Brug af milepæle i projektledelse

Et af de definerende egenskaber ved et projekt er, at det varer i en fast periode. Det kunne være alt fra nogle få uger til flere år, og i nogle tilfælde til store byggeprojekter eller offentlige arbejder, årtier.

For at spore fremskridt på vej og sikre, at nøgleleverancer opnås i henhold til tidslinjen, bruger projektledere milepæle.

En projektmilepæl er en opgave med en varighed på nul, hvilket betyder præstation i projektet. De bruges som en måde at vise fremadrettede bevægelser og fremskridt på og vise folk, hvad der foregår, selvom de ikke har detaljeret viden om de involverede opgaver derhen. I den henseende er de meget nyttige for interessentkommunikation og indstilling af forventninger.

Hvornår skal du bruge projektmilestones

Milepæle i projektledelse bruges til at markere:

• Starten af ​​betydelige faser af arbejdet
• Afslutningen af ​​betydelige faser af arbejdet
• Tidsfrister
• Når der træffes en vigtig beslutning
• Andre faste punkter i tide, der skal kaldes specifikt

Hvor ofte at sætte milepæle i din plan

Et kursus kan anbefale at sætte milepæle i din plan om en gang om måneden.Dette er fint og en god tommelfingerregel, men du skal bruge din faglige bedømmelse. Nogle måneder kan have en masse aktivitet med vigtige møder, der markeres som milepæle, beslutninger træffes og lukning af en fase og starten på en anden.

I andre måneder kan du være fokuseret på udførelse, med meget lidt, om noget, at du kan hænge en milepæl på.

Til rapporteringsformål er det nyttigt at skabe en grund til at have en milepæl mindst en gang i hver rapporteringscyklus.

Hvordan milepæle er repræsenteret på dit Gantt-diagram

Milepæle er en af ​​komponenterne i et Gantt-diagram og er vist på diagrammet som en diamant. De vises ikke som en normal opgave, fordi de har en varighed på nul: med andre ord tager de ikke op nogen tid. Med henblik på planlægning på et Gantt-diagram sker de bare.

Hvis du ikke bruger Gantt-diagrammer, kan du stadig bruge milepæle. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer: Du kan stadig indarbejde milepæle i din plan ved hjælp af disse.

Hvis du vil holde dig personligt organiseret, og din projektstyringssoftware ikke er fuldt integreret i din kalender, kan du kopiere og indsætte nøgledata i din dagbog. Afhængigt af hvordan du kan lide at arbejde, kan dette minde dig om, hvad der skal komme op.

Hvordan man navngiver milepæle

Milepæle skal have en klar beskrivelse af din projektplan, men ikke en, der indebærer, at de er en opgave. Så de skal ikke kaldes 'Få aftale om at komme ind i fase 2', men 'fase 2 starter'. Hvis du vil afspejle indsatsen for at få en aftale om at komme ind i fase 2, skal du tilføje en opgave lige før milepælen for at dække den.

Milepæle bør beskrive tidspunktet, hvor de repræsenterer det her:

• Testfase færdig
• PID godkendt
• Kontrakt underskrevet

Mange projektledere vælger at nummerere deres milepæle for nem brug af reference. Hvis du bruger en arbejdsopdeling struktur, kan du bruge nummereringen fra det. Ellers er det fint at bruge M1, M2 og så videre for at gøre det klart, hvad du henviser til. En klar navngivningsstruktur bliver vigtigere, da antallet af milepæle stiger, så tænk på, hvordan du skal gøre dette, hvis dit projekt løber over flere måneder.

Hvordan man får milepæler underskrevet

Milepæle er en del af din projektplan, så når din tidsplan er baselined, bør du overveje dine milepæler underskrevet.

Hvis du har brug for at ændre datoerne for dine milepæle, skal du bruge din standard ændringskontrolprocedure til at foretage tilpasninger til din plan. Dette kan være lige så nemt som at chatte med din projektsponsor og lade dem vide, hvorfor datoerne skal ændres, eller så formelt som at sammensætte en ny anbefalet tidsplan og tage det til et planlægningsudvalg, der skal ratificeres.

Det er bedst at finde ud af, hvad din milepæl afmeldingsproces vil være, hvis nogen, før du skal bruge den, så du ikke spilder noget, når du skal foretage en forandring.

Brug af milepæle til kommunikation

Milepæle er nyttige til kommunikation og rapportering, fordi de repræsenterer de mindste punkter i kontrol i planen. Med andre ord, hvis du tog alle de andre opgaver ud, kunne du stadig se, hvad der skete og holde projektet fremad ved at bruge bare milepæle.

Du skal kunne trække milepæle og sætte dem på et instrumentbræt eller projektrapport. De skal fortælle historien om projektet i tilstrækkelig detaljer for at tilfredsstille de personer, du rapporterer til, normalt din projektsponsor eller en anden udøvende gruppe som styringsgruppen (eller projektstyrelsen). Hver måned eller ved den rapporteringsfrekvens, du bruger, kan du vise, hvilke milepæle der er opnået.

Rapportering mod milepæle er ret ligetil og gøres ofte som et bord. Du angiver milepælebeskrivelsen, datoen for den og den nye forventede dato. Når milepælen opnås og kan markeres som komplet, tilføjer du også datoen. Forhåbentlig vil det være det samme som den forventede dato, men projekter virker ikke altid sådan.

Et bord som dette gør det klart, hvad der er gennemført, og hvad der er udestående. Du kan planlægge svaret på spørgsmålet "Hvorfor har vi ikke ramt den milepæl?" Før du går og møder med din sponsor eller sender rapporten.

Når din projektplan er meget lang, og du har mange milepæle, vil du finde det nemmere at aflevere færdige milepæle hver rapporteringscyklus. Indberette kun de milepæle, der er kommende eller afsluttet den måned: Næste måned afslutter alt, der blev afsluttet i sidste måned, så du føjer ikke konstant til længden af ​​rapporten ved at fortælle folk om arbejde, som de allerede ved, er færdige.

Milepæle er et virkelig nyttigt projektstyringsværktøj til planlægning, planlægning og rapportering, og de er nemme at bruge. Sæt nogle i din næste projektplan, følg dem imod, og du vil finde dig selv at lære, hvilken frekvens der fungerer bedst for dig.

Som med alt i projektledelse skal du bruge dem fleksibelt til at levere det ønskede resultat, ved hjælp af disse tips og retningslinjer for at informere dine egne beslutninger.