Ansøger Tracking System Evaluation Toolkit

At finde den rigtige ansøgersporing system, der opfylder alle dine organisationers behov kan være en overvældende opgave. Det kan være en udfordring, selv ved at vide, hvor man skal starte, når man overvejer ansøgerens sporingssystemer og hvordan man sammenligner hver løsning.

Her finder du vigtige områder til at undersøge, spørgsmål, der skal stilles, og svar til analyser under evalueringsprocessen for ansøgerens sporingssystemer. Disse oplysninger vil guide din virksomhed i søgen efter det relevante søgesporingssystem for at imødekomme dine behov.

Identificer beslutningstagere til sporing af ansøgersporing

Et firma skal organisere sig internt, inden der startes en evalueringsproces for ansøgerens sporingssystemer. Når du forbereder dig til at evaluere et ansøgers sporingssystem, er det vigtigt at danne et samarbejde mellem interessenter og give beslutningstagerne tid til at komme frem til en velinformeret beslutning.

Dit valgkomité bør være parat til at vurdere styrken og svaghederne i hver enkelt leverandør af sporingssystemer. Udvælgelsesudvalget bør omfatte disse medlemmer.

• Udvælgelsesdirektør: Det er normalt en Senior Vice President (SVP) eller Vice President (VP) for Human Resources, der kan give de øvrige udvalgsmedlemmer et klart direktiv og vision. Personen skal også have mulighed for at forklare leverandørvalget i form af afkast af investeringer (ROI) til sine modparter.
• Udvælgelsesleder: Denne person skal have en fuld forståelse af ansættelsesprocessen og virksomhedens smertepunkter for at skabe ordentlig søgning og udvælgelsestaktik.
• Udvalgsmedlem: For at sikre, at brugerens stemme er repræsenteret, og at en vellykket vedtagelse af den valgte løsning vil finde sted.

• Udvalgskonsulenter: Disse er medlemmer fra andre afdelinger, der giver yderligere input til udvælgelsesprocessen for sagsøgerens sporingssystem. De med økonomisk ekspertise kan give input til leverandørernes finansielle stabilitet eller sammenligne de samlede omkostninger ved hvert ansøger tracking system i forhold til projektbudgettet. IT-bidragsydere kan uddanne udvalgsmedlemmer om de tekniske evner hos leverandørens ansøgersporing og hjælpe med at sammenligne hver løsning til dit nuværende system.

  Udvalgsmedlemmer bør være mennesker, der kan anerkende værdien af ​​teknologiredskaber, procesoptimering og kundeservice, da det vedrører din virksomheds vision om talenthåndtering.

Dokumentér din nuværende ansættelsesproces

Når du har samlet din kandidatsporing systemudvælgelseskomité, er din første opgave at oprette et dokument, der følger processen med medarbejderrekvisitionen, din ansættelsesproces og ansættelseslederens, recruiterens og kandidatens rolle som led i udførelsen af ​​en leje. Derefter bør dit udvalg diskutere, hvorfor hvert trin er nødvendigt, og hvad der ville ske, hvis det blev elimineret.

Forenkle din ansættelsesproces og sørg for, at hvert trin virkelig giver værdi og hjælper dig med at producere kvalitetshyringer. Dette vil gøre det muligt for dit udvalg at sammenligne behovene i din ansættelsesproces med evnen til hvert ansøger tracking system. Denne evaluering er en fantastisk mulighed for at lære om bedste praksis i ansættelse og at gennemgå og optimere din nuværende ansættelsesproces.

Identificer krav til dit ansøgers sporingssystem

Nu, hvor du klart har identificeret din virksomheds ansættelsesproces, er din komité fuldt ud villig til at identificere dine virksomheds krav til et ansøger tracking system. Husk på, at du vil have et klart svar på følgende spørgsmål:

• Hvorfor køber du dette ansøgersporing system?
• Er din nuværende ansættelsesproces i overensstemmelse med dine virksomhedsmål?

At holde disse spørgsmål i tankerne vil hjælpe din komité med at gøre et stærkt tilfælde at købe en ansøger sporing løsning. For at søgeansøgningssystemet vælger du at have en stærk forbindelse til afkastet, skal dit udvalg skabe klare forventninger til, hvad du vil have i et ansøger tracking system.

Din ansøger sporing system bør opbygge et bedre forhold mellem rekrutterere og ansættelse ledere, strømline din rekvisition oprettelse og godkendelsesproces, og forbedre din kvalitet af lejemål. Din ansøgers tracking system skal strømline medarbejdernes rekruttering indsats gennem automatisering, skabe en mere effektiv og omkostningseffektiv ansættelsesproces. Dette er den perfekte tid til at løse fælles HR-udfordringer, såsom:

• Højt volumen genoptages uden effektiv måde at acceptere, gennemgå og styre.
• Højt antal jobmuligheder med besværlig intern kommunikation.
• Manglende evne til at få adgang til oplysninger hurtigt og rapportere om alle rekrutteringsmetoder.
• At miste kvalificerede ansøgere på grund af tilfældig opbevaring af genoptagelser.
• Kopiering af rekrutteringsindsats mellem forskellige filialer og opdelinger lokalt eller i udlandet.
• Overdreven IT vedligeholdelses- og supportudgifter med hjemmelavet teknologi.
• Ineffektiv sporing af EEO-OFCCP compliance data.

• Kæmper for at få ordentlig opmærksomhed fra IT til teknologiske opgraderinger og forbedringer.

Benyt også denne lejlighed til at overveje værdien af ​​forbedringer fra nye processer og teknologier som:

• undgå at bruge forskellige moduler,
• forbedring af kommunikation og
• håndtere globale problemer.

For at holde dette håndterbart skal du identificere vigtige "must haves" for at eliminere ukvalificerede leverandører. For eksempel kan din udvalg som en grundlæggende faktor beslutte, at du kun vil overveje leverandører, der leverer en webbaseret løsning i modsætning til et installeret system, da den hostede løsning eliminerer enhver byrde for dit it-team.

Identificer krav til dit ansøgers sporingssystem

At identificere klare forretningsmål vil forbinde dine prioriteter til dine krav. Det er vigtigt, at dit udvalg fortsat fokuserer på dets oprindelige systemkrav. Udvalget skal undgå at blive distraheret af systemelementer, der ikke er i overensstemmelse med virksomhedens prioriteter. Du har anerkendt de vigtige forretningsmål og nøglekrav at overveje, når du danner dine egne mål.

Nøglekrav, der skal overvejes i et ansøgers sporingssystem

• Proces effektivitet: centralisering af en proces kan forbedre en række opgaver, herunder, men ikke begrænset til, jobrekvisitioner, sporing, styring af medarbejderhenvisninger og overførselsprogrammer.
• Tillader kandidater hurtigt og nemt at ansøge om din organisation for løn og timelønning uden at gå gennem flere sider med spørgsmål.
• Kan lette rekruttering i høj volumen, mens de resterende omkostningseffektive.
• En stærkt konfigurerbar, skalerbar løsning, som kan konfigurere til vores unikke ledelsesproces og kan imødekomme vores udviklende behov, som vores organisation vokser eller vores processer ændres.
• Forbedrede rapporteringsfunktioner: mange organisationer udfordres med at bestemme deres samlede udgifter til leverandører, indkøb og sammenligning af metrics. Koordinering gennem en enkelt kilde vil muliggøre nøjagtig centraliseret rapportering.
• Tillader rekrutterere at søge i databasen på alle oplysninger og ved bestemte parametre.
• Inkluderer et rapporteringscenter, der gør det muligt for brugerne at køre ad hoc-rapporter og gemme kriterier for fremtidig brug samt at køre branchestandardrapporter, herunder omkostninger pr. Ansættelse, tid til udfyldning, kildeffektivitet og meget mere.

Bygg Brand Identity og Awareness

• Oprettelse af en forbindelse mellem en ansøger og en positiv beskæftigelseserfaring vil føre til anerkendelse af mærket. Et stærkt mærke kan generere tillid, der vil drive søgetrafikken og forbedre din talentpulje.
• Branded Career Center-websider kan være tilgængelige via virksomhedens websted.
• Tillader rekrutteringspersonale nemt at sende karriereoplysninger til firmaets hjemmeside.
• Giver mulighed for flere sprog til global support.
• EEO / AAP-kompatibel.
• Evnen til at opretholde en nøjagtig måling af sådanne oplysninger vil være i overensstemmelse med føderale bestemmelser og undgå eventuelle juridiske handlinger mod organisationen. Det vil også bidrage til at etablere kandidatkvaliteten.
• Kan indfange, spore og rapportere frivillige EEO-data, mens de overholder de retningslinjer, der er fastsat af EEO / OFCCP.
• Kan klare kandidater med afskærmning med henblik på at indikere dem, der opfylder grundlæggende kvalifikationer for stillingen.
• Forbedret kommunikation.
• Etablerer et miljø, der informerer effektivt, vil forene alle brugerne og strømline organisationens aktiviteter.
• Inkluderer et kommunikationscenter for at lette kommunikationen mellem rekrutterere, ansættelse ledere og kandidater. Tillader også brugere at planlægge aftaler, forlade notater og interview feedback, for at sende massemeddelelser, og automatisk reagere på ansøgere ved modtagelse af genoptagelse.

Kundesupport til ansøgerens sporingssystem

• Vedtagelsen af ​​fuld bruger afhænger af niveauet af kundesupport, som leverandøren har leveret under og efter gennemførelsen.
• Let tilgængelig supportteam, dedikeret til at styre virksomhedens og brugerproblemerne, mens du anvender branchens bedste praksis.
• Det højeste niveau af support til rådighed for din virksomhed.

Ansøgers sporingssystemer leverandør vurdering

Det anbefales, at du beder om en anmodning om forslag (RFP) fra potentielle leverandører, som din komité har besluttet at overveje. Dette er din mulighed for at få præcisering på et emne, der hjælper dit udvalg med at afgøre, om ansøgerens sporingssoftware kan udføre det nødvendige arbejde. Dit udvalg bør overveje følgende vigtige spørgsmål for at udarbejde en effektiv RFP:

• Støtter systemet de største bekymringer i dit udvalg? Dette knytter sig til den foregående del af evalueringsprocessen; Du skal kende din proces helt, før du kan bestemme hvilke funktioner du har brug for. Dit udvalg kan ikke blive distraheret af løsninger, der kan tilbyde funktioner, der ikke er din hovedprioritet. Selvom de kan synes attraktive, vil mange prangende funktioner og funktioner ikke skabe nogen værdi for din organisation, hvis de ikke bliver vedtaget af dine brugere.
• Har sælgeren installeret systemet i en anden organisation af samme størrelse?
• Dit udvalg skal have adgang til referencer, som kan give dig indsigt i spørgsmål som kundetilfredshed og opfølgning på implementeringsprocessen og skjulte gebyrer. Husk, funktioner har ingen værdi uden stærk brugeradoptagelse.
• Hvad indebærer implementeringsprocessen? At have en vellykket vedtagelseshastighed begynder med en korrekt gennemførelse. Du vil være sikker på, at din valgte sælger ikke forlader dine brugere uden ordentlig uddannelse og løbende support. Gennemførelsen skal være centreret om din organisations rekrutteringsproces og ikke lære at imødekomme deres system.

  Du bør aldrig have følelsen af, at dit implementeringsprogram vil lade dig føle sig fortabt og usikker på sælgerens muligheder. Under evalueringsprocessen skal dit udvalg have indtryk af, at din implementering på basis af dine afdelingsprioriteter og forretningsmål vil skabe et stærkt fundament for et langt partnerskab med din ansøger sporing systemudbyder. Husk at høj bruger adoption til ansøger tracking system vil generere et højere ROI.

Mere om Ansøger Tracking Systems Vendor Assessment

• Hvad er leverandørens vision og vækststrategi? Sælgeren skal vise lederskab og fremsyn som markedsleder. For at kunne præsentere en omfattende løsning skal sælgeren tage hensyn til dine specifikke behov og forberede sig på forandring og vækst i fremtiden.
• Bestem, om denne løsning bidrager til din overordnede forretningsplan? I sidste ende vil udvælgelsesadministratoren sandsynligvis skulle vise en forventet afkast for at gøre et stærkt tilfælde for løsningen.

  Udvælgelsesdirektøren skal søge efter besparelser på f.eks. Rekrutteringsannoncering, medarbejderværdi ved brug af søgebureauer og procesoptimering fra sælger. Virksomheden bør også spare på medarbejderretention og kandidatkvalitet. Det kan være overvældende at oprette et fuldstændigt detaljeret dokument med henvendelser, der vil omfatte alle de nødvendige emner til evaluering af et ansøgers sporingssystem.

• Ud over funktioner og funktioner skal dit udvalg være sikker på at diskutere leverandørens evne til at tjene som langsigtet partner for din organisation. Som dit udvalg gennemfører sin leverandør vurderingsproces, vil du være sikker på at overveje sådanne faktorer som:
• Finansiel stabilitet: Gennemfør due diligence på årsregnskabet for alle potentielle leverandører under revision. Du vil opdage, at dette er et perfekt emne, gennem hvilket din bidragsydere kan lede dig.
• Kvaliteter af strategiske partnere: For at tilbyde en komplet løsning, vil nogle leverandører samarbejde med andre servicefirmaer for at tilbyde deres kunder en mere omfattende pakke af tjenester. Dit udvalg bør være opmærksom på eventuelle partnerskaber, der er involveret i de konkurrerende leverandører. Oplysningerne kan give et indblik i det mulige partnerskab mellem din virksomhed og sælgeren.
• Rekruttering kapaciteter: Uanset din virksomhedsstørrelse skal du sikre dig, at sælgeren har evnen til at understøtte den fulde medarbejders livscyklus fra ansøger sporing, ombordstigning, succession planlægning til off-boarding. Dette forhindrer din virksomhed i at vokse ud af sin løsning, hvilket sandsynligvis vil resultere i forværring, en ny evaluering og dyre implementeringsgebyrer.
• Fremtidig produktudvikling: Sørg for, at sælgeren formidler en stærk forståelse af de udfordringer, der står over for rekruttering nu og i fremtiden. Den leverandør du vælger skal være på puls af teknologi og industri nyheder for at tilpasse sig dine skiftende behov og sikre, at løsningens konfigurationer bliver brugt til sit fulde potentiale.
• Integration med HRIS: Selv om du måske vil have, at din IT-udvalgets bidragyder skal give input til dette spørgsmål, bør det ikke svage dit udvalg til at bruge et ansøger tracking system, der ikke i tilstrækkelig grad vil betjene hele afdelingen. Enhver leverandør, der er værd at overveje, bør give mulighed for at flytte nøgleinformation fra sit system til dit HRIS-system med minimal vanskelighed.

Sammendrag af leverandørvalg for ansøgersporingssystemer

Tidslinjen for en leverandørudvælgelsesproces for et ansøgers sporingssystem kan variere fra en måned til seks eller mere for at fuldføre. Følgende er en foreslået tidsplan, der gør det muligt for dit udvalg at udarbejde en tidsramme for leverandørudvælgelsesprocessen for et ansøgers sporingssystem.

Vær opmærksom på, at dette kan ændres ud fra en foretrukket gennemførelsesdato.

Tidslinje for dit leverandørvalg for ansøgersporingssystemer

• Deltag i en udvælgelseskomité - 1 uge
• Identificer virksomhedens behov - 1 til 2 uger

Mål objektivt leverandørerne mod det identificerede virksomheds behov med følgende proces:

1. Lav en lang liste over mulige leverandører - 1 uge
2. Anmod RFP'er om at give præciseringer om ethvert emne eller problem - 4 uger
3. Lav en liste med dine nøglevalueringskriterier - 1 til 2 uger
4. Afslut en sælger - 3 til 6 uger
5. Demonstrere forskellige systemer - så hurtigt som muligt
6. Salgspræsentationer - så hurtigt som muligt
7. Site besøg - efter behov

Husk på, at det primære mål for et ansøger sporing system er at give dine brugere bedre muligheder. Udvalgsmedlemmer bør kunne genkende og lægge værdi på teknologiredskaber, procesoptimering, virksomhedsvision og kundesupport for at strategisk indsnævre leverandørerne til en kort liste over reelle muligheder.

Det er sandsynligt, at din korte liste måske ikke har mange forskellige funktionelle forskelle; derfor er det vigtigt at holde de mindre konkrete elementer i den pågældende leverandør i tankerne.

Dit udvalg bør se på informationskilder som leverandørens websted, nyhedsgrupper, Human Resource portaler og messer. Forbind med kolleger hos andre virksomheder, der ligner størrelse, behov og industri for at lære af deres oplevelser.

Partnering med en serviceorienteret leverandør, der er den mest kompatible pasform med din organisations vision og fremtidsmålsætninger, vil vise sig uvurderlig for alle vigtige aktører i din ansøgers tracking system evaluering, udvælgelse og implementering.

Mere om rekruttering og ansættelse

• Rekruttering stjerner: Top ti måder at få gode kandidater.
• Brug LinkedIn til rekruttering af medarbejdere.