10 ting, hver ny programleder skal vide

Programstyring er et givende og velbetalt karrierevalg, men det kan også være en udfordrende rolle. Hvis du lige har fået dit første programledelsesjob eller ønsker at vide, om du skal gøre hoppet til en programlederkarriere, er det vigtigt at forstå, hvad karrieren medfører. Overvej disse 10 ting, som alle nye programansvarlige bør være opmærksomme på, før man starter en programledelsesrolle.

Programstyring er ikke det samme som projektledelse

Projektledelse handler om at planlægge arbejde, organisere opgaver og ressourcer, kontrollere processer og levere et specifikt mål. Hvad enten du åbner et nyt kontor, lancerer en ny app eller bygger et olympisk stadion, har projekter en defineret start, midten og slutningen med et klart sæt af mål.

Programstyring er forskellig og generelt meget bredere. En programleder kan overvåge flere projekter ad gangen, hver af dem kan have sit eget projektteam og projektleder. Disse projekter sammen kan alle være en del af et større program designet til at levere noget af værdi til organisationen over tid.

Forvent usikkerhed

Programmer er i sig selv usikre. Mens du måske ved, hvad det store billede er, er det bare en vision statement, når du starter. Den nøjagtige vej til, hvordan man kommer der, og hvilke projekter der skal påkræves over en længere periode, er noget, du skal træne, når du går.

Du begynder med detaljeret planlægning for, hvad du ved, og opbygger et billede af, hvordan du adresserer resten af ​​det, når du kommer nærmere. Udvid gradvis dine planlægnings- og leveringshorisonter, indtil du ikke kan gå videre.

Bloker ud tid med jævne mellemrum for at planlægge de næste trin. Du kan også benytte denne mulighed for at sikre, at du stadig er på rette spor for at levere forretningsværdi.

Hold øje med Burnout

Mens et projekt kan være over et år eller deromkring, kan programmer strække sig tilsyneladende på ubestemt tid.

Programforvaltere skal beskytte deres hold mod udbrændthed. Du kan ikke arbejde i tophastighed uendeligt, så sørg for, at dine medarbejdere får tilstrækkelig nedetid. Dette bør omfatte perioder med mere støjsvage tid på arbejde med færre resultater og tilstrækkelig tid væk fra kontoret til ferier.

Hold nøje sygefravær, se dine overarbejde rapporter, og vær opmærksom på, at velfærd for dit team er afgørende, hvis du ønsker at skære nedslidt og holde dine talentfulde folk i programmets liv.

Du skal administrere tempoet

Når du leverer et program, der har en fjern gennemførelsesdato, skal du styre tempoet i arbejdet.Det er svært at opretholde momentum over flere år, så din rolle som programleder er at jonglere prioriteterne og projekterne, så der er målbare output, der leveres regelmæssigt.

Bland de hurtige gevinster og den stabile fremgang mod de større billedmål. Dette hjælper holdet, når du bevæger dig fremad og sikrer, at der er nogle kortsigtede succeshistorier at dele for at holde motivationen høj. Endelig hjælper investorer og ledende medarbejdere til, at der gøres fremskridt.

Træn dit hold til succes

Programmer leverer ofte noget nyt, unikt eller transformativt til en organisation. En af udfordringerne ved at arbejde på sådanne initiativer er, at du sandsynligvis ikke har de interne færdigheder til at kunne gennemføre alle de nødvendige opgaver og projekter.

Det er ok og forventes. Dit job som ny programleder er at sikre, at du kan opgradere, omskolere og udvikle de mennesker, du har, så du sammen kan klare alle ressourcekravene.

Der kan være nogle områder, hvor du kun har brug for en bestemt ressource i en begrænset periode. For eksempel vil du ikke træne et af dine medarbejdere, hvordan man kører en gaffeltruck, hvis det er en færdighed, du har brug for i en uge. Men hvis du forandrer måden din virksomheds online tilstedeværelse styres på, vil det nok være værdifuldt at have hjemmesides udviklingsfærdigheder internt sammen med nogle ekspertise om sociale medier eller søgemaskineoptimering. Disse er færdigheder, som virksomheden vil stole på på længere sigt.

Tag beslutninger om, hvilken af ​​disse du skal have indlejret i teamet, og som skal outsources, så sørg for, at dit program kan levere de uddannelses- og rekrutteringsopgaver, der kræves for at kunne klare de output, som hvert projekt leverer.

Governance er mere kompleks

Hvis du kommer fra en projektledelses baggrund, vil governance ikke være en overraskelse for dig. Det er den måde, hvorpå projekt- og programstrukturer organiseres og styres for at sikre, at beslutningstagning sker på den rigtige måde, og at de rigtige mennesker er involveret. Det er afgørende for at sikre, at arbejdet udvikles på en måde, der passer til den overordnede forretningsmæssige sag, og det hjælper med at holde folk ansvarlige.

Styring er også den måde, som projektledelseskontoret og ledende medarbejdere kan sikre, at et program er på rette spor for at levere fordele. Det giver også en formel vej til at lukke projekter eller et helt program, hvis det kan godtgøres, at disse fordele ikke længere vil blive opnået.

Styring er mere kompleks i et programmiljø end i et projektmiljø. Projektstyrelser og styringsgrupper har normalt et medlemskab på executive level. Dette kan forventes, da slutresultatet af et program normalt er forretningstransformation.

Planlægning er mere vanskeligt

Projektledere, der er involveret i et program, vil typisk sætte deres projektplaner sammen, derefter et programledelsesteam - under din retning som programleder-møder og planerne er integreret.

Dette er lettere sagt end gjort. Det kræver at identificere afhængighederne mellem projekter og projektopgaver. Det tvinger dig til at kigge på ressourcebehovet for hele programmet og at jonglere aktiviteter for at passe til rådighed for nøglepersoner.

Når din integrerede programplan er etableret, kan du spore den i et Gantt-diagram eller andet softwareværktøj. Da dine projektledere sporer deres projekter i realtid, skal du foretage tilpasninger til programplanen, holde alle orienterede om ændringer og stave ud hvad dette betyder for deres arbejdsområder.

Du behøver ikke at planlægge hver linje

Som programleder stoler du på dine projektledere for at udføre den detaljerede planlægning. Det er ikke praktisk eller ønskeligt, at du sporer et program med tusindvis af opgaver.

Du har brug for et udbygget, højtstående billede af projekterne med tilstrækkelig detaljer til at vise dig, om noget vil have en indvirkning på programniveauet.

Den nemmeste måde at gøre dette på er med dedikeret software apps. At forsøge at styre dit multimillion dollar program på et grundlæggende regneark ville være for udfordrende.

Du skal delegere

Men godt, du er ved at delegere, at være i en programledelsesrolle betyder, at du bliver nødt til at blive endnu bedre.

Den gode nyhed er, at du skal have et team af projektledere, og du kan endda have et dedikeret programstyrings kontor til at understøtte din transformative forandring.

Der er meget arbejde at lave på et program og sætter det op for at sikre, at alle bevægelige dele bevæger sig sammen på det rigtige tidspunkt, er en stor indsats. Du kan ikke gøre det alene, og du bør ikke prøve. Find ud af, hvor meget tid du har brug for til at starte programinitiativet, og sørg for, at du har et hold på plads for at sikkerhedskopiere dig.

Hvis du ikke har nogen i dit programadministrationskontor, skal du bede om, at nogen skal udstationeres til programledelsesteamet. Der er nok for dem at gøre. For eksempel vil en person i en projektkoordineringsrolle være perfekt placeret til at levere den koordinering, der kræves på programniveau, og frigøre dig for at blive involveret i strategiske opgaver.

Vær ikke bange for konflikt

Der er mange tråde til programmer. Fra projekter med vanskelige interessenter til tilsyneladende uopnåelige frister, vil hver dag give dig mulighed for konflikt. Pas på de ting, der forstyrrer projektets ydeevne, og vær forberedt på at træde ind, når det er nødvendigt for at afværge en konfliktsituation, inden den starter.