de kan gennemgå, når det er nødvendigt.

Det er vigtigt at planlægge så tidligt som muligt før spidsbeløb for tilmelding for at øge chancerne for, at medarbejderne vil forstå deres fordele. Brug en række medier, fordi hver generation og kultur absorberer information forskelligt.

Søg støtte fra din pensionsplanadministrator, når du samler yderligere materialer, herunder marketingmaterialer og planlægningsoversigtsdokumenter. Vær kreativ og hold medarbejderfordele venlige. Du vil være mere succesfuld i at overføre værdien af ​​ydelser til dine medarbejdere, så de vil drage fordel af disse frynsegoder for beskæftigelse.