Hvor lang tid skal HR beholde medarbejderfiler

En af de store ting om menneskelige ressourcer er, at vi har masser af papirarbejde. Tons og tons og tons. Indrømmet, meget af det er elektronisk i disse dage, men princippet forbliver. HR gør registrering. Og vi behøver at beholde disse optegnelser, men hvor længe?

Her er grundlæggende retningslinjer for HR-registrering. Husk dog, at de nationale lovgivninger kan variere fra disse retningslinjer. Hvis statens love og føderale love konflikter, skal du altid holde journalerne baseret på hvilket krav der er længere. Det er bedre at holde noget for længe end ikke længe nok.

Ansættelse Records

Du skal gemme alle disse genoptagelser, interviewnotater, ansøgninger og jobannoncer, og endda en oversigt over dine søgninger gennem dit sporingssystem til ansøgeren i et år efter, at beslutningen om at lave et jobtilbud blev foretaget. Så hvis du interviewer en ansøger, og hele processen trækker i tre måneder, er det først, indtil den endelige ansættelsesbeslutning er truffet, at uret begynder at tjekke.

Hvorfor skal du gøre dette? Hvis nogen nogensinde stiller spørgsmål om din ansættelsesbeslutning, skal du vise, at du ikke diskriminerer ulovligt på nogen måde, form eller form. Loven som amerikanerne med handicaploven, afsnit VII, og mange andre kræver, at du demonstrerer, at du er i overensstemmelse. Vedligeholdelse af disse poster hjælper dig med at gøre dette.

Drug Test Records

Hvis du har brug for lægemiddelprøvning til forudgående ansættelse, er det en del af lejeposten, og du bør holde en kopi af resultaterne i et år. Hvis du foretager yderligere lægemiddelprøvning, uanset om du er skyld i en hændelse på arbejdspladsen eller som en del af en stikprøvekontrol, skal du også opretholde disse journaler i et år. Men hvis du er underlagt Department of Transportation Regulations, er minimumsrammen for lægemiddelprøveoptegnelser fem år.

Løn / Timecards, Etc.

Loven kræver, at du opretholder disse poster i tre år, men nyere retssager betyder, at det ville være klogere for dig at holde dem længere. Du vil opretholde en oversigt over, hvor meget hver medarbejder blev betalt, og hvor mange timer arbejdede de for hele deres ansættelsesforhold hos din virksomhed. Opbevar dine optegnelser i mindst fem år efter at medarbejderen forlader, uanset årsag.

For fritagne medarbejdere har du selvfølgelig ikke brug for at opretholde tidsregistreringer, da deres løn er den samme uanset antallet af arbejdede timer. Men hvis du nogensinde har kategoriseret en ansat som fritaget, da hun burde have været ikke-fritaget, kan disse timer arbejdede poster føre dig til at betale skyldig overarbejde. Sørg for at du medtager, hvordan firmaet beregnes, betaler. For eksempel skal du spore om det var lige løn, løn plus provision, overarbejde, akkord eller lige timeløn.

Du skal gøre dette ikke kun for løn og skatte spørgsmål, men mange andre beslutninger afhænger af antallet af arbejdede timer. F.eks. Er berettigelsen til FMLA afhængig af antallet af arbejdstimer i et år. Hvis du har en fritaget medarbejder på deltid, kan du overveje at kræve tidsregistrering for at bestemme FMLA-støtteberettigelse. Du skal også kunne bevise at du har betalt dine arbejdere for alle de timer, de arbejdede.

Formular I-9

Vedligeholdelse af medarbejderens I-9-formular, der opbevares adskilt fra dine personaldokumenter, i tre år efter ansættelsen af ​​ansættelsen og i et år efter ansættelsestidspunktet, hvilket tidspunkt der er senere.

Information om sundheds- og pensionsydelser

Du skal holde registreringen af ​​dine planer for alle dine fordele i mindst seks år. Domstolene har fastslået, at hvis en medarbejder taler for dig og siger, at han eller hun fortjener en højere pension, er det f.eks. Arbejdsgiverens ansvar at bevise, at de ikke skylder mere, og ikke medarbejderens ansvar for at bevise, at de gør det. Opbevar alle disse oversigtsplanbeskrivelser.

Hvis du har tidligere medarbejdere, der er berettiget til COBRA, og udvider deres sundhedsmæssige fordele, skal du også holde disse optegnelser i seks år for blot at være sikre. Loven fastsætter ikke retention, men da dette kunne gælde i henhold til lov om arbejdstagernes pensionskasseindkomst (ERISA), kræver denne lov retention i seks år. For at være på den sikre side må du ikke smide disse plader ud.

FMLA Records

Når en medarbejder anmoder om FMLA, skal du beholde papirsporet, selvom du nægter orloven i tre år. Sørg for, at du holder øje med hver medarbejders orlov - når det begyndte, og hvor meget tid der bruges. Hvis medarbejderen har intermitterende FMLA, skal du sørge for at spore hver afgang og dokumentere antallet af brugte timer. Datoer og antal timer skal dokumenteres. Husk, at intermitterende orlov kan bruges i et par timer om dagen eller et par dage om ugen. Dokumentér det hele og gem dem.

Husk, dette er ikke en omfattende liste og gælder kun for føderale vedtægter. Du kan være underlagt yderligere lagringslovgivning, hvis du f.eks. Er en føderal entreprenør eller din stat har forskellige standarder. Hvis du er i tvivl, kast det ikke ud.

Du kan få adgang til yderligere ressourcer om registrering og obligatorisk rapportering hos Society of Human Resource Management (SHRM).

Disclaimer: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.