Hvordan styrer du succesfuldt projekt?

Tillykke! Du har lige været ansvarlig for et vigtigt nyt projekt. Det er klart, at din chef tilbyder denne mulighed som en stemme for tillid til dine færdigheder. Og mens du er begejstret, er dette din første gang ansvarlig for et overordnet projekt, og det er lidt skræmmende

En række spørgsmål løber gennem dit sind:

• Hvordan kommer jeg i gang?
• Hvad er de nødvendige skridt til at flytte projektet fra indledning til lukning?
• Hvordan opbygger jeg et højtydende projektteam?
• Hvem beder jeg om hjælp i denne proces? Er der en executive sponsor?

Disse tips fokuserer på at hjælpe enhver ny til at lede et projekt, et udvalg eller et teaminitiativ til en aktivitet, der er unik for organisationen. Uanset om du organiserer en feriefest eller leder nye produktudviklingsinitiativer, eksisterer projektstyringens værktøjer og processer for at gøre sandsynligheden for succes meget højere.

5 trin i projektprocessen:

1. Indvielse: sparker af projektet.
2. Planlægning: planlægning af alt arbejde i projektet.
3. Udførelse: faktisk udfører arbejdet.
4. Administrere og kontrollere: alt det arbejde du gør under projektet for at overvåge fremskridtene.
5. Lukning: fuldføre og levere projektet og afbryde holdet.

Disse trin er ens for hvert projekt.

13 Grundlæggende trin for projektets nybegynder:

1. Definer omfanget:Det første og vigtigste trin i ethvert projekt er at definere projektets omfang. Hvad er det du skal udføre eller skabe? Hvad er projektets mål? Lige så vigtigt er det at definere, hvad der ikke er inkluderet i projektets omfang. Hvis du ikke får nok definition fra din chef, præciserer du selv omfanget og sender det tilbage ovenpå til bekræftelse. Selvom eksemplet er lidt væk fra forretningsemnet, kan vi alle relatere til en bryllupsreception. Ved planlægning af en bryllupsmodtagelse kan du have som dit omfang: Forbered en bryllupsmodtagelse for 100 gæster komplet med middag, åben bar, bryllupskage og et live band til dans på en bestemt dato til en pris, der ikke overstiger $ 20.000.

1. Bestem tilgængelige ressourcer:Hvilke mennesker, udstyr og penge vil du have til rådighed for at nå projektets mål? Som projektleder har du normalt ikke direkte kontrol over disse ressourcer, men skal administrere dem gennem matrixstyring.
2. Forstå tidslinjen:Hvornår skal projektet udfyldes? Når du udvikler din projektplan, kan du have en vis fleksibilitet i, hvordan du bruger tid under projektet, men deadlines er normalt faste, som i tilfælde af bryllupsmodtagelse. Hvis du beslutter at bruge overarbejde timer til at opfylde tidsplanen, skal du veje det mod begrænsningerne i dit budget.

1. Saml dit projektteam:Få folkene på dit hold sammen og start en dialog. De er de tekniske eksperter. Derfor tildelte deres funktionelle vejleder dem til projektet. Dit job er at styre holdet.
2. Detaljer Arbejdet, Del 1:Hvad er de vigtigste stykker eller komponenter, der skal oprettes for at gennemføre projektet? For eksempel kræver en bryllupsreception på højt niveau: en reception hall, mad, drikke, en kage, gæster og underholdning. Selvfølgelig kan hver af disse større genstande opdeles i mange flere ting. Det er det næste skridt.

1. Detaljer Arbejdet, Del 2: I vores bryllupsmodtagelseseksempel ovenfor har du sandsynligvis et hold eller en person med ansvar for forskellige komponenter. Arbejd med dine teammedlemmer for at præcisere de detaljer, der er nødvendige for at nå hvert hovedelement. Den ansvarlige for mad skal forstå mulighederne, omkostningsbegrænsningerne og foretage valg, der understøtter opnåelsen af ​​omfanget. Angiv de mindre trin i hvert af de større trin. Hvor mange niveauer dybt du går ind i mere og mere detaljerede trin afhænger af projektets størrelse og kompleksitet.

1. Udvikle en foreløbig plan:Saml alle dine trin i en plan. En god måde at gøre dette på er at bruge en prioritetstabel, der identificerer, hvilke elementer der skal gå forud for andre elementer. Formelle projektledelsespraksis opfordrer til at udvikle, hvad der betegnes som et netværksdiagram og identificere den kritiske vej. Selvom dette kan være uden for dit behov eller vidensniveau, er kernespørgsmålet at rækkefølge aktiviteterne i den rigtige rækkefølge og derefter tildele ressourcer til aktiviteterne. Spørgsmål til at spørge omfatter: Hvad sker der først? Hvad er næste skridt? Hvilke skridt kan fortsætte på samme tid med forskellige ressourcer? Hvem skal gøre hvert trin? Hvor lang tid vil det tage? Der er mange gode softwarepakker til rådighed, der kan automatisere meget af denne detalje for dig. Spørg andre i lignende stillinger, hvad de bruger.

1. Opret din basisplan:Få feedback på din foreløbige plan fra dit team og fra andre interessenter. Juster dine tidslinjer og arbejdsplaner, så de passer til projektet i den tilgængelige tid. Lav de nødvendige tilpasninger til den foreløbige plan for at udarbejde en basisplan.
2. Anmod om projektjusteringer:Der er næsten aldrig nok tid, penge eller talent tildelt til et projekt.Dit job er at gøre mere med de begrænsede ressourcer, end folk forventer. Der er dog ofte grænser på et projekt, der simpelthen ikke er realistisk. Du skal lave din sag og præsentere den for din chef og anmode om disse urealistiske grænser ændres. Bede om ændringerne i starten af ​​projektet. Vent ikke, før det er i besvær med at bede om de ændringer, du har brug for. Men hvis dit projekt indebærer et bryllup, forvent ikke at være vellykket og bede om mange væsentlige ændringer!

1. Arbejd din plan, men ikke dø for det:Planen er vigtig, men planen kan ændres. Du har en plan for kørsel til arbejde hver morgen. Hvis en krydsning er blokeret af en ulykke, ændrer du din plan og går på en anden måde. Gør det samme med dine projektplaner. Skift dem efter behov, men husk altid omfanget og ressourcerne.
2. Overvåg dit holds fremskridt:Du vil gøre lidt fremskridt i starten af ​​projektet, men start derefter med at overvåge, hvad alle gør i alligevel. Det vil gøre det lettere at fange problemer, før de bliver problemer.
3. Dokument Alt:Holde regnskab. Hver gang du ændrer din basisplan, skal du skrive ned, hvad forandringen var, og hvorfor det var nødvendigt. Hver gang der tilføjes et nyt krav til projektet, skal du skrive ned, hvor kravet stammer fra, og hvordan tidslinjen eller budgettet blev justeret på grund af det. Du kan ikke huske alt, så skriv dem ned, så du kan se dem op i slutningen af ​​projektoversigten og lære af dem.
4. Hold alle informeret:Hold alle projektets interessenter informeret om fremskridt hele tiden. Lad dem vide om din succes, når du gennemfører hver milepæl, men også informerer dem om problemer, så snart de kommer op. Hold også holdet informeret. Hvis ændringer overvejes, fortæl holdet om dem så langt frem som muligt. Sørg for, at alle på holdet er opmærksomme på, hvad alle andre gør.

Bundlinjen

Du behøver ikke at være en formel projektleder for at lede et projektinitiativ. Du skal dog anvende projektledelsens værktøjer og logik til arbejdet med at præcisere dine mål, detaljere arbejdet, opbygge et hold og udføre og overvåge arbejdet. Bedste af succes!