Tips til effektivitetsforbedring på arbejdspladsen

Du kan forbedre din ydeevne betydeligt på arbejdspladsen ved at praktisere disse otte tips, der er udarbejdet af Jason Womack, executive coach og forfatter af bogen, Dit bedste er bare bedre: Arbejd smartere, tænk større, gør mere (Wiley) (Sammenlign priser). Jason deltog i en e-mail-interview, der er så fuld af nyttige ideer, at de oversvømmede i en serie artikler.

Se del 2: 6 Tips til forbedring af produktiviteten.

Interview med Jason Womack om, hvordan man forbedrer ydeevnen

Susan Heathfield: Så mange produktivitets- og præstationsforbedringssystemer synes at være tidskrævende, uhåndterlige og vanskelige at integrere i det daglige arbejdsliv. Jeg leder efter enkle tips, som mine læsere rent faktisk kan gøre, det ville hjælpe dem med at forbedre deres ydeevne så hurtigt som de prøver ideen.

Disse er de slags tips, der får en læser til at ryste hovedet med undre, at de aldrig tænkte på noget så enkelt, men nyttigt, selv. Så voila! Det nye tip er integreret. Kan du hjælpe?

Jason Womack: Susan, du og jeg kommer til at komme sammen. Elske den måde du tænker på. Det første problem, når du beskæftiger dig med, hvordan du forbedrer ydeevnen, er, at folk har mislabeled problemet. De angiver i høj grad faktum at de "ikke har tid." Så som standard er du ret.

Systemerne er hvad der tager tid at lære om, oprette, vedligeholde og forbedre. Ret? Søg i iTunes App Store for "produktivitet" og "liste ledere", og du vil komme op med mange konkurrerende systemer;.99 cents får dig en app, der lover at … du hedder det.

Det rigtige sted at starte, og hvad dine læsere kan begynde at tænke på med det samme, er ikke systemet, men processen går de igennem med at identificere hvorfor de skal være produktive og arbejde på deres præstation i første omgang.

Her er hvad jeg anbefaler. Ud af porten, lav tre lister - ikke en, ikke 15 - kun tre.

1. Ting at tænke på nogle mere,
2. Ting du styrer i de næste 3-9 måneder (disse kommer fra det du tænker på), og
3. Ting at gøre i de næste 96 timer (disse kommer fra det du administrerer).

Ting at tænke på nogle flere:

• Flytning gennem en 24-timers periode vil de fleste identificere noget, som de gerne vil tænke over igen, senere.
• Nogen taler om en ferie, de lige har taget, og du tror: "Hmmm, jeg skal snakke om vores sommerferie med min ægtefælle."
• Nogen nævner et seminar / konferencen, som de deltog i, og du tror: "Næste kvartal skal jeg se på at deltage i en handelskonference." Nogen på metroen har en bog, de læser, og det får dig til at tænke … du får punkt.

Så hold en slags ting at tænke på beholdning. På ethvert tidspunkt kan jeg have 15-20 ting på denne liste, og jeg kigger bare på det ugentligt for at sikre, at jeg stadig er i disse ting. Pas på, at du ikke læser denne liste op. Det er ikke en skovliste over ting at gøre engang i dit liv.

Ting du styrer i de næste 3-9 måneder:

90 - 240 dage er langt væk, men det vil være her, før du ved det. Den nemmeste måde at nærme sig denne liste på er at tage din kalender ud og se på de næste 12 til 36 fredag. Spørg dig selv, "Hvad vil jeg have gjort da?"

Jeg arbejder med mennesker rundt om i verden, og de siger, at denne aktivitet er en af ​​de vigtigste ting, jeg har anbefalet. Opdater listen månedligt; gennemgå det ugentligt. Jeg kan gerne minde min klient, "Du er din produktivitet mærke. Hvad du påtager sig, og hvad du opnår, skaber din brandidentitet."

Del denne plan med din mentor, hvis du har en. Du vil have din mentor at se, hvad du synes du skal arbejde på, så han kan spørge, bistå og udfordre dine produktivitetsplaner regelmæssigt.

Ting at gøre i de næste 96 timer:

Det er her gummiet rammer vejen - hvor ting bliver gjort, for ægte. 96 timer er omkring så meget som de fleste mennesker kan fremover prognose. Du kan næsten vide, hvad de næste fire dage har på lager for dig: hvem du har møder med, hvad du vil gøre derude i den store verden og så videre.Min egen at gøre liste er bare det, og jeg arbejder så hårdt som muligt for at få de handlinger, jeg har nævnt der, ned til 15 minutters aktivitetsblokke.

Hvorfor 15 minutter? Let: Det er lang nok til rent faktisk at gøre fremskridt på noget, der endnu er kort nok til at finde i løbet af en typisk dag. Tro på mig, hvis du leder efter dem, vil du se 2-10 15 minutters blokke åbent i hver dag.

Heathfield: Hvad er de tre - fem største muligheder for den gennemsnitlige medarbejder til at forbedre ydeevnen på daglig basis?

Womack: Ok, interessant spørgsmål. Bogens meget titel, Dit bedste er bare bedre har tendens til at tiltrække de højere kunstnere, den nyligt forfremmede og den gå getters af verden (ledere, frivillige, medlemmer af samfundet, kollegium og gymnasieelever, stort set alle, der går for mere). Så når jeg ser det ord gennemsnit, Jeg er nødt til at træde tilbage og tænke lidt mere.

• Vælg dine tre MIT'er for dagen. Dette er dine vigtigste ting - ikke til dosen, men de områder, du vil have fokuseret på, flyttede videre og adresserede hovedet om dagen. Mens nogle kunder vælger deres MIT'er om morgenen, foreslår jeg at du gør dette i dag, inden du forlader arbejdet. Forlad denne liste, hvor du kan se den flere gange om dagen, og tjekke om hver anden time og spørg, "Hvordan laver jeg det, jeg sagde, jeg ville fokusere på i dag?"

  Opret en procesorienteret tilgang til arbejdsstrømstyring. Processen jeg træner er at opbygge muligheder i arbejdsdagen. Jo mere du ved, jo flere muligheder har du. Når du husker muligheden for at fortsætte ned ad en sti, der havde din opmærksomhed eller fokusere på din ene, to eller tre prioriteter og få det vigtige arbejde udført, kan du gøre det valg.

• Maksimere afbrydelser: Ja, du læser det rigtigt. De fleste mennesker forsøger at minimere, hvor mange gange de afbrydes. De siger ja til møder, sammensætter falske møder, tager en stak arbejde (eller deres bærbare computer) til et konferencerum eller en kaffebar, tænder deres Do not Disturb besked på deres telefon eller en Out of Office på email - alt i håber at de vil få nogle længere blokke af uafbrudt tid for at få deres arbejde udført. I stedet for at fortsætte med at gøre det, overveje maksimering den næste afbrydelse.

  Sådan gør du: Hold en stak noter eller 3X5 noter kort i nærheden. På toppen af ​​hver enkelt, skriv ned en persons navn, som du ved, vil afbryde dig engang i dag. Næste gang personen kommer over for at spørge, "Har du et øjeblik?" Sig ja, og tal også om de få ting, du har kommet med, der er på din liste for dem. Modstå trangen til at afbryde dem, når du tænker på noget. Du skal blot tilføje det til listen.

  Forestil dig den tid, du ville spare, hvis folk ville gøre det for dig. Forestil dig den tid, du ville spare, hvis alle afbrød hinanden to og fire færre gange i timen og maksimerede hver afbrydelse ved straks at tale om de to eller fire ting, de troede på i løbet af den sidste lille stund.

• Godkend det gode arbejde: Hvem laver noget godt? Hvem laver noget godt? Start i morgen, og en gang om dagen i de næste fem dage, stop og anerkend nogen på dit team. Lad medarbejderen vide meget eksplicit hvad du så dem gøre, hvordan du tror det hjælper med at flytte mission fremad, og at du sætter pris på den indsats, de laver.

  I løbet af fem dage skal du eksperimentere med dette og være opmærksom på dit eget engagement i / med hvad du gør. Hvis du bemærker, at du er mere engageret, skal du fortsætte med at gøre dette. Det vil forbedre din ydeevne og udførelsen af ​​de medarbejdere, der rapporterer til dig.

• Top 10 måder at vise vurdering af medarbejdere på
• 40 måder at sige tak på på arbejde
• 20 måder at fortælle dine medarbejdere om, at du plejer
• Markér dig selv for en ny mentor: Dine lærere, trænere, mentorer - hvad jeg kalder din Socialt netværk i bogen - har opmuntret, skubbet og bedt dig om at forbedre så vidt du har fået. For at komme til det næste niveau kan du ikke regne med den samme gruppe mentorer som før. Lad nogle få specifikke mennesker vide, at du leder efter en ny mentor.

  Du vil gerne have nogen til at møde med et par gange til kaffe / te eller til frokost. Kom væk fra kontoret og sæt dig ned med en person, der vil lytte opmærksomt til det, du arbejder på, hvor du skal hen, og hvad du drømmer om uden at blande en mening - eller endog rådgivning.

  Du vil have en mentor, der vil lytte, stille spørgsmål, lytte mere og bede dig om at tænke på ting på måder, du endnu ikke har tænkt på. Det gode ved dit nuværende sociale netværk er, at du er komfortabel med at tænke med dem, og de er komfortable med hvad du gør og hvordan du gør det. Men det er også den uheldige ting med dit nuværende sociale netværk.

• Top 15 Karakteristik af en vellykket mentor
• Byg en mentorskultur
• Her er et andet tip om e-mail, som læsere kan implementere med det samme: Når du emailer en kollega, der spørger om noget, skal du sætte en udsagnsord i emnelinjen i e-mailen. De fleste af de mennesker, du arbejder rundt, kommer overalt fra 50-200 e-mails om dagen. Du vil have din e-mail, som de ser på deres Smartphone eller i deres indbakke, og ved præcis, hvad du beder dem om at gøre. Tænk på din emnelinje som din handling linje i stedet og se din responsrate svæve.

Du kan implementere disse otte tips til at forbedre din ydeevne og produktivitet på arbejdspladsen i dag. Hvorfor venter du? Du har intet andet end succes og mindre stress i din fremtid, hvis du udfører mere - og mere effektivt - hver dag.

Mere om forbedring af din ydeevne

• Opnå dine drømme: 6 trin til at nå dine mål og opløsninger
• Lav din personlige visionserklæring
• Dit billede er dig
• Tag ansvar for dit liv