Betydningen af ​​at holde en journal i regnskab

En journalpost er optegnelsen over en finansiel transaktion, der er indgået i et tidsskrift. Tidsskriftet beskriver alle de finansielle transaktioner i virksomheden, og det noterer sig, hvilke transaktioner der påvirkes af disse transaktioner. Alle journalposteringer er lavet ved hjælp af enten bogføring med dobbelt indtastning eller enkelt indtastning.

Journalen indtastes typisk i kronologisk rækkefølge, og debiteringer indtastes før kreditter - debiteringer indtastes i en kolonne til venstre, og kreditter indtastes til højre. Journalen poster tildeles bestemte konti ved hjælp af et kontoplan, og journalposten registreres derefter i en hovedbog. Ledgen registrerer flere konti.

Formålet med journalindlæg

Journalposter giver grundlæggende oplysninger for alle en virksomheds øvrige finansielle rapporter. De bruges af revisorer til at analysere, hvordan finansielle transaktioner påvirker en virksomhed.

Hver post skal indeholde datoen for transaktionen, de involverede parter, en debitering fra mindst en konto, en kredit til mindst en anden konto, et kvitterings- eller checknummer og et notat, der beskriver andre detaljer, der er involveret i transaktionen - alt hvad du muligvis ikke sandsynligt at huske måneder eller år senere.

Hvis du køber og bruger regnskabssystemsoftware, vil det højst sandsynligt tage sig af alle disse detaljer for dig. Men du bør være i stand til at håndtere dine journalposter og ledger selv med en grundlæggende forståelse af processen, hvis du ikke tror, ​​at den slags udgift er nødvendig nok endnu, fordi du lige er begyndt.

Single Entry Regnskab

Som navnet antyder, oprettes hver journalindgang på sin egen adskilte linje, når du bruger bogføringsmetoden. Du kan trække det, du bruger på et nyt edb-system, som en debet, så kan du på den næste linje og som en anden post måske få indkomst fra en kunde eller kunde som kredit. Du har to separate transaktioner eller journalposter, hver med sin egen linje. Det er simpelt, ikke meget forskelligt fra, hvordan du vil holde øje med transaktioner, du laver fra din checkkonto.

Single entry regnskab kan være passende, hvis du driver din egen virksomhed som eneejer, og dine bøger og transaktioner er ikke komplekse. Enhver kan klare det. Du behøver ingen specifik træning.

Dobbeltregistrering

En journalindgang ved hjælp af dobbeltregistreringsmetoden indeholder en række oplysninger i forskellige kolonner på samme linje. I et dobbelt indgangssystem kan du have en debitering for computerens køb, så vil en kredit eller forøgelse af dine samlede kontorudstyrsudgifter vises på samme linje, men i en anden kolonne for at opveje debet. Disse kolonner skal være lige, såsom - $ 2.000 som debet og + $ 2.000 for krediten.

Du skal måske bruge endnu flere kolonner afhængigt af arten af ​​din post, men der skal som minimum være to, en hver for debiteringer og kreditter. Dobbeltregistreringsregnskab gør typisk en journalpost, ikke for selve transaktionen, men for kontoen påvirker den aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og omkostninger. Debitter og kreditter til hver er alle noteret på samme linje.

Ved årets afslutning eller en anden regnskabsperiode, du vælger, skal alle dine journalposter for debiteringer svare til, at dine journalposter svarer til de samlede kreditter. Det betyder, at din konto er "afbalanceret".