Hvem skal underskrive et tilbudsbrev til en jobkandidat?

Hvilket niveau af medarbejdere eller ledere i Human Resources forventes at gennemgå og underskrive et tilbudsbrev udarbejdet af en HR-assistent? I hvor mange måneder skal denne gennemgang fortsætte, hvis HR-assistenten er ny medarbejder, spurgte en læser? Hvad med om HR-assistenten er en erfaren medarbejder?

Ved underskrift skal det være HR-assistenten, der forbereder tilbudsbrevet eller den højere medarbejder eller leder, der gennemgår tilbudsbrevet (hvis en anmeldelse forventes at forekomme?)

HR Response til hvem skal gennemgå og underskrive et tilbud brev til en job kandidat

Svarene på disse to spørgsmål er strenge udtalelser, da der ikke er juridiske spørgsmål involveret i svarene. Som en midlertidig HR-direktør for et lille produktionsselskab, mellem den tidligere HR-person, der forlod og en ny direktør overtog, sendte HR-assistenten et tilbudsbrev med det forkerte løntilbud.

Denne fejl blev straks genkendelig, da brevet blev trukket fra bunken af ​​dokumenter, der venter på den endelige gennemgang. Lønnen til kandidaten var alt for lav til jobbet.

Tal om et øjeblikkeligt læringspunkt.

I nogle organisationer skriver HR-direktøren, direktøren eller VP-aldrig en HR-assistent tegn på jobtilbudsbreve, der går til kandidater, det er dårlig praksis i den private sektor. Det er ikke den HR-person, der laver tilbuddet. HR-medarbejderen konsulterer ansættelseslederen, som skal træffe den endelige beslutning om en kandidat og underskrive jobtilbudsbrevet.

Tilbudsbrevet er lederens forpligtelse til den nye medarbejder. Ved at afgive budet bekræfter han eller hun sit engagement i den nye medarbejders succes. Velkomst til en ny medarbejder er en del af hele rekruttering, udvælgelse og ansættelsesproces. De er alle komponenter i onboard-processen.

Jobtilbudet er en anden del af at byde den nye medarbejder ind i din organisation og få den nye medarbejder til at føle sig ønsket. Den sender en stærkere besked, når den kommer fra den potentielle medarbejders nye chef. Det har større vægt og er mere værdsat, når jobtilbudet kommer fra den nye persons leder. Det er begyndelsen på en langsigtet obligation.

Undtagelser fra anbefalede fremgangsmåder ved gennemgang og underskrivelse af et jobtilbud

I den offentlige sektor, i Fortune 500-virksomheder og i fagforeningsrepræsentanter kan denne praksis afvige. Når en organisation er stor, og medarbejderne er spredt på mange steder, logistisk, tilføjer dette tid og forvirring i processen med at lave jobtilbud.

Større organisationer har den ekstra udfordring for konsistens på tværs af flere steder, så meget af systematiseringen af ​​beskæftigelsespraksis hviler på HR. For at gøre kandidatvalg lovligt forsvarligt, kræver rekrutterings- og ansættelsespraksis konsistens på tværs af alle lokationer.

På en fagforenet arbejdsplads, især i den offentlige sektor, har lederen måske ikke det endelige ord i, hvem der opnår jobbet. Det kan være kontraktmæssigt bestemt af faktorer som anciennitet og uddannelse. I disse tilfælde giver det også mening for, at papirarbejdet kommer fra HR-personale. De er ansvarlige for at sikre sig, at arbejdsvilkår og praksis overholder kontrakten.

I en af ​​disse tilfælde bør HR bede deres advokat om at gennemgå tilbudsbrevformatet og behandle dem for at sikre, at de er korrekte, lovlige og arbejdsgiverbeskyttende. Medmindre tilbudsbrevet adskiller sig fra standardformatet, er der normalt ikke behov for at bede en advokat om at gennemgå hvert enkelt brev.

Skal en HR-chef eller direktør gennemgå alle jobtilbudsbreve?

Ethvert dokument fra en leder eller HR leder, der forpligter selskabet lovligt eller økonomisk, skal revideres af en HR-chef eller direktør eller derover. Her er hvorfor.

• Et tilbudsbrev og mange andre dokumenter, der sendes af HR-personale, forpligter lovligt selskabet. Visst, når en fejl på $ 10.000 er fundet, kan du trække tilbuddet tilbage og forklare, at det var en typografi, der var udført af en uerfaren medarbejder. Men hvorfor åbne virksomheden for en situation, hvor et ændret løntilbud skal forlænges? En ulykkelig ny medarbejder kan stadig tage jobbet, eller du kan miste en perfekt egnet kandidat, der er dræbt og såret på grund af en fejl. Derudover kunne det åbne din virksomhed for potentielle juridiske handlinger.

• At honorere det forkerte jobtilbud, med samme eksempel, er lige så ubehageligt. Inden virksomheden forlængede tilbuddet, undersøgte en person i HR markedsundersøgelsen, gennemgik hvilke andre medarbejdere i lignende job, og sluttede med et passende jobtilbud. Så når forandringer nås, hvis andre medarbejdere lærer om lønforskellene.
• Uanset niveauet for en HR-assistent, som i et HR-kontor skal udarbejde tilbudet om at sende, et andet par øjne, der gennemgår noget, der potentielt kan forpligte virksomheden økonomisk eller åbne døren for en retssag, er smart.Organisationer forventer mere årvågenhed og tilsyn fra medarbejdere med titlen manager eller direktør.

• Manglende kommunikation kan medføre ukorrekte ansættelsesvilkår, som ikke blev forhandlet eller blev lovet til en kandidat. HR-assistenten kan f.eks. Vide, at jobbet ville betale $ 40.000, men i forhandlingsprocessen blev kandidaten tilbudt mere plus en signeringsbonus, og i dagligdagen havde manageren ikke fortalt HR-assistenten. Når en jobkandidat modtager et forkert tilbud, vurderer han eller hun virksomhedens integritet. Du skaber en barriere for accept, der var unødvendig, da kandidaten bekymrer sig om, hvordan man håndterer situationen.
• Dokumenter, der går til personer, du forsøger at rekruttere til din virksomhed, skal være fejlfri. De signalerer en meddelelse til den potentielle medarbejder om din virksomheds kultur. Selv en skrivemaskine kan give en kandidat en pause. En kopi af dokumentet vil også ligge i din virksomheds filer i årevis. Så i de fleste tilfælde er det andet par øjne, der gennemgår dokumentet, en smart praksis.

Revisionen og tilsynet med dokumenter, der forpligter virksomheden økonomisk eller potentielt lovligt, er ikke en kritik af en HR-assistents viden, erfaring eller omhu. Det er en smart forretningspraksis for alle disse grunde.

Bemærkning om jobtilbud: HR bør bede deres advokat om at gennemgå tilbudsbrevformatet og behandle for at sikre, at de er korrekte, lovlige og give arbejdsgiveren juridisk beskyttelse. Medmindre tilbudsbrevet adskiller sig fra standardformatet, er der dog normalt ikke behov for at bede en advokat om at gennemgå hvert enkelt tilbudsbrev.

: Human Resources, Management og Arbejdsrelaterede Spørgsmål og Svar

Disclaimer: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.