Hvad hver arbejdsgiver skal vide om I-9 Formkrav

Kvalifikationsformular I-9 er påkrævet i henhold til Immigration Reform Act, der verificerer en medarbejders identitet og deres ret til arbejde juridisk i USA. Hvis en arbejdsgiver savner nogle skridt eller glemmer at medtage de rigtige dokumenter, risikerer de sig at være fint for mulige og ret alvorlige juridiske komplikationer. Derfor er det så vigtigt at kontrollere alle aspekter af en medarbejder I-9.

Liste A-dokumenter, der etablerer både identitet og beskæftigelsesberettigelse

På I-9 er der en obligatorisk liste over dokumentation for at bevise identitet. Disse dokumenter etablerer identitet og berettigelse til at arbejde i USA og betragtes som acceptabelt bevis for begge.

• U.S. Pass (uændret eller udløbet)
• Certifikat for amerikansk statsborgerskab (Former N-560 eller N-561)
• Certifikat for naturalisering (Former N-550 eller N-570)
• Uventet udenlandsk pas med vedhæftet Formular I-94 med angivelse af uafbrudt ansættelsesgodkendelse
• Permanent Resident Card eller Alien Registration Receipt Card med fotografi (Formular I-551)
• Uventet midlertidigt opholdskort (Formular I-688)
• Unexpired Employment Authorization Card (Formular I-688A)
• Uventet Reentry Tilladelse (Formular I-327)
• Uventet flygtningedokument (Form 1-571)

• Uventet Employment Authorization Document udstedt af Department of Homeland Security (DHS), der indeholder et fotografi (Formular I-688B)

Liste B-dokumenter, der etablerer identitet

Hvis ingen af ​​ovennævnte dokumenter foreligger, skal en medarbejder fremlægge to andre, et for bevis for identitet og den anden for bevis for ansættelsesberettigelse. Følgende dokumenter kan bruges til at etablere en medarbejders identitet:

• Kørekort eller id-kort udstedt af en stat eller forladt besiddelse af De Forenede Stater, forudsat at den indeholder et fotografi eller oplysninger som navn, fødselsdato, køn, højde, øjenfarve og adresse
• ID-kort udstedt af føderale, statslige eller lokale myndigheder eller enheder, forudsat at det indeholder et fotografi eller oplysninger som navn, fødselsdato, køn, højde, øjenfarve og adresse
• Skole ID kort med et fotografi
• Voterens registreringskort
• US Military Card eller udkast rekord
• Militærafhængigt ID-kort

• US Coast Guard Merchant Mariner Card
• Indianer stamme dokument
• Kørekort udstedt af en canadisk myndighed

Liste C-dokumenter, der etablerer beskæftigelsesberettigelse

Et af disse dokumenter skal fremlægges ud over et dokument fra liste B, hvis en medarbejder ikke er i stand til at fremlægge et dokument fra liste A.

• US Social Security Card udstedt af Social Security Administration, bortset fra et kort, der angiver, at det ikke er gyldigt for beskæftigelse
• Certificering af fødsel i udlandet udstedt af Department of State (Form FS-545 eller Form DS-1350)
• Oprindelig eller bekræftet kopi af et fødselsattest udstedt af en stat, amt, kommunal myndighed eller forladt besiddelse af De Forenede Stater med en officiel forsegling
• Indianer stamme dokument.
• US Citizen ID Card (Formular I-197)
• ID-kort til brug for en borger i USA (Formular I-179)

• Unexpired employment authorization-dokument udstedt af DHS bortset fra dem, der er opført under liste A

Særliste for personer, der er mindreårige

Medarbejdere, der er yngre end 18 år, og som derfor ikke er i stand til at fremlægge nogen af ​​ovenstående dokumenter, kan i stedet levere aldersrelaterede dokumenter, herunder:

• Skolepost eller rapportkort
• Klinik, læge eller hospital rekord
• Dagpleje eller børnehave rekord

Supplerende Formular I-9 Arbejdsgivere

Sørg for, at I-9-blanketterne er udfyldt korrekt, og at du og din medarbejder følger anvisningerne nøjagtigt. Du skal opbevare hver medarbejders I-9-formular i mindst tre år eller i et år efter afslutningen af ​​ansættelsen, alt efter hvad der er længere.

Opbevar og lav kopier af originaldokumenterne fra dine medarbejdere. Dette er ikke påkrævet, men det anbefales. Opbevar kun det mindste antal dokumenter, der kræves, og gem formularerne og dokument fotokopierne adskilt fra dine medarbejderfiler.

Hvis der foretages ændringer i I-9-fildokumentet, skal du ændre dem på den oprindelige form og starte og ændre ændringerne. Udfyld ikke en ny formular. Bekræft udløbet af arbejdsgodkendelser og tillad ikke medarbejdere til at arbejde, hvis deres dokumentation er udløbet.

Sørg for at reagere i henhold til timing instruktioner og retningslinjer, hvis du modtager et Social Security Administration-no-match-brev, der angiver et vist antal af dine medarbejdere, har uverificerbare Social Security-numre.

Hent nuværende I-9-formularoplysninger hos US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Yderligere information er tilgængelig fra Society for Human Resource Management.

Lovkrav

Formular I-9 skal udfyldes for hver ny medarbejder uanset hendes nationale oprindelse, eller om medarbejderen er amerikansk statsborger. En arbejdsgiver har overtrådt føderal indvandringslov, hvis han ikke bekræfter en ny medarbejders identitet og ansættelsesgodkendelse med en I-9-formular. Sanktionerne varierer betydeligt og er baseret på et tier-system, men kan nå så højt som næsten $ 20.000. Sanktioner hæves fra $ 548 for bevidst at fortsætte med at ansætte personer, der ikke sender I-9-formularer med den korrekte kontrol.

Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og fra land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering.